Terça, 16 Junho 2020 00:00

Cuidados ao comparar custos de administradoras de condomínios

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Ao contratar serviços de administradoras, é conveniente incluir em um pacote a maioria daqueles procedimentos ditos esporádicos ou complementares, de forma a evitar surpresas com cobranças extras e tornar a comparação justa e equalizada, como se faz em quaisquer outras concorrências.

Ao comparar os valores cobrados pelos serviços de administradoras de condomínios, o síndico terá diante de si uma variedade de ofertas que, em alguns casos, podem mascarar os custos reais.

Algumas empresas oferecem duas assembleias anuais “sem custo”, isenção de décimo terceiro, malote duas vezes por semana e outras “vantagens” que poderão ser neutralizadas por cobranças extras, inclusive de impressos, cópias, encadernação de pastas de prestação de contas e muitos outros itens, inerentes aos serviços de administração de condomínios.

Deve-se prestar atenção aos detalhes não só dos contratos em si, mas também dos inúmeros serviços “esporádicos” oferecidos, alguns dos quais de valores exagerados, constantes das tabelas de preços mínimos dos chamados itens extras das associações de classe, contendo entre 60 e 80 itens.

Tabelamento versus economia de mercado

Ao questionar o representante de uma administradora sobre os preços dessas tabelas, que eu considerava excessivos, ele alegou que não poderia cobrar menos pelos serviços contestados por uma questão de ética, mas se contradisse ao conceder, após alguma insistência, um desconto nos preços de alguns itens — que, ainda assim, eram excessivos.

Há muito tempo o tabelamento de preços foi banido do País, e nem mesmo os preços dos medicamentos, que só são alterados por ordem governamental, representam um tabelamento em si, já que muitas farmácias e drogarias concedem descontos sobre o preço máximo de “tabela”. E é assim mesmo que as coisas funcionam nas economias de mercado dos países livres.

Embora os contratos em geral sejam reajustados através de índices oficiais de inflação, algumas tabelas de serviços extras vêm sendo corrigidas em porcentuais inaceitáveis, que acabam pesando demais no orçamento dos condomínios. Vejamos alguns exemplos:

- Procedimento de retenção de impostos (valores aproximados): R$ 24,00, representando, em alguns casos, um aumento de 13% em relação a 2019;

- Alteração de Convenção: Aproximadamente R$ 3.000,00 em 2020, com um aumento superior a 60% do valor em relação ao ano passado;

- Assessoria em assembleia: Custos de até R$ 700,00, com aumentos de, aproximadamente, 14%.

Faça você mesmo

Para contestar as cobranças acessórias é preciso levar em conta que muitos desses serviços extras são inerentes àquela atividade, e não deveriam ser cobrados. Outros serviços poderiam até ser considerados dispensáveis como, por exemplo, a guarda do certificado digital, que chega a custar cerca de R$ 700,00 por ano. Ao ser cobrado por esse serviço, reclamei do custo, mas a administradora não cedeu. Eu disse, então, que guardaria o certificado comigo, e o enviaria à empresa quando fosse necessário. Para minha surpresa, desde que ele foi emitido, em junho do ano passado, a administradora nunca o requisitou! Ao guardar comigo o certificado, evitei mais uma cobrança indesejável: os 10% sobre o valor resgatado dos programas Nota Fiscal Paulista e Nota do Milhão, pois pude fazer eu mesmo os resgates desses créditos, através de um procedimento online, muito simples, assim como a consulta anual ao FAP (Fator Acidentário de Prevenção), que, pela internet, não chega a levar três minutos, embora possa custar cerca de R$ 200,00.

Notas de débito

Notas de débito são os documentos que discriminam as quantidades e os valores de itens passíveis de cobrança à parte, como autenticações de firmas e documentos, motoboy extra, correios etc. O síndico deve verificar minuciosamente tais notas, a fim de se certificar de que todas as cobranças nelas especificadas são procedentes.

Prestação de contas

Nas prestações mensais de contas, é preciso atenção para possíveis contratos duplicados, já tendo havido casos de administradoras que, por distração, acabaram pagando duas vezes pelo mesmo serviço em contratos diferentes. Não se deve aceitar o lançamento de despesas mensais sob a rubrica "outros", ou "despesas não classificadas". Outro ponto que merece atenção é o item despesas com cópias e impressos.

Pacotes

Ao cotar serviços de administradoras, é conveniente incluir num pacote a maioria daqueles procedimentos ditos esporádicos ou complementares, de forma a evitar surpresas com cobranças extras e tornar a comparação justa e equalizada, como se faz em quaisquer outras concorrências.

Eis uma sugestão de itens indispensáveis:

- Duas assembleias anuais e as respectivas convocações;

- Pasta de prestação de contas nas versões encadernada e digital;

- Vistoria técnica anual com laudo fotográfico apontando eventuais irregularidades na edificação; - Análise e revisão de contratos;

- Cobrança ativa a inadimplentes por telefone, e-mail e carta;

- Notificações;

- Acesso online a sistema integrado do condomínio para todos os moradores;

- Senha de acesso ao síndico para acompanhamento online de recebimentos, pagamentos e inadimplentes;

- Malote duas vezes por semana;

- Envio de fluxo de caixa semanal ao síndico por e-mail;

- Cotações de materiais e serviços;

-Impressão de boletos de taxa condominial e rateios extras;

- Acordos de cobrança;

- Conta bancária de titularidade do condomínio (e não conta bancária pool, de titularidade da administradora);

- Fornecimento de cópias de atas de assembleias para todos os condôminos;

- Circulares e comunicados em geral;

- Envio de advertências e multas a condôminos;

- Gestão da folha de pagamentos e e-social;

- Homologação de rescisões em sindicato, processamento e entrega de DIRF e RAIS;

- Informe de rendimentos;

- Resgate de créditos dos programas Nota Fiscal Paulista e Nota do Milhão;

- Procedimentos de retenção de tributos de fornecedores e autônomos;

- Envio ao CDT e retirada de atas de assembleias para registro;

- Alteração do responsável pelo condomínio na Receita Federal;

- Obtenção de certidões negativas cíveis, tributárias e de FGTS via internet;

- Revisão, regularização e parcelamento junto ao INSS, FGTS, Prefeitura, SABESP, Comgás e Enel;

- Revisão e regularização cadastral online na Receita Federal, INSS, Prefeitura, FGTS, Sabesp, Comgás e Enel;

- Elaboração de contratos de fornecimento de equipamentos e prestação de serviços;

- Notificações em geral;

- Implantação do e-social por CNPJ, e por CPF para síndicos, funcionários e autônomos;

- Isenção de décima terceira mensalidade.

Quem, assim mesmo, desejar deixar por conta da administradora a consulta ao FAP e a guarda do certificado digital, deve incluir estes dois itens neste pacote.


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Luiz Leitão da Cunha

Síndico profissional, Luiz Leitão da Cunha já atuou como jornalista, tradutor, gestor de empresas e operador da Bolsa de Valores. Em São Paulo (SP), realiza a gestão de condomínios localizados nos bairros de Jardins/Cerqueira César, Pinheiros e Itaim-Bibi. Mais informações: luizmleitao@gmail.com; https://luizleitaosindicoprofissional.wordpress.com/