Os conselheiros não dão vistas às pastas do condomínio, e agora?

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Os síndicos podem, eventualmente, ser defrontados com uma situação inusitada: conselheiros que se recusam a assinar a pasta de prestação de contas. Nesses casos, como o gestor deverá agir para manter em dia suas atribuições legais e administrativas? Primeiramente, ao assumir o mandato de síndico, é recomendável que o condômino eleito para este cargo faça uma reunião com a sua equipe de gestão, ou seja, o Corpo Diretivo: síndico, subsíndico e conselheiros.

Nesta primeira ocasião devem ser estabelecidas as metas de trabalho, avaliar a situação assumida e apresentar as tarefas e responsabilidades de cada um. Vale ressaltar que estas tarefas e responsabilidades estão definidas na Convenção do Condomínio.

Entretanto, há casos em que o síndico se depara com a situação de deixar a pasta de prestação de contas na portaria, com o devido protocolo para vistas e assinatura dos membros do conselho, e a pasta permanecer por dias, semanas, às vezes meses na portaria, e o conselheiro se recusar a assiná-la, alegando motivos diversos.

O conselheiro que age desta maneira deve saber que a recusa em assinar a pasta não o exime da responsabilidade sobre as contas do condomínio, que esta atitude pode ser entendida como omissão e poderá ser responsabilizado por isto.

Uma dica aos síndicos é acrescentar uma página extra à pasta de prestação de contas para comentários ou assinatura com ressalva, visto que há casos onde o conselheiro não assina porque não concorda com a gestão e julga, de maneira equivocada, que a recusa da assinatura o isentará da responsabilidade que lhe poderá ser atribuída.

Na verdade, para um contexto desse tipo, o conselheiro teria duas opções: assinar com ressalva, ou não assinar e justificar seus motivos em anexo. Esta é uma atitude que contribui para que os moradores possam avaliar com mais clareza se as contas possuem algum motivo que justifiquem a desaprovação em assembleia.

Alguns condomínios se deparam com a aprovação das contas pela assembleia e pastas que não foram assinadas pelo conselho fiscal. Vale ressaltar que quem aprova as contas é a assembleia, mas a assinatura das pastas de prestação de contas indica que as contas foram analisadas e conferidas pelos conselheiros, os quais concordam com a exatidão dos dados nela contidos.

De qualquer maneira, o síndico não pode obrigar os conselheiros a assinarem as pastas de prestação de contas. Muitas vezes isso ocorre não apenas por discordância com as contas, mas por problemas pessoais com a figura do síndico, por um racha no Corpo Diretivo, por provocações, enfim, motivos diversos e muitos deles, injustificáveis.

Cabe ao síndico expor os fatos na assembleia de aprovação de contas e documentar-se de que as pastas ficaram à disposição dos conselheiros, que as eventuais ressalvas foram esclarecidas, resolvidas ou que estão em processo de resolução.

É importante que o condômino tenha ciência dos fatos, se a recusa em assinar é por motivos pessoais, por dúvidas, por discordância dos dados apresentados, para que possa então aprovar ou desaprovar as contas.

Sempre é prudente que o síndico faça reuniões com os conselheiros quando ele perceber a situação de discordância entre eles. E nestas reuniões tentar resolver o problema existente, ou então, em caso de ausência dos conselheiros, fazer uma ata na qual conste tanto a convocação de todos, como a ausência injustificada. Dessa forma o síndico demonstra a sua boa-fé.

A transparência na gestão é fundamental e o síndico atuante deve manter seu corpo diretivo unido e em sintonia para evitar que estes transtornos ocorram.

Cristina Muccio Guidon - Administradora de empresas e coautora do livro “Administrando condomínios” (Editora Servanda, 2010), produzido com Evelyn Roberta Gasparetto.
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Matéria publicada na edição - 193 de ago/2014 da Revista Direcional Condomínios