Orçamentos “sem pé nem cabeça”: Padronizando licitações

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Quando o síndico orça uma obra, ele costuma esbarrar em diferenças que chegam a até dez vezes entre o menor e o maior valor, além de escopos de serviços confusos ou incompletos, brechas para aditamentos, custos inconsistentes de mão de obra e materiais etc. Mas os gestores começam a mudar esse cenário e a organizar as licitações.

síndico Fabio Schmitt

O síndico Fabio Schmitt: “Nunca se deve partir do zero na hora de buscar um orçamento, é preciso haver um escopo técnico prévio do que precisa ser feito”

Levantar orçamentos para obras e serviços é uma das atividades mais trabalhosas na administração de um condomínio, situação que ganha uma carga extra quando o síndico tem em mãos uma demanda técnica pouco comum no mercado. Ao assumir como síndico orgânico a gestão do Condomínio Edifício Nouveaux Alto do Ipiranga, na zona Sudeste de São Paulo, Fabio Schmitt tinha como desafio fechar em vidro a lateral da sala da piscina aquecida. A construtora havia entregue o ambiente “integrado” à piscina externa, vulnerável ao vento, ao frio, gerando desconforto aos usuários.

O problema era que o envidraçamento, para uma extensão de 25 metros lineares, teria que ter suas bases afixadas na laje de cima, pois o piso no local é elevado, mesclado ao deck da piscina externa, ou seja, não dava condições de sustentação à nova estrutura. “Fizemos orçamentos com vários fornecedores, pela dificuldade de achar alguém que atendesse a essa condição técnica de executar uma base de sustentação a partir da laje superior”, afirma o síndico. Apenas duas empresas se habilitaram a atender a essa condição, uma das quais escolhida para a execução do projeto.

Segundo Fabio Schmitt, a experiência mostra que “nunca se deve partir do zero na hora de buscar um orçamento, é preciso haver um escopo técnico prévio do que precisa ser feito”. Essa é a regra no condomínio, completa o gestor, destacando que há engenheiros no conselho, “o que facilita muito na hora de orçarmos projetos grandes”. Por exemplo, no auge da crise hídrica, entre 2015 e 2016, o corpo diretivo orientou a contratação de análise geológica sobre a disponibilidade hídrica no lençol freático antes de instalar um poço artesiano no residencial. Síndico orgânico desde 2013 e profissional da área de TI, Fabio conta que os engenheiros ajudaram ainda no embasamento técnico para se fazer a cotação do poço e a execução dos serviços em 2016.

Porém, até que se chegasse a isso, o síndico promoveu um processo mais amplo de licitação e contratação, conforme resume a seguir:

A – Primeiro contratou a sondagem do solo;

B – Na sequência, visitou os prédios da região com poços para conhecer a experiência de cada um;

C – Organizou, então, um escopo prévio de valores, o que, juntamente com projeções de volume do futuro poço, possibilitou “levar esses cenários à assembleia de condôminos”. “Precisávamos ser claros e transparentes, mostrando que o poço artesiano seria um investimento de risco, a assembleia teria que decidir, o corpo diretivo não podia assumir isso sozinho”;

D – Com o aval da assembleia, foi realizada a licitação junto aos fornecedores, “já com uma base orçamentária aprovada pelos condôminos, mas prevendo ‘uma certa gordura’ para situações inesperadas.” “O valor aprovado pela assembleia serviu como teto do investimento”;

E – O escopo técnico organizado pelo corpo diretivo deu a base para as cotações, cujas propostas foram avaliadas pelo grupo;

F – A empresa previamente escolhida foi submetida a uma “sabatina” com o corpo diretivo. “Itens que estavam confusos na proposta foram esclarecidos e incluídos no contrato, para que estivéssemos mais seguros”, observa Fabio;

G – Por fim, a minuta do contrato foi analisada pela área jurídica da administradora, “que não mexeu na parte técnica”.

Segundo o gestor, o condomínio, de duas torres, área de lazer completa e 148 unidades, ficou satisfeito com o resultado da obra. “Empreendimentos de porte maior, como o nosso, já estão percebendo a necessidade de controlar seus processos, até porque os moradores pedem melhor qualidade dos prestadores de serviços”, arremata Fabio Schmitt, que trabalhou durante 25 anos no mercado corporativo e foi gerente de projetos. Atualmente ele faz consultoria (coaching) para síndicos, com o propósito de auxiliá-los na reorganização dos procedimentos de gestão.


Matéria publicada na edição - 247 - julho/2019 da Revista Direcional Condomínios

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