Balancete sem mistérios

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Interpretar os números do balancete é fundamental para o bom andamento das contas do condomínio. Veja como não deixar passar erros.

Se o síndico e os integrantes do conselho do condomínio não são contadores nem estão acostumados com os meandros da área financeira, o balancete pode se transformar num bicho de sete cabeças. Mas, com um pouco de atenção e critério é possível entender o balancete. Afinal, é muito importante que esse documento seja bem lido e interpretado por síndicos e conselheiros, já que ele demonstra toda a movimentação ocorrida com o dinheiro do condomínio.

Segundo Rosely Benevides de Oliveira Schwartz, administradora de empresas, contadora e professora de administração de condomínios na FMU, uma das grandes dificuldades em analisar um balancete de condomínio é que as administradoras não adotam um padrão definido. "O ideal é criar um plano de contas, sempre classificando ou agrupando cada despesa ou receita pelo mesmo nome", opina a profissional, completando que um balancete confuso, ao invés de ajudar o síndico a gerenciar, complica ainda mais o seu trabalho.

Além de contar com um balancete preparado pela administradora de maneira clara, é fundamental que síndico e conselho acompanhem mês a mês a evolução das contas. "Um balancete isolado não significa nada", constata Rosely. Para Antonio Alberto Del Carlo Romani, administrador de condomínios, em prédios em que o conselho é atuante dificilmente passarão erros. É fundamental, na opinião de Antonio, analisar se está correto o transporte dos valores do balancete anterior para o atual. "O balancete deve ser simples, porém com números amarrados. Um saldo devedor, por exemplo, não pode sumir de um mês para o outro sem justificativa", diz. Por isso, deve haver um olhar crítico, dos condôminos de maneira geral, sobre o balancete. Um valor exorbitante referente à compra de material de limpeza, por exemplo, pode ser resultado de um zelador desatento e não deve passar despercebido.

Outra situação em que costumam acontecer irregularidades é na contratação de um serviço para pagamento parcelado. Se foi feito um rateio para parcelar a compra em cinco vezes e aparece uma sexta parcela no balancete, é preciso verificar se ela foi realmente aprovada em assembléia. No balancete, todos os pagamentos devem estar acompanhados do número da nota fiscal. "Evite cupons fiscais que não trazem transparência e levantam suspeitas. Apresente notas fiscais e recibos de prestadores de serviços em nome do condomínio, sempre com um contrato por trás", orienta Rosely. 

É importante ainda que apareçam no balancete todas as contas bancárias do condomínio, incluindo seus rendimentos no mês. A conta bancária deve estar em nome do condomínio e nunca do síndico (o que muitas vezes acontece quando o condomínio não está legalmente constituído, com CNPJ liberado e atualizado, exigido pelos bancos). Se a administradora trabalha com o sistema de conta pool o acompanhamento da conta do condomínio é mais difícil, já que não há um extrato individual. O condomínio pode ter diferentes contas bancárias para finalidades distintas, como uma para receitas e despesas ordinárias, outra para os rateios extras e outra ainda para o fundo de reserva. 

Além do demonstrativo financeiro com receitas e despesas (como um extrato bancário resumido), deve fazer parte do balancete enviado a todos os condôminos, um detalhamento das despesas. Entre elas: despesas com pessoal, água, luz, gás, elevadores, manutenção. "Esses são os itens mais importantes do balancete", resume.

De olho nos números

A seguir, acompanhe um exemplo de balancete sugerido por Rosely Schwartz.

Numa primeira folha, Rosely monta um quadro inicial com os condomínios em atraso (o que era previsto receber e o que efetivamente o condomínio recebeu). Na folha 2, mostra o movimento da poupança com o fundo de reserva. Numa terceira parte, apresenta o fundo de obras e o fundo de 13o dos funcionários, se houver. Acompanhe:

Edifício Canadá

Folha 1 

Demonstrativo ref. ao período de 01/11/x1 a 30/11/X1

CONTA CONDOMÍNIO

Resumo das emissões

Previsto

Realizado

Condomínio - 10/X1 28.254,01      
(-) Recebimento antecipado

1.100,00

   
(-) Descontos

0,00

27.154,01

26.235,77

Condomínio em atraso  

6.794,39

3.537,40

   

