Como organizar o trabalho de sua equipe de colaboradores em seu condomínio

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A CLT exige, em seu artigo 74, que os empregadores disponibilizem um quadro de horário de trabalho de cada funcionário, mas uma Portaria de 1991 dispensou essa obrigatoriedade se houver “registros manuais, mecânicos ou eletrônicos individualizados de controle de horário”, comenta o advogado Carlos Alexandre Cabral, em seu “Manual de Direito do Trabalho para Condomínios”. No entanto, a ideia de apresentar um quadro visível a todos, com horários, funções e distribuição de tarefas, é bem-vinda aos condomínios, observa a professora do Curso de Administração de Condomínios da Escola Paulista de Direito (EPD) e autora de “Revolucionando o condomínio” (Editora Saraiva), Rosely Benevides Schwartz. Abaixo, Rosely apresenta esta e demais sugestões para organização da equipe de trabalho, própria ou terceirizada. Em seguida, é a vez da gerente de RH Sandra Budin deixar suas recomendações, algumas muito parecidas com as de Rosely.

Condomínios Residenciais – Funcionários Próprios (Por Rosely Schwartz)

1 – Ter claras as necessidades do condomínio, verificando se a estrutura está adequada, o número de pessoas suficiente, se não está pagando excessivamente pelas horas extras, o que justificaria contratar um funcionário folguista. Inspecionar todas as áreas e desenvolver um quadro de distribuição dos cargos, funções e tarefas.

2 - Conversar com cada funcionário próprio (lembrando que a interlocução com o terceirizado deve ser feita por um supervisor da prestadora, de forma a que não se caracterize vínculo empregatício), observando o que cada um está fazendo e o tempo que leva para realizar as atividades.

3 – Organizar as atividades, evitando a sobrecarga de uns e privilégios para outros.

4 – Promover reuniões mensais ou, se necessário, em intervalos menores, com funcionário de cada setor. O propósito é corrigir problemas ou valorizar os acertos.

5 – Promover reuniões bimestrais com todos, para que conheçam seus respectivos trabalhos.

6 – Exigir um feedback (retorno) diário do zelador com a equipe.

7 - Realizar, a cada seis meses, pesquisa com os moradores, para que avaliem o desempenho de cada área.

8 – Proporcionar cursos periódicos, o que também serve como fator de motivação. “Isso para os faxineiros é muito importante, pois gera motivação e valorização da função.”

9 – Cuidados com alguns vícios dos funcionários, como as autodenominações. “O mais antigo acaba se intitulando como ‘o chefe’ e se sente no direito de mandar nos contratados mais recentes.”

Condomínios Residenciais – Funcionários Terceirizados (Por Rosely Schwartz)

1 – A interlocução do síndico com o trabalhador deve ser feita através do seu encarregado ou supervisor, funcionário da prestadora de serviços, de forma a não caracterizar vínculo empregatício. Nos condomínios maiores, em geral esse supervisor fica lotado no próprio local da prestação do serviço.

2 - O mesmo vale para os zeladores contratados diretamente pelos condomínios, que também terão que se reportar ao encarregado do funcionário terceiro.

3 – Se também o zelador for terceirizado, o síndico terá que redobrar o cuidado para não lhe passar ordens diretamente, não caracterizando o vínculo, e sim com o respectivo supervisor da prestadora.

4 – No contrato com a prestadora, expressar claramente como será feita a avaliação do serviço, com que freqüência, por exemplo. Há hoje cláusulas que asseguram um desconto no valor do contrato se o serviço não atingir a um patamar mínimo de eficiência. De outro modo, a remuneração poderá aumentar se o nível de satisfação pelos serviços superar a 80% dos critérios estabelecidos. Isso poderá gerar um acréscimo de 10% nos valores pagos ao prestador. Segundo Rosely, é uma prática interessante desde que o montante seja repassado ao funcionário terceirizado que executou a tarefa, de forma a motivá-lo.

5 – Estipular, nesses contratos, visitas no mínimo semanais dos supervisores das prestadoras à contratante.

Condomínios Residenciais – Orientações Gerais (Por Sandra Budin)

1 – Iniciar pelo básico, com atenção às leis e convenções. É preciso cumprir com todas as obrigações, como registros, férias, 13º salário, recolhimento do INSS, do FGTS etc.

2 – Planejamento: cargos, funções, tarefas, carreira, plano de trabalho, treinamento e avaliações

Definir cargo e função e fazer uma descrição das tarefas, contendo um plano de trabalho, que deverá ser expresso e disponibilizado para os trabalhadores.

Definir plano de carreira, dando perspectivas de progressão funcional e salarial. “O faxineiro precisa ter a perspectiva de chegar, no mínimo, a zelador.”

Desenvolver um organograma com a hierarquia das relações entre síndico, subsíndico, conselheiros, gerente predial e/ou zelador, prestador de serviço, porteiros, auxiliares de serviços gerais, entre outros.

Desenvolver um plano de trabalho.

Promover treinamentos periódicos.

Realizar avaliações e dar feedbacks ao funcionário em prazo máximo de 90 dias. O acompanhamento mais direto e cotidiano deve ser feito pelo gerente e/ou zelador. Sandra lembra que a grande falha dos condomínios é a ausência deste retorno sobre o desempenho dos funcionários, que pode ser dado através de conversa, orientação e treinamento, “fazendo com que ele sinta a importância do seu trabalho”.

EXEMPLO DE QUADRO DE DISTRIBUIÇÃO DE TAREFAS (por Sandra Budin)

 

 

Matéria complementar da Edição 151 de outubro de 2010 da Revista Direcional Condomínios.