Assembleia produtiva, um grande desafio

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Um perfil do trabalho das síndicas Maria Adriana Neves, Martina Alves e Taciana Carreras

Sindicância a seis mãos: Na foto, da esq. para a dir., Martina Alves, Taciana Carreras e Maria Adriana Neves

Organizar previamente e em detalhes a reunião de condôminos é crucial para o sucesso deste que é um dos momentos mais delicados da vida de um prédio.

Com planejamento e técnicas de comunicação, Maria Adriana Neves, Martina Alves e Taciana Carreras contam como planejam as assembleias, visando a um encontro produtivo e rápido.

Egressas de diferentes setores profissionais, as síndicas Maria Adriana Neves, Martina Alves e Taciana Carreras se uniram em 2015 para atuar na sindicância de condomínios. A ideia era conciliar experiências que haviam tido como participantes do corpo diretivo dos prédios onde moram ou trabalharam com a história profissional de cada uma.

Taciana Carreras é contadora e atuou como auditora no setor privado. É síndica orgânica do prédio onde vive, no bairro de Moema, zona Sul de São Paulo, desde 2011. Martina é dentista especializada em endodontia e teve consultório na cidade de Salvador (Bahia) na maior parte de sua trajetória profissional, registrando uma passagem como subsíndica no edifício em que trabalhava. E Maria Adriana é administradora e respondeu pela diretoria financeira e administrativa de empresa que faz gestão de facilities em 33 edifícios e gerencia 3.500 sites. A tríade responde pela sindicância de nove condomínios em São Paulo, entre residenciais e comerciais.

Elas desenvolveram um modelo de gestão em que se responsabilizam, cada uma, como síndica de um dado empreendimento, ficando uma das outras duas como “backup” (para eventuais coberturas). Mas as assembleias, momento central de um condomínio na hora de definir suas prioridades, são previamente discutidas a seis mãos. Além disso, as questões são alinhadas, mês a mês, com os conselheiros, em um processo de transparência. E quando necessário, são organizadas comissões de moradores, o que ajuda muito na hora das discussões. O tom das colocações é sempre propositivo, levando-se soluções em vez de problemas. E se há pontos de conflito na pauta, envolvendo pessoas, a recomendação é que a condução seja a mais conciliatória possível. “Quando o conselho está engajado e a gestão é transparente, a assembleia se torna mais objetiva”, pontua Taciana Carreras.

EXPECTATIVAS

Apesar de todo esse alinhamento, as síndicas observam que “cada condomínio traz uma história”. Prédios em implantação têm prioridades bem distintas em relação aos condomínios consolidados ou antigos. Nos empreendimentos recém-implantados entra um ingrediente às vezes explosivo: “As pessoas estão mudando para um novo endereço, dando um upgrade na moradia, o que é um sonho para todos. Mas não leem direito o que estão comprando, adquirem uma série de problemas sem saber e a frustração dessa expectativa acaba refletindo, às vezes, nas assembleias”.

Segundo Maria Adriana Neves, “por mais que se tenham procedimentos padrões, a gestão precisa ser direcionada a cada condomínio”. Para alguns, basta uma assembleia ordinária anual de votação das contas e aprovação da previsão orçamentária para o exercício seguinte. Já em outros, há necessidade de reuniões extraordinárias frequentes, “as quais impactam nos custos” do prédio. Em geral, administradoras não cobram até três assembleias extras por ano, observam as gestoras.

Elas ainda não tiveram experiência com o formato virtual, mas já realizaram assembleias que ficam temporariamente abertas até que se atinja o quórum necessário de votação (em casos que envolvem, por exemplo, mudança de uso de área comum). Apesar de abertas, nem todas resultaram no atendimento à propositura do corpo diretivo. E para superar eventuais conflitos, outras estratégias são adotadas. Por exemplo, na distribuição de vagas de garagem, um mapa é organizado por uma empresa contratada previamente.

Portanto, proporcionar reuniões planejadas e direcionadas representa grande caminho a uma assembleia produtiva e sem desgastes desnecessários, arrematam as gestoras.

ESTRATÉGIAS DE CONVOCAÇÃO, ORGANIZAÇÃO E CONDUÇÃO

Martina Alves e Taciana Carreras em workshop sobre “Comunicação nas assembleias”, promovido pelo advogado Cristiano De Souza Oliveira com a psicóloga e coaching Adriana Bandeira (à dir. na foto). Estão presentes demais gestores e profissionais, entre eles, a Profa. Rosely Schwartz

No último mês de agosto, Martina e Taciana participaram de um workshop ministrado pela psicóloga Adriana Bandeira e organizado pelo advogado Cristiano De Souza Oliveira, em São Paulo. A especialista trabalhou o tema da “Comunicação nas assembleias”. Para as síndicas, o encontro reforçou que algumas mudanças de posturas que adotaram desde 2015 em relação às assembleias estão no “caminho certo”:

- Sua organização não fica mais a cargo somente das administradoras. As síndicas fazem questão de participar da elaboração das pautas, entre outros;

- Na convocação, elas inserem um “anexo descritivo de cada tópico” da discussão;

- Elas também desenvolvem uma apresentação visual e temática dos assuntos que serão debatidos e votados. Quanto mais complexo o item da pauta, mais detalhada a informação. Esta deve conter “os prós, os contras e os custos” das soluções apresentadas;

- Durante a assembleia, são mostrados não somente aspectos financeiros e físicos das obras e serviços necessários, quanto as prioridades do condomínio em curto, médio e longo prazo; e,

- A condução dos trabalhos busca, sobretudo, dar credibilidade ao papel dos gestores ali presentes.

“Saber como convocar e como apresentar é crucial”, afirmam. A adesão dos condôminos dependerá do primeiro ponto, a convocação. Já a produtividade acontecerá se o corpo diretivo, em conjunto com o representante da administradora e o presidente da mesa, souber evitar conflitos. Aqui entra a necessidade de detalhamento e fundamentação dos pontos de discussão, pois o importante é que “fique claro que as questões não são pessoais do conselho ou do gestor”. Também o tom de voz e a forma de colocação das palavras entram como elemento decisivo: “É preciso tomar muito cuidado com a forma de abordagem em um ambiente potencialmente conflituoso”.

As gestoras destacam ainda a necessidade de se promover assembleias curtas e leves, sem que o síndico ou o presidente deixe de ser firme em sua condução. “Isso é diferente de ser impositivo e de querer ter razão a todo custo. O gestor deve mudar o tom de voz, ser conciliador e ouvir outros pontos de vista. Não se pode ser síndico ditador, nem entrar nas ‘picuinhas’. Não se pode dar abertura para questões pessoais. Se o síndico entrar na energia do outro, já perdeu.”

De outro lado, elas ressaltam a importância de o síndico estar aberto para novas visões que possam surgir neste momento: “Às vezes o condômino coloca um ângulo que ele ainda não tinha visto, esta é também uma oportunidade de trocas e aprendizado!” (Por R.F.)

SAIBA+

Maria Adriana Neves; Martina Alves; Taciana Carreras: O endereço de e-mail address está sendo protegido de spambots. Você precisa ativar o JavaScript enabled para vê-lo. .

Matéria publicada na edição - 228 - outubro/2017 da Revista Direcional Condomínios

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