Obrigações fiscais e tributárias dos síndicos vão além de se pagar impostos

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Pagar tributos na data certa não significa que os condomínios estejam quites com suas obrigações junto ao Fisco. É preciso ficar atento a contribuições diversas e aos períodos de entrega de declarações como DIRF e RAIS.

O assunto é árido, confuso. O Brasil possui uma das mais complexas legislações tributárias do mundo e os condomínios, equiparados a pessoas jurídicas, devem cumprir com uma série de obrigações, em especial no tocante à mão de obra e aos impostos associados às notas de serviços. “Alguns condomínios e administradoras não fazem, porém, uma verificação minuciosa dos compromissos a serem quitados e negligenciam suas consequências”, acredita o advogado Claudio Caivano, pós-graduado em Direito Tributário e Processual Tributário.

Isso decorre, analisa o especialista, do pequeno interesse dos condôminos em acompanhar a prestação de contas nos detalhes, como se a tarefa fosse de “menor importância”. O quadro só muda de figura quando as falhas se convertem em caros prejuízos ao condomínio, caso do não recolhimento de INSS, IRRF, PIS e FGTS sobre a folha de pagamentos, entre muitos outros. Fazendo um paralelo com a gestão pública no Brasil, Caivano diz que “se negligenciam as responsabilidades fiscalizatórias individuais para depois reclamarem pela falta de trabalho dos mandatários eleitos ou outorgados”.

Segundo o especialista, as administradoras devem comunicar todos os pagamentos aos síndicos, que também precisam fazer sua parte e cobrá-las. “Depois do advento da certificação digital, ficou mais difícil para o síndico escapar das responsabilizações. Por isso, seu papel é o de fiscalizar o que a administradora está fazendo”, defende.

O síndico profissional Paulo Eduardo, do Condomínio Edifício Mirage, em Alphaville, região metropolitana de São Paulo, faz o controle mensal da previsão orçamentária, incluindo despesas diversas e receitas, com especial atenção aos encargos trabalhistas. “Costumo verificar se o pagamento realizado está dentro do previsto”, afirma. “Já nas retenções em nota, a administradora recolhe e checamos se isso foi efetivamente pago.” Ou seja, não há alternativa ao síndico senão conferir as pastas, “confiar desconfiando, checando os documentos que estão quitados”, sugere. Outra dica é que se faça também a conferência dos extratos bancários. Em seu condomínio, o contrato com a administradora prevê que ela arque com eventuais ônus decorrentes de atrasos ou omissões.

MÃO DE OBRA PRÓPRIA

O advogado Claudio Caivano relaciona, a seguir, a lista de compromissos do empregador (condomínio) em relação à mão de obra contratada diretamente:

- PIS: Dependendo do município, a alíquota é de 1% ao mês e incide sobre a folha. Pagamento até o dia 20 do mês subsequente;

- INSS: 20% sobre a folha. É recolhido através da GPS (Guia da Previdência Social) no dia 20 do mês subsequente (além de se descontar de 8% a 11% do salário do empregado);

- RAT (Riscos Ambientais do Trabalho, antigo Seguro de Acidente de Trabalho): Para os condomínios, recai o percentual de 2%, o qual deverá ser multiplicado por 0,03% equivalente ao FAP (Fator Acidentário de Prevenção);

- Sistema “S” (SESC, Sebrae), Incra e Salário-Educação: 4,5% sobre a folha;

- IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte): Conforme tabela vigente, incide sobre o salário pago aos empregados;

- CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados): Comunicação ao Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), até o dia 7 do mês subsequente, de movimentação de funcionários ocorrida no período;

- FGTS: 8% sobre os salários. É recolhido através de guia (GRF) até o dia 7 do mês seguinte. (Demais obrigações acessórias relacionadas aos empregados estão no quadro “Saiba Mais”) É importante lembrar-se ainda das contribuições sindicais (patronal anual e do trabalhador), bem como de taxas relativas ao PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional) e PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais), alerta Claudio Caivano.

