O que o síndico precisa saber antes de promover um evento

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Publicitária especializada em Administração de Marketing e com experiência em organização de eventos corporativos, a consultora Érika Barros apresenta aos síndicos dicas valiosas para evitarem contratempos, entre elas, o mau dimensionamento da infraestrutura ou a baixa adesão.

1 – Tudo começa pela definição do perfil e número de convidados

É importante definir o perfil e número de convidados, para então estabelecer a temática do evento. Depois disso é que serão escolhidas as atrações (DJ, animadores, gincanas, brinquedos etc.), o local adequado (para saber se atende ao tamanho do grupo), o horário (sempre em conformidade com as regras do condomínio), decoração, tipos de cardápios, convites, controles de confirmação, além da forma de comunicação do evento aos condôminos.

2 – Período mínimo de organização

Depende do tipo de evento a ser realizado. Mas no caso do condomínio é prudente que o responsável monte uma programação anual, até mesmo para reserva do espaço. E para cada evento seria prudente iniciar as contratações com pelo menos dois meses de antecedência, para evitar o risco de os fornecedores não estarem disponíveis na data e horário desejados. Dependendo da época, profissionais como esses são concorridos.

3 – Prazo para confirmar nomes e fechar a lista

A lista deve ser fechada dois dias antes nos eventos em condomínios, assim o responsável terá condições de confirmar com os fornecedores o número real, já contando com a porcentagem de declínio e de convidados de última hora, que costumam aparecer. Além disso, é preciso compor os espaços que serão disponibilizados no salão. Lembre-se de acrescentar sempre 10% de lugares em relação ao número de pessoas confirmadas.

4 – Devo abrir exceção para convidados de última hora?

Sempre acontecerá de convidados não confirmados chegarem à última hora, por isso é importante contar com 10% de acréscimo na lista final. De outro modo, ao fechar a lista, lembre-se que também há uma taxa de 15% de declínio, ou seja, as pessoas que confirmam muitas vezes não comparecem. De qualquer maneira, sempre acrescente, melhor exceder que pecar por um serviço mal dimensionado.

5 – Dimensionando o consumo de alimentos e bebidas

É extremamente importante estimar quantidades, para que não haja desperdício e também não faltem comidas e bebidas para os convidados. Mas isso geralmente quem faz é o próprio buffet quando contratado. Uma dica é utilizar aplicativos em sites que calculam automaticamente a quantidade de acordo com o número de convidados, seus perfis e a temática da festa.

6 – Como fazer um orçamento, uma previsão de custo?

Sugiro que se relacione todos os fornecedores necessários para realização do evento e se inicie as devidas cotações, tais como: buffet, atrações, decoração, locação de móveis, de recursos de som e luz etc. Assim, será possível obter uma previsão de custos e estipular uma taxa de participação para cada morador (se este for o caso).

7 – Os eventos devem ter horário rígido?

Os eventos em condomínios duram em média de 3 a 5 horas e devem se atentar para as regras de cada coletividade, que são muito claras. Portanto, para evitar problemas, é preciso cumprir os horários estipulados. Uma dica é reduzir gradativamente as bebidas e comidas servidas. Lembre-se, sempre faça um checklist das atividades programadas para o evento e acompanhe passo a passo. Com isso, o síndico ou organizador terá uma visão geral do que será necessário providenciar e quais as atividades já foram concluídas.

Matéria publicada na edição - 186 de dez/2013 da Revista Direcional Condomínios