Ferramentas estratégicas na ‘mesa’ do síndico

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Diferentes estratégias baseadas na moderna gestão empresarial imprimem um caráter mais profissionalizado à administração do condomínio e possibilitam ao síndico racionalizar custos, viabilizar investimentos, melhorar o ambiente e fidelizar equipes.

Enquanto alguns condomínios persistem na distribuição de “recibos azuis” para o pagamento de pequenos reparos ou aquisições, sem os devidos recolhimentos tributários, outros vêm se envolvendo em verdadeiros processos de licitações para fazer contratações. É o caso de um grande empreendimento administrado pela síndica Patrícia Moreno na Zona Oeste de São Paulo, com onze torres e 1.800 unidades, que aplica o RFP (Request for Proposal) para celebrar contratos de manutenção, terceirização e obras.

A ferramenta RFP consiste em um convite formalizado, dirigido ao mercado, para a compra de produtos e serviços. Está baseada em um edital produzido pelo condomínio, a partir de um escopo comum, discriminando número e tipo de equipamentos necessários, a infraestrutura envolvida, entre muitos outros aspectos. “É como se fosse uma licitação: as empresas deverão visitar o condomínio, apresentar orçamento em envelope fechado, aguardar a análise para a escolha das três melhores propostas e, às vezes, como ocorreu na terceirização, passar por um pregão reverso”, explica a síndica.

Neste tipo de pregão, é o contratante quem estabelece um valor para os concorrentes. “Antes de abrirmos o RFP, fazemos um estudo de mercado para conhecermos os preços. É preciso cuidado para não subdimensionarmos os valores e prejudicarmos o condomínio. O RFP pode engessar um pouco a administração, mas traz transparência. Na fase dos pregões, tivemos participação da comissão de segurança e dos moradores, ela foi aberta a todos”, afirma.

O processo acima revela que a gestão condominial vive um upgrade na sua profissionalização, com a utilização de ferramentas de sucesso extraídas do setor privado e também público, com vistas a melhorar procedimentos, racionalizar custos, garantir qualidade e evitar retrabalho e desperdícios. Entre os sete condomínios que administra, Patrícia Moreno observa a evolução de uns para outros em termos de planejamento; uso de softwares (alguns deles “integralizando” tarefas da portaria com serviços como locação de espaços, por exemplo); de organograma de cargos, funções e tarefas para os funcionários; e até mesmo de iniciativas ligadas à melhoria do clima organizacional, ou seja, ao ambiente condominial, com promoção de festas coletivas e de pontos de encontro em torno de food trucks.

“PAGAMENTOS À VISTA”

Síndica Sueli Sanches: Planejamento estratégico e “pagamentos à vista”

O foco é melhorar a vida do condomínio nos mais diferentes aspectos: de gestão financeira, manutenção e obras, recursos humanos e relacionamento. Essa experiência tem sido vivida também pela síndica Sueli Gonçalves Machado Sanches desde seu primeiro mandato, em 2015, no Condomínio Barcelona, residencial de 98 unidades situado na região do Tatuapé, zona Leste de São Paulo. Enfermeira, Sueli atuou por 32 anos no setor privado, coordenando equipes e hospitais em torno de programas de qualidade e reciclagem de resíduos. Ela trouxe muitos aprendizados para o Barcelona.

“Inicialmente fizemos um diagnóstico de todos os setores (financeiro, pessoal, manutenção etc.). Daí começamos a desenvolver planejamento estratégico para cada ano. Entre 2016 e 2017, um dos objetivos [alcançados] era fazer obras prioritárias sem deixar dívidas para uma próxima gestão.”

Desde que começou a administrar o prédio, Sueli adotou algumas estratégias de gestão: juntar recursos para obras sem lançar rateios extras; procurar estabilizar a taxa condominial, e; contratar os serviços com pagamentos à vista. “Conseguimos reduzir custos revendo todos os processos do condomínio, como a escala dos funcionários próprios, agora 5X1. A reorganização financeira resultou num caixa que nos permite bancar obras. E o pagamento à vista traz uma redução significativa dos custos.”

Hoje as demandas do condomínio consomem menos receita, favorecida ainda pelas locações da cobertura do prédio para antenas de telefonia celular e de espaços como salão de festas, churrasqueira e vagas para motos. Nenhuma dessas fontes de renda entra no ordinário, cada uma encontra uma destinação específica para a manutenção. Reeleita em maio passado, a gestora se debruça agora sobre o planejamento dos próximos passos, entre eles, tratar infiltrações na área de uma das piscinas, reformar o piso da quadra e estudar a possibilidade de levar os dois elevadores sociais até os subsolos de garagem (apenas o de serviço atende a esses pavimentos).

PDC: PLANO DIRETOR DO CONDOMÍNIO

Síndico Paulo Mujano: Redução de custos de manutenção com PDC

Para o síndico Paulo Mujano, que atua como orgânico no prédio em que mora e profissional em dois outros condomínios, a “visão empresarial” faz com que o prédio “funcione” o tempo todo, “de forma correta”, gerando qualidade para o coletivo. Empresário desde 1989 e síndico há cinco anos, Paulo toma decisões e adota ações baseadas sempre em um Plano Diretor do Condomínio (PDC), o qual contempla as obras e serviços necessários, os valores envolvidos (previstos e realizados), e cronograma. O mesmo é precedido de um diagnóstico ou “esqueleto do condomínio”, apontando a situação da arrecadação e as demandas.

Como base nesse nível de organização, em 2016 o Edifício Boulevard obteve uma redução de 66% nos custos dos serviços mensais de manutenção previstos no orçamento ordinário. “O planejamento evita que você tenha que correr atrás do prejuízo, pois ele possibilita prevenir, eliminar surpresas e organizar os desejos dos moradores. ” Dois aspectos fundamentais desse plano é fazer a gestão dos contratos e da inadimplência, completa o síndico.

Matéria publicada na edição - 225 de julho/2017 da Revista Direcional Condomínios

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