TERCEIROS & AUTÔNOMOS

Já os condomínios que optam pela terceirização dos serviços respondem solidariamente pelos encargos a serem recolhidos pelos prestadores e têm que fazer ainda o pagamento direto dos impostos abaixo, assim como aos autônomos, enumera o advogado:

- PIS/COFINS e CSLL: Para valores pagos acima de R$ 5 mil reais (todas as notas fiscais emitidas por uma mesma pessoa jurídica dentro do mês deverão ser somadas). Esses tributos totalizam 4,65%. Eles recaem sobre contratos de limpeza, manutenção e vigilância etc., consultoria de arquitetos, contadores e engenheiros, dentre outros profissionais;

- ISS: Alíquota definida pelo município aonde se encontra o condomínio;

- INSS (1): 11% sobre o valor bruto da nota fiscal de prestadores de serviços do segmento de limpeza, conservação, jardinagem, vigilância e segurança etc.

Essa taxa é acrescida de 1% a título de IR; - INSS (2): 20% sobre o total das remunerações pagas aos segurados contribuintes individuais que prestam serviços.

SAIBA MAIS

Certificação Digital
Introduzida em 2012, é uma espécie de assinatura do síndico, obtida junto a uma Autoridade Certificadora. Quando houver troca de síndico, o novo responsável pelo condomínio terá que solicitar a atualização. “Sem ela é impossível cumprir com as atividades e obrigações acessórias, recolher impostos e consultar quitações junto ao Fisco", observa Caivano.

Demais guias e declarações

- DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais): Por meio da guia, o empregador recolhe os tributos federais (Exemplo: IRRF);

- DIRF (Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte): Documento a ser enviado à Receita Federal no último dia útil do mês de fevereiro por todas as pessoas jurídicas, independente se tributadas ou não pelo Imposto de Renda. Deve conter todas as retenções efetuadas em folha de pagamento;

- RAIS (Relação Anual de Informações Sociais): O empregador deverá anotar e enviar em formulário próprio ao Governo Federal todos os pagamentos efetuados a cada trabalhador no ano-base anterior (como FGTS e INSS), em data estabelecida pelo Ministério do Trabalho e Emprego (em geral, dia 20 de março);

IPTU
Tributo municipal incidente sobre a propriedade, o IPTU deve ser recolhido pelas unidades autônomas. Porém, Claudio Caivano alerta que alguns condomínios novos “lançam” indevidamente a cobrança de IPTU na quota condominial, o que não exime o proprietário de fazer a quitação do carnê da prefeitura.

Locação de áreas comuns
Caso a locação da antiga casa do zelador ou demais áreas comuns renda uma soma anual superior a R$ 24 mil para cada condômino, a administração deverá emitir um Ato Declaratório de Locação para que o titular da unidade declare o respectivo valor em seu IRPF;

Remuneração do síndico
Para isenção ou honorários pagos diretamente como Registro de Autônomo será preciso reter 11% de INSS, além de emitir GPS (no valor de 20% sobre a base de cálculo).

 

GOVERNANÇA DENTRO DOS CONDOMÍNIOS

As administradoras devem fazer a gestão dos tributos com competência, orientar o condomínio sobre o assunto e apresentar uma prestação mensal dos recolhimentos, afirma Rubens Carmo Elias Filho (foto ao lado), presidente da Aabic (Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios). “As retenções que cabem aos condomínios precisam estar mapeadas. É interessante que o síndico tenha em mãos tudo o que será feito no ano, essa é uma regra de compliance”, acrescenta.

Rubens Elias refere-se a uma nova ferramenta de gestão que está sendo adotada pelas empresas brasileiras e poderão ser úteis aos condomínios, especialmente no controle dos tributos e obrigações acessórias. Compliance (termo em inglês) designa um sistema de “normas de conduta e procedimentos introduzidas para evitar riscos às empresas”. No caso dos condomínios, inclui “desde o inventário do patrimônio a critérios de compras, contratos etc.”. No final do mês passado, a Aabic promoveu um curso sobre o assunto ao segmento condominial.

Matéria publicada na edição - 201 de mai/2015 da Revista Direcional Condomínios

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