Auditoria, Contratos & A probidade administrativa do condomínio

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A preocupação com a lisura, transparência e a qualidade dos serviços executados está na mesa do síndico, que hoje recorre a auditorias frequentes ou pontuais nas contas e contratos, de forma a assegurar os interesses da coletividade. A partir de sua experiência no atendimento aos condomínios, o auditor Ivo Cairrão apresenta ao leitor da Direcional Condomínios sugestões que, incorporadas à gestão do prédio, ajudarão a evitar erros ou a aprimorá-la.

Auditor Ivo Cairrão

*Auditor Ivo Cairrão: Aceitar contrato padrão de fornecedor representa “grande erro de gestão”

AUDITORIAS PERIÓDICAS

Segundo Ivo Cairrão, estas são realizadas por períodos ou conjunto de pastas, com o objetivo de “validar situações pontuais, apurar eventuais fraudes e até mesmo auditar gestões anteriores”. As principais falhas encontradas neste tipo de trabalho pelo auditor são:

CONTAS ORDINÁRIAS – FALHAS MAIS COMUNS

Do lado das despesas

• Pagamentos sem comprovação fiscal válida (sem emissão de Nota Fiscal ou RPA);

• Saídas de valores da conta corrente sem documento comprobatório indexado outros condomínios ou de membros do Corpo Diretivo);

• Indicação de pagamento de impostos, porém com documentos suporte questionáveis (o que gera grande contingência ao condomínio e condôminos);

• Não atendimento às obrigações legais e acessórias obrigatórias: AVCB, Apólice de seguros do prédio, Relatório de Inspeção Anual (RIA) dos elevadores, Laudo de Medição Ôhmica, Laudo PPRA etc.;

• Contingências trabalhistas não previstas;

• Número de colaboradores trabalhando inferior ao efetivamente contratado.

Do lado das receitas

• Unidades não incluídas no rateio;

• Contas complementares não incluídas nos boletos, tais como água, obras etc.;

• Acordos judiciais creditados por valor inferior ao efetivamente ganho em juízo.

FUNDO DE RESERVA – FALHAS MAIS COMUNS

Aqui se observam “valores insuficientes para suportar um gasto não previsto”, tais como: Entupimento de esgoto; vazamento de caixas d’água; acidente de terceiros contra os portões de acesso; danos causados por descargas elétricas; rompimento de tubulação; queima de equipamentos elétricos indispensáveis à manutenção do edifício etc.

FUNDO DE OBRAS – FALHAS MAIS COMUNS

São elas: Gastos incorretos pelo superfaturamento de contratos; obras contratadas e não entregues; contratações desnecessárias ou sem aprovação dos condôminos; obras fora das especificações e autorizações legais (Ambiental, Prefeitura, Bombeiros etc.).

AUDITORIA MENSAL

Este tipo de auditoria busca “o aprimoramento constante da transparência das ações do corpo diretivo e /ou da administradora para os condôminos e outros envolvidos”, destaca Cairrão.

As principais falhas encontradas, dentre outras, são:

o Movimento financeiro nos extratos divergente do apresentado na Prestação de Contas;

o Cotações incorretas e, às vezes, com indícios de superfaturamento ou uso incorreto de recursos relevantes para o condomínio;

o Contratações de empresas – ou de seus sócios - com problemas fiscais e tributários a serem esclarecidos;

o Despesas de terceiros não relacionadas ao condomínio;

o Desatualização de documentos base e obrigatórios para um edifício;

o Contingências trabalhistas não registradas.

CONTRATOS

Neste quesito, têm sido observados os seguintes erros:

√ Contratação de empresas com problemas fiscais e tributários (sem Certidão Negativa de Débito, por exemplo);

√ Contratação de profissionais autônomos sem formalização em contrato;

√ Falta de comprovação fiscal dos serviços prestados;

√ Falta de fiscalização dos serviços;

√ Contingência fiscal recorrente (o fornecedor não paga seus impostos e o condomínio é responsabilizado).

“O contrato deve ser preparado com o apoio de um jurídico especializado, normalmente vinculado à administradora”, recomenda o auditor. Ele observa que, em geral, os condomínios não utilizam um modelo “previamente validado pelo seu jurídico; eles acabam aceitando o padrão dos fornecedores, o que é um grande erro de gestão”.

Todo contrato deve ter cláusulas que garantam que os produtos e serviços sejam entregues conforme acordado, a exemplo do SLA (Service Level Agreement), onde ficam claros os prazos e responsabilidades em caso de descumprimento, bem como as multas, tudo expressamente redigido.

E para que o condomínio não fique refém de seus fornecedores, recomenda-se que:

- Os contratos não tenham cláusula de renovação automática;

- Ao final de cada período, eles sejam revistos em suas condições básicas, como preço, entrega, prazos e qualidade, dentre outros.

Nota da Direcional: A NBR 5.674/2012, norma da ABNT de gestão da manutenção, estabelece regras para orçamento e contratação de serviço ou obra. Entre outros, é determinado o uso de um escopo padronizado para comparar propostas e a necessidade de comprovação da habilitação técnica, jurídica, da regularidade fiscal, idoneidade e capacidade financeira dos prestadores a serem contratados.

AUDITORIA COM PROPÓSITO ESPECÍFICO

O que o síndico pode fazer quando, mesmo com todos esses cuidados, não ficar satisfeito com o resultado final da obra ou serviço? O auditor Ivo Cairrão diz que o gestor tem a opção de recorrer a uma Auditoria com Propósito Específico, a qual irá avaliar todo o contrato em comparação com a execução dos trabalhos, material empregado etc. Se houver necessidade, será contratado um especialista na área técnica em questão. Segundo Ivo, o prestador acaba fazendo os reparos indicados nesse tipo de auditoria. Em caso de conflito, porém, é proposto um processo de arbitragem entre as partes. E, permanecendo o embate, o condomínio poderá recorrer ao Judiciário utilizando o relatório “circunstanciado e cabal” da auditoria.


Matéria publicada na edição - 232 - março/2018 da Revista Direcional Condomínios

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