Contas enxutas e os segredos na reorganização financeira do condomínio

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A "missão" se impõe à maior parte dos síndicos: É preciso segurar o rateio, cortar excessos, suportar os dispêndios e aumentar os investimentos. Mas como fazer isso sem comprometer o condomínio?

Roger Prospero

Síndico Roger Prospero: Custos extras e desnecessários se encontram muitas vezes ocultos no emaranhado de extratos bancários, prestação de contas e contratos

Um complexo de torres, prédios baixos e casas, que traz o conceito de bairro planejado, foi estabelecido na Zona Sul de São Paulo no meio desta década, com a ideia de oferecer aos moradores uma certa autossuficiência no comércio e serviços (disponíveis em um centro de compras) e no lazer (ele possui clube recreativo, além de piscinas, salões e quadras próprias para cada agrupamento residencial). São 1.800 unidades de moradia, que, juntas com a parte comercial, formam quatro subcondomínios. Tudo está sob a administração geral do síndico profissional Roger Prospero, um ex-executivo proveniente do setor privado que recebeu a missão de deixar no azul uma conta que era negativa quando ele começou seu trabalho no local, há quase um ano. Para piorar, o saldo bancário (a menos) não batia com o balancete mensal.

O DESAFIO

Se, em um condomínio convencional, as demandas e obrigações já estão bem justapostas e 8), neste empreendimento elas adquirem escala e complexidade. É preciso equalizar a prestação de contas de cada subcondomínio com a prestação de contas da administração geral. E a arrecadação não segue um caminho linear, pois cotas e frações são diferenciadas para cada tipo de despesa. Por exemplo, a parte que cabe a cada condômino em relação ao custo do controle de acesso é diferente do que ele gasta para a manutenção do lazer de seu residencial e também do clube central.

Além disso, o imperativo dos gestores na atualidade – segurar o rateio, cortar excessos, suportar os dispêndios e aumentar os investimentos – se dá em números superlativos, pois é necessário atender a um fluxo grande de pessoas, em meio às preocupações com a segurança, a manutenção e os serviços gerais. “Cada subcondomínio dispõe de sua previsão orçamentária, equipe própria, estrutura administrativa e prestação de contas. Mas quem responde legalmente é o síndico central, preciso fiscalizar mensalmente todas as pastas de todos eles”, comenta Roger. Ele ainda responde a um corpo central de conselheiros e aos subsíndicos.

UM PASSO A PASSO

Gestor em outros dois residenciais com perfil de clube, Roger tem procurado aplicar neste empreendimento-bairro, com algumas variáveis, um receituário comum aos demais, o que lhe permitiu reorganizar as contas em menos de um ano.

De forma geral, porém, ele sugere aos colegas síndicos os caminhos a seguir:

- Iniciar a gestão “fazendo uma varredura e inspeção em tudo o que possa gerar problemas e demanda judicial”;

- Fazer revisão contratual com fornecedores, mas conhecendo bem a estrutura de custos e os valores praticados no mercado;

- Realizar aditivos contratuais sempre que surgir nova demanda junto a um prestador de serviços;

- Analisar as escalas dos funcionários diante das necessidades do condomínio; - Consolidar a prestação de contas com arrecadação e previsão orçamentária;

- Fazer cotações, tomadas de preços e validar as contratações junto com o conselho; e,

- Usar a metodologia administrativa do compliance, “que nos dá condições de identificar eventuais falhas ou desvios no cumprimento das normas”.

ONDE ENXUGAR SEM COMPROMETER?

Na prática, Roger Prospero deixa exemplos dos resultados ou de medidas que tem adotado nos condomínios:

- Ronda a pé: Em um deles, acabou com a ronda motorizada, eliminando custos com combustível, manutenção da motocicleta e adicional periculosidade e tornando o trabalho mais eficiente;

- Atenção a reajustes indevidos: Ele tem rejeitado a aplicação do dissídio sobre o valor total da fatura nos contratos de terceirização. Para isso, ele solicita às empresas a “planilha aberta”. E justifica: “Devemos cobrir o dissídio sobre a folha de pagamentos e não sobre custos como uniforme, depreciação de equipamentos etc.” O síndico pondera, no entanto, que preza a saúde financeira dos prestadores de serviços. “Procuro preservar seu lucro operacional dentro dos patamares do mercado. Se estiver acima, vamos negociar para tirar gorduras”;

- Outras gorduras: O síndico busca racionalizar os consumos de água, energia e material de limpeza. Isso é o básico, afirma. Uma das primeiras medidas a serem adotadas nos condomínios é instalar temporizadores na iluminação e trocar as lâmpadas convencionais por LED, defende;

- Extrato bancário e balancete equiparados: O síndico descobriu um gasto mensal de R$ 6 mil somente com pagamento de multas e juros pelo atraso reiterado nas contas d’água quando assumiu um condomínio. Contas recebidas, contas pagas e lançadas, ressalta. Caso elas sejam atrasadas ou proteladas, começarão a gerar um custo extra relevante para o condomínio, além de inexistente na previsão orçamentária;

- Gestão dos fundos: Em um dos condomínios que administra, Roger cortou o Fundo de Obras pois o de Reserva estava com saldo três vezes superior à arrecadação mensal.

“Não podemos sair arrecadando sem finalidade”, justifica. É importante, segundo ele, que existam saldos suficientes para rescisões, 13º e todas as demais obrigações, mas um acompanhamento mensal rigoroso terá que evitar tanto a falta de dinheiro quanto eventual excesso de cobranças sobre o condômino.

“Eu sou legalista em todos os níveis. Não posso fugir das boas práticas de gestão. O condomínio não precisa ser superavitário, mas tem que andar no azul”, sintetiza Roger. E aqui, ele deixa outra dica valiosa de “boas práticas”: Nem sempre o menor preço é o que traz valor para o condomínio. “Para muitos serviços e obras, contratamos valor, o que implica capacidade técnica, experiência, formação de profissionais etc. O menor preço é escolhido para insumos, já na prestação de serviços, temos que ter valor.”


Matéria publicada na edição - 232 - março/2018 da Revista Direcional Condomínios

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