Quinta, 22 Setembro 2016 00:00

Desvios, fraudes e corrupção: como diminuir sua ocorrência nos condomínios

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As organizações têm sofrido com desvios, fraudes e corrupção em todo o mundo e, antes que melhores ações de regulamentação e controle sejam implantadas, continuamos a conviver com esse fato.

As fraudes, em geral, são cometidas na sua maioria por homens, majoritariamente com formação superior e envolvem suborno, desvios eventuais e/ou sistemáticos de valores, apropriação indébita, relatórios fraudulentos e tantos outros.

No caso específico do Brasil, somos ainda um País em formação, frágil na cidadania, na qualidade da formação dos jovens, com péssimos exemplos vindos dos nossos dirigentes, o que torna esse desafio ainda mais árduo. A corrupção está profundamente enraizada em diferentes áreas da administração pública, na sociedade civil e no setor privado. E isso, infelizmente, afeta a sociedade como um todo. Não temos cultura de prevenção, e de uma forma geral, apenas “reagimos” aos fatos ocorridos.

Os condomínios representam, em certa medida, uma amostra da nossa sociedade, com orçamento, despesas, receitas, compras variadas, gestão de pessoas, convívio e conflitos entre os moradores, compartilhamento de espaços comuns, respeito aos regulamentos aprovados etc.

Como podemos minimizar os riscos de fraudes, desvios, corrupção nos condomínios?

As situações de fraude e corrupção acontecem quando temos a conjunção da “oportunidade” – a qual pode ser vista como uma situação mais frágil no controle ou uma fase específica do condomínio, uma transação eventual que atrai atenção de determinada pessoa, excesso de confiança etc. -, com a “motivação” da (s) pessoa (s) envolvida (s). Essa pode estar latente, preparada para agir quando estimulada por fatores circunstanciais, como, por exemplo, dificuldades financeiras, crises econômicas, etc.

Para que se previnam desses riscos, ao gestores e condôminos, temos recomendado (independente do porte do condomínio, é importante frisar!):

A - Do ponto de vista de eliminar eventuais “oportunidades” para ações ilícitas

- Escolha de uma administradora competente, idônea, que ofereça o atendimento adequado, tenha agilidade e postura íntegra, atue com transparência. Para isso, o Conselho poderá consultar o cadastro das associações existentes (em São Paulo temos a AABIC, por exemplo); verificar o histórico da empresa (tem reclamações não atendidas nos sites específicos?); ver se possuem certificações tipo ISO9001, PROAD (recente iniciativa da AABIC); conhecer a empresa, seus valores; buscar referências em condomínios similares atendidos por ela. Enfim, reunir todas as informações que possam propiciar uma escolha mais assertiva;

- Definição do síndico, quer seja morador ou profissional contratado, dentro dos requisitos básicos para o cargo: que tenha tempo para se dedicar; possua senso crítico e energia para atuar nos momentos mais difíceis, como a dispensa de um funcionário, a falta de recursos, a inadimplência; e que tenha facilidade de comunicação para com todos. No caso de síndico profissional, existem sites com cadastros atualizados, mas recomendamos fazer a seleção como se fossemos contratar alguém para nossa empresa ou residência;

- O Conselho tem um papel chave para manter o olhar crítico e de verificação nas atividades do síndico e da administradora. Seus integrantes irão atuar junto ao síndico para participar das análises das decisões mais relevantes para o condomínio. As pastas de prestações de contas são a síntese de toda a movimentação mensal do condomínio em termos de receitas e despesas e devem ser avaliadas com rigor;

- Quanto aos condôminos, o mais importante é participar ativamente do dia a dia do condomínio, estando presente em todas as Assembleias convocadas, levando suas ideias e propostas sempre que possível, esclarecendo suas dúvidas e apoiando as decisões tomadas. Informar ao síndico e/ou zelador quaisquer situações estranhas nas rotinas do condomínio, e também usando os canais de comunicação que as boas administradoras disponibilizam (portais, sites, canais diretos etc.).

B - Do ponto de vista de combater eventuais “motivações”

Podemos aqui indicar a melhoria dos processos de recrutamento, seleção, integração, desenvolvimento e avaliação dos funcionários, como zeladores, porteiros, auxiliares (exija isso do seu síndico e da sua administradora!), com investimento em técnicas e controles que visem a diminuir o risco de se contratar pessoas mais suscetíveis a tolerar e até mesmo a participar de processos fraudulentos e atos de corrupção.

Além de termos grande déficit de recursos humanos adequados às demandas atuais, encaramos com certa tolerância os pequenos delitos cotidianos, o que dificulta todo esse processo. Todo o investimento feito tem retorno garantido, pois nossa legislação trabalhista onera sobremaneira a contratação e a demissão de pessoal. Infelizmente estamos falando em diminuição dos riscos e não na sua eliminação!

Reforço também a orientação de se manter comunicação intensa e dinâmica para com todo o condomínio, divulgando as iniciativas, ocorrências, mudanças na legislação etc. Temos que ter consciência que os riscos são dinâmicos.

Como podemos ver, ao final sempre existirão pessoas atuando e agindo, o que demanda nossa firme gestão e liderança. Como dizem alguns renomados auditores, “o preço da segurança é a eterna vigilância!”

Henrique C. Mariani

Consultor em Gestão Empresarial com mais de 25 anos de experiência no Brasil e na Europa, forte vivência em empresas familiares de pequeno e médio porte, atua no setor imobiliário. Engenheiro formado pela Escola Politécnica da USP e pós-graduado em Administração pela Fundação Vanzolini, propõe aos condomínios e administradoras sistemas de controles internos, compliance e programas de qualidade, entre outros. Tem experiência como Diretor-Presidente de empresa familiar no Brasil.
Mais informações: hcmariani@uol.com.br.