Quinta, 22 Junho 2017 00:00

Prestação de contas e transparência na gestão do síndico

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A gestão condominial exige cada vez mais transparência do gestor, seja na relação com a administradora e os colaboradores que interferem e representam a esfera interna do condomínio, seja no trato com fornecedores de produtos e serviços que representam a esfera externa ao condomínio. Estes dois ângulos interferem no dia a dia da vida condominial.

Ser transparente na gestão condominial é também uma questão de atitude. Os gestores precisam demonstrar através de atitudes o quão transparentes são no gerenciamento e na administração. Isto envolve disposição para analisar dados e fatos, organizar ideias, planos e resultados e, ao final, comunicar aos condôminos de forma clara e simples. Muitas vezes analisamos, organizamos, planejamos, executamos e obtemos resultados, porém não divulgamos a toda comunidade o que foi atingido.

Considero imprescindível desenvolver esse processo de comunicação entre o gestor e a comunidade para se obter apoio dos moradores. Através da comunicação o morador sente-se envolvido com os planos, com os problemas e com as soluções para o condomínio. Isto estimula a participação.

Comece por uma boa previsão orçamentária

Uma boa previsão orçamentária deve levar em conta todas as despesas com:

- Manutenções fixas/mensais/obrigatórias;

- Despesas da folha de pagamento;

- Gastos com serviços públicos;

- Gastos com contratos firmados, e;

- Aquisições de equipamentos e acessórios.

Também faz parte da previsão as pequenas obras de manutenção, as revisões de equipamentos de proteção contra incêndio e a projeção de possíveis substituições de algum equipamento ou acessório que já esteja em final de vida (Por exemplo: filtros de piscinas, equipamentos de academia).

Outro ponto importante é a obtenção de informações junto aos moradores sobre os anseios e desejos quanto as melhorias. Estas informações podem ser obtidas através de elaboração de pesquisa direta com os moradores. Isto propiciará que alguns desejos possam ser projetados na previsão orçamentária e que ganham muito apoio no momento da aprovação do orçamento.

Por fim, deve-se considerar na projeção do orçamento as renegociações de contratos sejam em termos de redução ou ampliação de escopo dos serviços e preços. Outras projeções também devem ser projetadas, como os reajustes previstos nas cláusulas dos contratos de manutenção e de administração em vigência.

Apresentação em assembleia

Como parte da transparência da gestão recomendo que, ao levar para uma assembleia a aprovação da previsão orçamentária para o ano vindouro, o gestor demonstre também os resultados do realizado contra a previsão feita no ano anterior. Quanto maior for o grau de assertividade da previsão contra o realizado, maior será a confiança na aprovação da nova previsão orçamentária.

Deve-se levar em conta ainda a previsão de receitas, pois muitas vezes o condomínio conta com receitas de aluguel de topo para antenas de telefonia ou aluguel de espaço para terceiros (lojas de conveniência etc.) e, em muitos casos, não se projeta o crescimento da receita externa. E este pode ser um fator de redução do reajuste da taxa condominial.

“Resumo Executivo” dos resultados

No Condomínio Top Village, apesar de constar no boleto da taxa condominial mensal a prestação de contas, a administração faz questão de elaborar um “Resumo Executivo” trimestral dos resultados e publicar nos quadros de comunicados. Neste resumo, são informados os saldos iniciais e finais das contas contábeis e financeiras. Também de forma resumida, sem indicação de unidades, são informados o saldo de inadimplência por torre e o percentual de inadimplência sobre o total de unidades. Finalmente, comunica-se à coletividade a quantidade de unidades com ações de cobrança judicial.

Elaborar um resumo executivo dos resultados é transformar uma série de informações em uma linguagem mais acessível aos moradores, de fácil e melhor compreensão, conforme se observa na tabela abaixo.

Tabela – Resumo Executivo da Inadimplência (Dados fictícios)

Monitoramento do consumo de energia e água

Outro comunicado muito interessante e que engaja os moradores nas campanhas de economia são os gráficos comparativos de consumo. Fica claramente evidenciado quando demonstramos em forma gráfica, as ações de redução de consumo, bem como os aumentos.

Quando os gráficos demonstram uma tendência de queda, os moradores acabam fazendo mais perguntas sobre as ações que estão sendo implementadas, como por exemplo, redução do consumo de energia elétrica (modernização de elevadores, troca de lâmpadas comum por LED, e outras mais).

Gráfico – Monitoramento do consumo de energia

Em verde, a média parcial de consumo de 2017 até o mês da publicação deste artigo (junho)

Ações que contribuíram para a queda no consumo de energia:
2012 -> Modernização dos elevadores;
2013 -> Substituição de lâmpadas incandescentes por econômicas;
2014 -> Revisão dos quadros elétricos da Portaria e área comum;
2015/16 – Substituição de lâmpadas econômicas por LED.

Quanto maior for a transparência da gestão, maior será o apoio dos moradores para as ações e planos de melhorias para o condomínio.

 

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Kelly Remonti

Graduada em Administração de Empresas, com especializações nas áreas de Finanças e Contabilidade. Possui MBA em Logística Empresarial pela FGV de Campinas. É consultora financeira/administrativa e síndica do Condomínio Top Village, localizado em Alphaville, Região Metropolitana de São Paulo. Membro da ACVAT - Associação de Condomínios Verticais de Alphaville/Tamboré.
Mais informações: kellyremonti@hotmail.com