Administração: Quando o fornecedor some do mapa

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A empresa contratada parece ótima. O síndico telefonou para uma ou outra referência e o preço era o menor do mercado. Nesse caso, a chance de surgirem problemas é grande. Vale se precaver, equalizando orçamentos, pesquisando muito sobre a contratada e assinando um contrato bem elaborado.

O síndico Lucas Alvarez fez tudo como manda o figurino. Ao cotar os serviços de instalação de CFTV e de equipamentos de controle de acesso, tomou por base o projeto de um consultor de segurança. Pegou referências das empresas e decidiu-se por aquela que oferecia o melhor custo-benefício para o condomínio. Negociou um preço justo, com pagamento em quatro parcelas. No início dos serviços, tudo corria muito bem. Até que a empresa começou a não cumprir prazos. Lucas passou então a “segurar” os pagamentos. “Da última parcela, liberei só a metade. E, dos 10 itens contratados, quatro não foram cumpridos”, diz. O condomínio teve que contratar um advogado para resolver em juízo a pendência com a empresa. Além disso, teve um custo adicional ao ter que chamar outra empresa para dar assistência técnica aos produtos já instalados.

Dificuldades como a do síndico Lucas infelizmente não são difíceis de encontrar entre síndicos. Mesmo administradores cuidadosos e experientes, por vezes podem enfrentar problemas com fornecedores. Há casos de empresas contratadas que se encontram em péssimas condições financeiras. Resultado: o dinheiro que recebem do condomínio não é utilizado para comprar o material necessário. Ou fazem o serviço em “câmera lenta”, e geralmente com pouca qualidade, ou simplesmente somem sem deixar rastros. O condomínio fica com uma obra inacabada ou mal começada e um rombo no caixa.

É possível prevenir-se contra esse tipo de fornecedor tomando alguns cuidados antes da contratação do serviço. É fundamental, em primeiro lugar, comparar orçamentos iguais. “A primeira pergunta que se deve fazer é: ‘O que eu quero fazer?’. O zelador, que é quem normalmente recebe os fornecedores, solicita aquilo que ele entendeu que o síndico quer. É muito comum isso resultar em orçamentos completamente diferentes. Sugiro padronizar um memorial descritivo dos serviços. Se para tanto for preciso conhecimentos técnicos, o condomínio deve contratar um engenheiro, que assinará uma ART”- anotação de responsabilidade técnica, orienta Sérgio Meira, diretor de condomínios do Secovi-SP. O contrato com o engenheiro pode incluir até mesmo a supervisão da obra.

Equalizar as propostas é fundamental para que o preço não seja o balizador da escolha. “O síndico deve escolher dentro de orçamentos iguais. O preço é apenas um dos itens”, diz Meira. Checar as referências passadas pela empresa também é essencial. O síndico deve solicitar que a empresa indique condomínios que tenham feito obras similares, e preferencialmente localizados em bairros próximos, facilitando uma checagem no local. “O síndico não pode ter preguiça. É preciso verificar referências de obras recentes e checar a idoneidade da empresa, comprovando se há protestos junto ao CNPJ”, completa.

Escolhida a empresa, é hora de assinar o contrato. É preciso ainda mais atenção nessa fase. Na opinião de Sergio Meira, o contrato deve ser analisado com calma, começando por discriminar muito bem o serviço a ser executado. “O memorial descritivo deve inclusive fazer parte do contrato. Dele também devem constar as obrigações e responsabilidades das partes, prazo de execução, preço e condições de pagamento”, afirma. Preste atenção a detalhes como se o prazo de execução está determinado em dias ou dias úteis. É indicado ainda atrelar o pagamento ao andamento da obra, sistema conhecido como pagamento por medição. Ou seja, se a empresa não cumprir prazos, não recebe. “Se passar o dinheiro na frente da obra, o síndico pode se ver numa situação delicada”, sustenta, completando que é interessante, ainda, atrelar um percentual significativo do pagamento para a entrega da obra. O contrato pode até incluir penalidades, como multa diária para atrasos. Um detalhe importante: a assinatura do contrato deve ser do síndico, representando legal do condomínio. As assinaturas de testemunhas são importantes, sustenta Meira, justamente no caso de uma discussão judicial.

Outra providência necessária, especialmente para obras grandes: criar um diário de obra. Pode ser um relatório simples, assinado pelo responsável, e se possível documentado por fotos. “Assim, cria-se um histórico que pode ajudar o condomínio numa eventual discussão judicial”, esclarece Meira. Desse relatório deve constar o dia e a hora da entrega da obra. “Há um ditado que diz que obra não termina, mas se abandona. É preciso ter um termo oficial de entrega da obra”, sustenta.

Todas essas dicas são fundamentais como prevenção. “Vejo síndico muito preocupados, mas depois que o problema já aconteceu. E o síndico deve ser precavido antes da contratação”, diz o diretor do Secovi-SP. Checar referências cuidadosamente e cuidar com atenção do contrato são itens que minimizam as chances de problemas com fornecedores. Aprovar a obra em assembléia, especialmente obras grandes e de valores altos, ajuda também a evitar que o síndico seja responsabilizado em caso de prejuízos com fornecedores. “Precaução e canja de galinha nunca fazem mal”, compara.

Matéria publicada na Edição 127 de agosto de 2008 da Revista Direcional Condomínios.