O meu conselho ignora o balancete, e agora?

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Analisar o balancete mensalmente, visando assegurar que as notas fiscais tenham sido devidamente distribuídas e alocadas nas contas contábeis corretas, afim de manter os números da Previsão Orçamentária dentro do estabelecido, é uma tarefa primária que deve ser regularmente observada por todo condomínio.

Essa é uma prática que ajuda ainda a assegurar a saúde financeira local, a qual está intimamente ligada ao bolso dos moradores, assim como agrega valor aos seus imóveis. Ninguém vai querer comprar um apartamento ou casa em um condomínio que esteja com o caixa negativo há tempos e onde inexista uma política correta de administração do Fundo de Reserva (fato que impossibilita a realização de obras importantes).

Muitos, porém, não adotam o procedimento, quer pelo Síndico ou mesmo pelo Conselho Fiscal, cuja obrigação fundamental é garantir a correção e exatidão das contas. Apesar disso, eles não se atêm à prestação de contas mensal, ao Balancete em si. Não analisam as pastas e/ ou os arquivos gerados pelas Administradoras. Alguns só têm o hábito de analisar as contas em maior detalhe às vésperas de uma Assembleia Geral Ordinária (AGO) convocada para aprovar o exercício anterior e a Previsão Orçamentária para o seguinte. Isso faz com que a qualidade dos números finais fique deteriorada.

Como o País atravessa momentos difíceis, de retração na produção, aumento da inflação e consequente queda no nível de emprego, não se pode negligenciar com a arrecadação. Os síndicos lidam hoje com a inadimplência crescente, o que gera problemas para o cumprimento dos contratos mensais e pagamentos de forma geral. Desta maneira, entender claramente o Balancete se torna, mais do que nunca, condição sine qua non para uma boa gestão financeira. Através da análise do Balancete, podemos adotar medidas corretivas relacionadas à:

• Revisão dos Contratos: renegociando os valores contratuais vigentes e/ou os índices a serem aplicados no reajuste (IGPM ou dissídio das categorias);

• Revisão dos Funcionários Orgânicos: verificando a real necessidade do contingente de funcionários próprios, através da readequação dos papéis e funções de cada profissional;

• Análise de despesas básicas: analisando a relação custo e benefício de contratos;

• Contas de Consumo: reduzindo o consumo de água, gás e eletricidade das áreas comuns, por meio de campanhas de conscientização ou adoção de materiais sustentáveis como lâmpadas LED.

A análise mensal do Balancete nos auxilia nessa tarefa de reorganizar o padrão de gastos e equilibrar as contas, a exemplo do que temos realizado no condomínio em que sou síndico. Ao iniciarmos há dois anos nossa gestão, nos deparamos com um legado de gastos superiores à arrecadação. Porção substancial de nossa reserva era então consumida pelas despesas regulares, o que já nos impusera dois reajustes consideráveis das taxas condominiais. Por isso, estabelecemos a meta de sanearmos as finanças em prazo máximo de dois anos, formando caixa em Conta Ordinária, além do Fundo de Reserva. O objetivo foi alcançado em um ano, através de várias ações, entre elas, a adoção da atual metodologia de análise dos Balancetes e Pastas: ela é feita inicialmente por uma Auditoria Externa; depois, a Administradora corrige eventuais apontamentos feitos nesse processo; somente então é realizada sua verificação pelo Conselho Fiscal. Os conselheiros, por sua vez, se revezam na análise dos recolhimentos tributários, pagamentos, contratos, distribuição das contas, orçamentos das compras realizadas no período etc. E ao longo do próprio mês, extraímos do sistema prévias do Balancete Mensal, com o objetivo de verificar o Orçado versus o Realizado, garantindo lisura e transparência ao processo.

Paulo Fontes especialista em Sistemas de Informação com MBA em TI pela USP, Gerente de Tecnologia da Informação para a América do Sul em uma multinacional, e síndico do Condomínio Portal Domínio Marajoara, na zona Sul de São Paulo. Mais informações: O endereço de e-mail address está sendo protegido de spambots. Você precisa ativar o JavaScript enabled para vê-lo. .

Matéria publicada na edição - 217 - out/16 da Revista Direcional Condomínios

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