Organizando as Contas Anuais

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A previsão orçamentária deve refletir a realidade do condomínio e incluir despesas extraordinárias planejadas pelo síndico. A aprovação da previsão traz tranquilidade ao gestor.

Estabelecer o orçamento disponível e onde o dinheiro será gasto é fundamental para administrar o condomínio durante o ano, sem grandes surpresas. O planejamento prevê a aprovação da previsão orçamentária, obrigatória durante a Assembleia Ordinária anual – portanto, síndico e administradora devem prepará-la cuidadosamente. Segundo a administradora de empresas Rosely Benevides de Oliveira Schwartz, professora do curso de Administração de Condomínios da Escola Paulista de Direito (EPP), conforme o planejamento efetuado e a seriedade no cumprimento do orçamento, o síndico consegue programar inclusive grandes obras com mais tranquilidade. Rosely cita o exemplo de um edifício que começou o rateio da pintura das fachadas oito meses antes do início da obra. “O fornecedor parcelou em nove vezes, mas os moradores pagaram o rateio em 15 parcelas. O dinheiro ficou numa poupança rendendo, e o síndico só retirava mensalmente o que precisava para pagar a empresa”, conta Rosely, autora do livro “Revolucionando o Condomínio”, que terá sua 13ª edição lançada no 4º direcional síndicos, evento do Grupo Direcional programado para o dia 28 de maio.

Para organizar a previsão orçamentária, Rosely recomenda levantar a média anual de gastos com itens relativos à despesa ordinária, como energia elétrica e água, folha de pagamento, elevadores, bombas, entre outros itens. “Despesas como luz e água têm seus reajustes divulgados em agosto e setembro. Portanto, é possível saber quase com exatidão quanto se irá gastar com eles no ano seguinte. O que mais varia são os custos com manutenção. É preciso calcular a média dos últimos 12 meses e olhar para frente, levantando orçamentos conforme a necessidade do condomínio”, explica Rosely, completando que é importante o síndico estar sempre atento ao que ocorre no prédio para poder prever obras e melhorias. “Esse é o momento de colocar no orçamento as obras que ele pretende realizar.”

Relacionar o número de inadimplentes apontados ao longo do ano também é recomendado. “É preciso prever a inadimplência e levá-la em consideração. Ela é o fator que mais prejudica uma previsão orçamentária. Não recomendo colocar inadimplência como um item da previsão, já que isso pode até estimular novos maus pagadores. Mas incluir em outros itens o valor necessário para cobrir os que não pagam. Devemos ratear as despesas por todos, mas infelizmente não são todos os que pagam a conta”, analisa a especialista. Apesar de não estar previsto no Código Civil, deve ser rateado o fundo de reserva, útil para cobrir emergências de manutenção. O fundo relativo ao 13º e às férias pode ser utilizado também para rescisões trabalhistas, e evita que no final do ano tenha que ser feito rateio extra para cobrir as despesas com os funcionários.

Com os rateios definidos em previsão orçamentária e aprovados em assembleia, Rosely Schwartz orienta que cada um seja depositado em uma conta poupança separada, e que o dinheiro não sirva para quitar compromissos diversos. “A gestão do síndico deve ser transparente, para que os condôminos confiem e paguem quando houver necessidade de um rateio extra. Essas contas separadas devem ser demonstradas no balancete, e caso o dinheiro seja usado para outro fim, é preciso prestar contas em assembleia”, afirma.

A especialista não aprova o lançamento das contas apenas na contabilidade. “Essa não é uma boa prática porque o dinheiro é de todos. Os lançamentos devem refletir efetivamente a realidade.” Ela cita o exemplo de um prédio que tinha rendimento extra com a venda de material reciclado. O dinheiro era revertido para os funcionários da faxina e depositado em uma conta à parte. Era uma forma de prestar contas claras do valor e de estimular os funcionários na prática da coleta seletiva, pondera Rosely. 

CONTROLE

Mesmo uma previsão orçamentária bem feita não exime o síndico de controle com os gastos. Rosely Schwartz ensina que todo mês o previsto e o realizado devem ser comparados, permitindo que o síndico identifique em cada conta porque os valores não coincidiram (clique aqui para ver a tabela com exemplo desenvolvido pela administradora).

No caso de síndicos que estão assumindo agora o mandato, a administradora recomenda fazer um levantamento detalhado da realidade do condomínio, tanto das contas quanto da parte estrutural da edificação. “Ele deve deixar claro já na assembleia que examinará se o prédio tem dívidas de INSS ou FGTS e que renegociará contratos.” Mas Rosely reconhece que em certos casos somente um rateio extra poderá resolver o problema financeiro da comunidade, especialmente quando há dívidas com INSS e fornecedora de água. “O síndico deve abrir essas dificuldades para os moradores, levar a realidade para assembleia e mostrar que não é possível fazer mágica para resolver os problemas.” Sanadas as pendências, é hora de manter o caixa positivo, tomando cuidados como atrelar o pagamento à entrega de serviços (especialmente para contratações de longo prazo).

COLOCANDO A CASA EM ORDEM

A síndica Solange Gebra Faustino Casagrande está no cargo há um ano e meio e procura administrar o Condomínio Edifício Petrus com um lema: conter os gastos, gastar conforme a previsão e evitar rateios extras. Antes de assumir, Solange participava da administração como conselheira e conhecia as dificuldades: a edificação construída havia 30 anos estava deteriorada, com o caixa negativo e repleta de manutenções a fazer.

Ela iniciou o trabalho trocando de administradora e vistoriando contas, dívidas e obras necessárias. “Pagamos indenizações aos funcionários e dívida com o INSS, e para isso tivemos que fazer rateios. Porém, logo depois conseguimos fazer nossa primeira previsão orçamentária, colocando na ponta do lápis as despesas ordinárias. A previsão anual nos trouxe visão, planejamento e controle para todas as ações”, aponta a síndica. Algumas atualizações foram necessárias: as despesas com jardins, explica, eram excluídas dos gastos de manutenção. Hoje, é um item específico da previsão. O condomínio criou um fundo de obras hidráulicas, já que o prédio tem passado por constantes trocas de colunas. Receitas extras, como o aluguel da casa do zelador, de uma vaga de garagem excedente e o valor pago pelos moradores para utilizar o salão de festas têm ajudado a compor as despesas. “Não é muito, mas ajuda. Conseguimos também reduzir os inadimplentes de 13 unidades para apenas uma.”

Apesar dos resultados positivos, Solange sente falta de maior participação dos moradores, inclusive na assembleia que aprova a previsão orçamentária. “Este ano vou colocar em prática o que aprendi no curso de Administração de C ondomínios de Rosely Schwartz, e enviar a planilha de custos preparada pela administradora e uma circular informando sobre a previsão junto com a convocação. Assim, os condôminos poderão avaliar melhor a proposta e dar sugestões na assembleia ordinária.”

Para a síndica, aprovar a previsão orçamentária é sinônimo de tranquilidade. “Síndico e condôminos podem se planejar, já que conhecem as despesas com antecedência, até mesmo as extraordinárias. Tornar o acompanhamento de balancetes e a vistoria de pastas um hábito para os moradores é um dos nossos objetivos principais. Assim, todos teriam a visão global do condomínio e de suas necessidades, inclusive podendo sugerir melhorias”, finaliza Solange.

Matéria publicada na Edição 154 de fevereiro 2011 da Revista Direcional Condomínios.