33.948,40

29.773,17

Condomínios em atraso 30/11/X1  

4.175,23

 

Folha 2

Demonstrativo ref. ao período de 01/11/x1 a 30/11/X1

DEMONSTRAÇÃO FINANCEIRA

Conta corrente e aplicações Itaú

DÉBITO

CRÉDITO

Saldo-Conta corrente e aplicação - 01/11X1

  

4.740,36

RECEITAS    
Condomínio - 10/X1  

24.219,45

Condomínio - atraso  

3.499,55

Condomínio - antecipado - 11/X1  

0,00

Fundo de reserva - 10/X1  

1.223,53

Fundo de reserva - atraso  

29,34

Fundo de reserva antecipado - 11/X1  

0,00

Gás - 10/X1  

476,54

Gás - atraso  

8,51

Multa estacionamento irregular  

184,00

Aluguel do Salão de Festas  

34,50

Aluguel da garagem  

97,75

Multa por atraso  

618,22

Receitas e aplicações financeiras  

39,80

Depósito a mais em cheque  

20,65

Depósito a mais em dinheiro  

3,75

TOTAL DAS RECEITAS  

30.455,59

transferência para poupança  

5.225,66

DESPESAS    
Despesas com pessoal

16.270,09

 
àgua

3.267,00

 
Luz

1.452,37

 
Gás

346,83

 
Elevadores

1.142,82

 
Manutenção

499,11

 
Consertos e reparos

971,50

 
Material de limpeza

493,00

 
Honorários

787,00

 
Isenção da administração

250,26

 
Despesas diversas

329,93

 
TOTAL DAS DESPESAS

25.809,91

 
Transferência para poupança

1.224,90

 
TOTAL GERAL

27.034,81

35.681,25

SALDO - C. Corrente e Aplicações 30/11/X1

13.386,80

 

Folha 3

Demonstrativo ref. ao período de 01/11/x1 a 30/11/X1

CONTAS

 

R$

%

DESPESAS COM PESSOAL  

  

 
Salários

4.520,18

   
Adiantamentos

1.993,00

   
INSS - 10/X1

2.988,63

   
FGTS -10/X1

579,14

   
PIS - 10/x1

73,68

   
Vale transporte

559,80

   
Cesta básica

330,00

   
Recisão de contrato - Luiz do Nascimento

5,225,66

16.270,09

63,04

ÁGUA  

3.267,00

12,63

LUZ -0 10/X1 - 8.160 kwh  

1.452,37

5,63

GÁS - Ultragaz - 11 GLP45 - NF. 043146  

346,83

1,34

ELEVADORES      
Elevadores - Otis - reparo - 4/4

920,46

   
Elevadores - Otis - conservação - 11/X1

222,36

1.142,82

4,43

MANUTENÇÃO      
Jaguaré Bombas - conservação - 11/X1 - nf 168

106,96

   
Thelev - Portões - subst. de fechadura - nf. 845

180,00

   
Bella - piscina - nf. 378

74,40

   
Marcelo - antena - 11/X1 -0 conf. recibo

137,75

499,11

1,93

CONSERTOS E REPAROS      
Casa das Tintas Ltda. - tintas - nf. 79.031

133,00

   
Casa das Tintas Ltda. - tintas - nf. 79.508

66,50

   
Progend Ltda. - tapetes p/ elevadores - 2/2

490,00

   
Piso RPS - piso casa do zelador - nf. 1771

282,00

971,50

3,76

HONORÁRIOS      
TSP Assessoria Ltda.  

787,00

3,05

ISENÇÃO - ADMINISTRAÇÃO  

250,26

0,97

MATERIAL DE LIMPEZA      
Limpeza & Cia - nf. 2659  

493,00

1,91

DESPESAS DIVERSAS      
Copy Ltda. nf. 7474 - 240 cópias

12,00

   
Móveis Tamoio - nf. 2050 - 01 arquivo

99,00

   
Banco - CPMF

85,12

   
Banco - outras despesas

20,33

   
Rubens Caveiro - cópias de chaves - nf. 1966

113,48

329,93

1,28

TOTAL DAS DESPESAS  

25.809,91

100,00

Matéria publicada na edição Nº 67 em agosto de 2003 da Revista Direcional Condomínios.