Administradora, parceira na busca por melhorias. Um perfil da gestão da síndica Maria Helena Teixeira

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A gestão condominial deve estar pautada em processos contínuos de melhorias, planejamento e troca de informações, realidade na qual a administradora exerce um papel importante de apoio e parceria, aponta a síndica Maria Helena Teixeira, Master Business Administration com ênfase em Gestão Estratégica de Operações em Bancos.

Por mais de trinta anos, a administradora Maria Helena Teixeira atuou em um dos maiores bancos brasileiros na gestão de atividades de várias áreas de negócios. No final dos anos 90, começou a colaborar paralelamente na gestão do Condomínio Ricardo, na Granja Julieta, zona Sul de São Paulo, onde vive.

Desde essa época, começou a desenhar o desdobramento de sua carreira profissional, assim que chegasse o momento da transição na instituição.

Em sua experiência no prédio, tomou gosto pela gestão condominial, deixou pronta para os síndicos sucessores uma organização orçamentária, estruturada como dotação Ordinária, Fundos de Reserva, Obras e Férias/13ºSalário (os funcionários são próprios). E, juntando as pontas dos novelos, Maria Helena vislumbrou, entre outras, a possibilidade de atuar profissionalmente com condomínios, como síndica profissional e em grupos de estudos como consultora.

No Edifício Ricardo, torre única entregue com 40 unidades e abundância de espaço em princípios dos anos 80, foi eleita novamente em 2015 como síndica orgânica, depois de a assembleia sugerir e aprovar o seu nome. Também fez cursos de formação na área e passou a compor o Grupo de Excelência em Administração de Condomínios (GEAC), do Conselho Regional de Administração de São Paulo (CRA). De acordo com a síndica, há muitas similaridades entre a experiência vivida no ambiente corporativo e a gestão do condomínio: ambos precisam de planejamento, integridade e transparência, contexto no qual a administradora se insere como parceira.

Seu condomínio atua há mais de dez anos com a mesma prestadora de serviços. Mas ao reassumir a sindicância, aonde permanece pelo terceiro mandato sucessivo (sempre anual), vem promovendo ajustes na parceria. A empresa é pequena, consolidada e possui uma metodologia de trabalho estruturada, descreve. A relação é “fortificada para melhorar os processos, a comunicação e a sinergia”.

Maria Helena observa que as melhores decisões estratégicas são também subsidiadas por informações tratadas pela administradora, a qual possui uma base de dados ampla do condomínio. “Planejar e realizar com objetivos claros é sucesso, porque somos todos investidores, ninguém quer pagar [condomínio] sem ter resultados.” Além disso, há no prédio unidades locadas, o descontrole dos custos impactaria sobre a taxa mensal e prejudicaria o aluguel dos imóveis. “Tenho que pensar nisso e também no perfil do proprietário residente”, completa.

No corporativo, Maria Helena trabalhava com ações administrativas que demandavam a gestão de projetos em vários segmentos, com a premissa de buscar oportunidades de melhorias, entre outras, custos. Na administração do condomínio, é a mesma coisa, compara. “Acompanho todos os processos junto à administradora. Para a contratação de um serviço, forneço-lhes o escopo das necessidades do prédio, incluindo a qualidade e perfil de fornecedor que buscamos. Eles fazem a cotação e nos devolvem as propostas de maneira equalizada.” Essa é uma realidade do corporativo transposta para o condomínio, completa.

COMUNICAÇÃO & PRECISÃO

Nessa parceria, a comunicação deve ocorrer sem ruídos, em mão dupla: De um lado, a administradora tem que entregar de forma precisa as informações ao síndico, e este, de outro modo, expor com clareza as demandas do prédio. Cita, como exemplo, “a prestação de contas que exige a apresentação de toda a documentação pertinente, de forma clara e legível. Os recolhimentos precisam estar corretos e extratos precisam ser facilmente entendidos, de forma ágil. Se, por qualquer razão, a administradora não a faz com qualidade, correção e agilidade, haverá dúvidas que exigirão um retrabalho de conferência e remontagem da prestação por parte do síndico.”

Por outro lado, caso o síndico não seja “claro nas suas instruções” ou venha atuar de forma intempestiva, irá gerar “retrabalho” à prestadora de serviços. “Outro risco é o síndico não acompanhar ou dar pouca atenção às questões que envolvam itens trabalhistas ou tributários, principalmente recolhimentos, deixando tudo a cargo da administradora. Por ser o síndico responsável legal, ele precisa estar atento às conformidades que os processos de gestão exigem. Até para ter tempo hábil de realizar alguma correção, se necessária.”

“A GRAÇA DA GESTÃO”

Neste 3º mandato sucessivo como síndica, Maria Helena dará sequência ao Plano de Ações preparado especificamente para Edifício Ricardo. Em seu retorno ao cargo, em 2015, diz que realizou um “trabalho forte de analisar a situação em que se encontrava o condomínio”, que apresentava desequilíbrio orçamentário entre contas, inadimplência em 8% e contratos com oportunidades de reavaliação. Recomposto o caixa, a síndica desenvolveu o planejamento das ações que seriam empreendidas em 2016 e neste ano. “O condomínio precisa de um Plano de Trabalho estruturado, para ter solução de continuidade, poupando um eventual novo síndico de dedicar tempo procurando ‘entender tudo de novo’. Com pequenas ou grandes melhorias que gerem benefícios sustentáveis, as pessoas se sentem satisfeitas, gratificadas. Esse é o brilho nos olhos do síndico, é o que faz a graça da gestão”, arremata.

Para 2017, a ideia é prosseguir com as readequações de instalações frente às normas técnicas e de segurança, renovação do AVCB (Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros), manutenções e retrofit do hall social. Para isso, a síndica contará com o apoio de uma Comissão de Obras, recém- -criada e aprovada em assembleia, em um contexto de custos controlados, rateio estabilizado e inadimplência de 2%.

ESCOPO DE SERVIÇOS DE UMA ADMINISTRADORA

“Ele depende da composição de itens de serviços contratados pelo condomínio. A administradora irá operacionalizar atividades de: gestão administrativa (cadastros, documentos, atendimento, emissão de cartas, convocações, organização assembleias, entre outras); gestão financeira (previsões, contabilização, tributação etc.); processos que envolvem a equipe de funcionários próprios do condomínio (seleção, contratação, desligamento, folha de pagamento, e outros itens); atualização sobre normas jurídicas e tributárias (envolvendo legislação); assessoria jurídica.

E, principalmente, apoiar o síndico em ações estratégicas que busquem melhorar o dia a dia na convivência em condomínio, como a apresentação de análises e estudos mais elaborados, que deem suporte para a tomada de decisão pelo gestor. Por exemplo: avaliar previamente alternativas com base em dados históricos para a redução de custos no consumo de água, energia. Sem deixarmos de destacar a qualidade no atendimento ao condômino sobre dúvidas de pagamentos, reservas de espaço, entre outras, que estes possam fazer diretamente à administradora.

Da mesma forma que o síndico, ela deve conhecer o perfil dos condôminos e as necessidades do empreendimento que atende. Formando uma parceria de sucesso com o síndico na atuação e solução, em prol da satisfação dos condôminos e moradores. ” (Maria Helena Teixeira)

SAIBA MAIS: Contatos com a síndica M Helena Teixeira: O endereço de e-mail address está sendo protegido de spambots. Você precisa ativar o JavaScript enabled para vê-lo. .

Matéria publicada na edição - 221 de mar/2017 da Revista Direcional Condomínios

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