Posso guardar os documentos do condomínio num self storage?

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A falta de espaço foi decisiva para que a síndica profissional Vanilda Carvalho decidisse contratar os serviços de um self storage (uma espécie de depósito externo tipo “guarda tudo”). A seguir, ela conta como viabilizou o contrato, além dos cuidados tomados.

1. Por que contratar o serviço?

Os documentos do prédio estavam amontoados na sala da zeladoria, misturados ao material de limpeza, ferramentas, central do sistema de CFTV etc. Temos pouco espaço, o condomínio possui 28 anos, 14 apartamentos em sete andares. Essa situação, aliada à obrigação de guarda da documentação por até 20 anos, como, por exemplo, a trabalhista, nos levou a pensar na opção de contratar um box externo, em local exclusivamente destinado a esse serviço.

2. Como a ideia foi viabilizada?

Apesar do baixo custo envolvido, decidimos colocar a proposta em votação de assembleia, pois os documentos seriam tirados do condomínio. A ideia foi aprovada. Alugamos um box pelo valor mensal de R$ 209,00, mais uma taxa adicional por mês de R$ 23,00, relativa ao seguro. Levamos até o local os últimos 20 anos de pastas de prestação de contas, entre outros.

3. Quais os cuidados devem ser tomados?

É importante que o síndico escolha um local próximo ao condomínio, com estrutura adequada, incluindo sistema de prevenção e combate a incêndio. E que realize uma boa organização para facilitar a localização de documentos. Distribuímos o material por caixas separadas e identificadas por ano, tomamos o cuidado de contratar o seguro e nos certificamos de que os funcionários do local não tenham acesso algum ao box. Isto é feito através de senha privativa do condomínio. Como reforço, instalamos cadeados. Acredito que desta forma conseguimos proteger a integridade dos documentos

Vanilda Carvalho

Síndica profissional há quatro anos, começou na sindicância em 2003, como orgânica. Atende hoje a cinco condomínios. Mais informações: O endereço de e-mail address está sendo protegido de spambots. Você precisa ativar o JavaScript enabled para vê-lo. .


Matéria publicada na edição - 230 - janeiro/2018 da Revista Direcional Condomínios

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