Assembleias virtuais nos condomínios: saiba por que e como convocá-las

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Administrador de condomínios com 25 anos de mercado, Marcelo Mahtuk começou a usar a internet em seu trabalho ainda em 1995, quando ela dava os primeiros passos no Brasil e surgiam os sites pioneiros, entre eles, o de sua empresa. Desde então, com as novas ferramentas e aplicativos, a web 2.0 etc., "tudo foi mudando, se adaptando, já que o condomínio precisa de transparência, e tudo o que o cliente quer e necessita está no site". Entre outros, a assembleia digital de condôminos, canal utilizado por Mahtuk desde 2013, "para ampliar a participação das pessoas". "Quanto maior esse envolvimento, melhor consigo administrar", justifica.

Marcelo Mahtuk observa, porém, que a modalidade virtual de assembleia de condôminos ainda se apresenta como "novidade, uma tendência". E não se aplica a qualquer pauta ou deliberação. "Temas que demandem mais discussão, como eleição de síndico e prestação de contas, devem ser decididos em assembleia presencial", orienta. Segundo ele, o canal virtual ajuda a dar celeridade a questões mais objetivas e/ou pontuais, como a aprovação de verba para abertura de uma segunda portaria no condomínio, por exemplo.

Outra vantagem está no aumento da participação das pessoas com o uso da plataforma digital: nos condomínios onde implantou esta modalidade de reunião, apurou-se aumento médio de 33% no número de votantes. "Pessoas que viajavam muito e não podiam comparecer à presencial, passaram a participar da virtual."

Cuidados

É preciso, no entanto, tomar alguns cuidados ou providências na hora de convocar esse tipo de assembleia, pondera o administrador:

- Observar se não há restrições na Convenção do Condomínio, que às vezes estabelece até o local físico aonde ela deve ser realizada. Conferir também se ela impõe a forma de convocação, é comum se encontrar ainda dispositivos antigos, que determinam que isto seja feito através de um jornal impresso de grande circulação ou de fax;

- Estudar a possibilidade de alterar a Convenção e introduzir em seu texto a possibilidade de realizar o formato digital de assembleia;

- Caso seja possível fazer a convocação nesta plataforma, seguir estritamente o que diz a Convenção em relação aos canais que devem ser usados para o chamamento dos condôminos, definindo-se como local de realização a "internet";

- Adotar os ritos convencionais (como eleição de presidente e de secretário) e redigir ata conforme o estabelecido em Convenção. Ou seja, mesmo que a assembleia seja virtual, esse documento precisará ter uma versão impressa, no papel: "Caso uma assembleia não atenda a 100% do expresso na Convenção, haverá irregularidades", ressalva Mahtuk;

- Dar ao condomínio pleno conhecimento do assunto que será discutido e deliberado, além de se abrir espaço para sanar dúvidas e ouvir sugestões;

- Ter ciência de que a assembleia virtual fica aberta durante um período de tempo (o qual dependerá da complexidade do assunto), cumprindo com o cronograma de instalação, discussão e votação;

- Dotar o sistema de confiabilidade e segurança. O condômino deverá receber login e senha de acesso, é identificado pelo IP de sua rede e deverá assinar livro de presença digital. Segundo Marcelo Mahtuk, os sistemas de segurança são capazes de identificar eventual condômino que tente utilizar login e senha de outra unidade, evitando, assim, duplicidade ou fraude na votação. "O digital costuma deixar rastros em tentativas de fraude", diz;

- No modelo vitual é possível votar com procuração, mas, neste caso, o administrador recomenda que o documento seja apresentado com antecedência e por meio impresso, de maneira que se possa confirmar sua validade.

A tecnologia da informação, agregada à internet, entra como uma facilitadora da experiência do usuário/condômino, avalia Mahtuk. "Ela ajuda a dar agilidade, transparência, competência (exatidão) e ética (verdade) à gestão do condomínio. Na verdade, uso tecnologia para tudo isso, seja na plataforma digital ou analógica", completa o administrador.

Matéria complementar da edição - 207 de nov/2015 da Revista Direcional Condomínios

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