Novas fases do e-social “apertam” as rotinas administrativas

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O Governo Federal acaba de anunciar o fim do eSocial e sua substituição por sistemas mais simples de informações previdenciárias, trabalhistas e tributárias a partir de janeiro de 2020. De acordo com o secretário da Previdência e Trabalho, Rogério Marinho, as mudanças deverão ser incluídas na Medida Provisória de Liberdade Econômica, em tramitação na Câmara dos Deputados. A quantidade de informações a serem enviadas ao novo sistema cairá de 900 para 450, anunciou o secretário. Porém, o que está em vigor no momento é a prorrogação dos novos prazos do eSocial que valeriam a partir de julho de 2019. O fim do eSocial depende da aprovação e publicação da Medida Provisória. De acordo com o secretário, duas novas plataformas de dados deverão ser implantadas, uma para a Receita Federal e outra relativa ao trabalho e à previdência. Dados de segurança e saúde do trabalhador não precisarão ser informados, exceto acidentes de trabalho – mas é preciso aguardar a regulamentação e confirmação dos detalhes. Ou seja, até que as novas plataformas estejam regulamentadas, é prudente que administradoras e condomínios continuem seus processos de organização de informações, para não serem pegos de surpresa no detalhamento da proposta anunciada nesta terça-feira, dia 9/07/2019. E este texto abaixo deixa ainda dicas bastante válidas aos síndicos.

O Governo Federal acaba de prorrogar as novas etapas do eSocial, no entanto, o ideal é aproveitar o adiamento para corrigir as falhas que persistem e se preparar para o momento em que guias somente poderão ser pagas quando tudo estiver no sistema.

Síndico Nilton Savieto

Síndico Nilton Savieto, planejamento desde 2017: “O trabalho é grande e não estou vendo muita movimentação dos condomínios”

A rotina administrativa dos condomínios precisa ser ajustada no detalhe para que consigam efetivar sua integração ao eSocial. O sistema tem sido implantado gradualmente conforme o porte das empresas e organizações; os condomínios integram o Grupo 3 (ver destaque ao final da pág. ao lado).

O fechamento da folha de pagamentos dos integrantes do Grupo 3 junto ao sistema ficou para janeiro de 2020. Mas condomínios e administradoras já têm a obrigação, desde abril passado, de lançar dados dos trabalhadores e de seus vínculos na plataforma, caso dos atestados médicos. “Precisamos comunicar a data de emissão, período de afastamento, dados do médico e o CID”, afirma Christiany Jorge, gerente de pessoal de uma grande administradora estabelecida em São Paulo.

O fato é que o prazo administrativo das rotinas trabalhistas ficou curto. “Toda informação relativa a salários, encargos, férias, horas extras, rescisões, afastamentos etc. terá que estar configurada de acordo com os parâmetros do eSocial. A administradora precisará organizar neste padrão, conferir e enviar para o eSocial. Em poucos minutos receberá um retorno da plataforma sobre a ocorrência ou não de erros”, descreve a gerente. Sua empresa já está preparada para operar nessa sistemática, a qual entraria em vigor agora em julho e ficou para janeiro de 2020.

E na sequência deverá vir outra etapa em que sem estas informações o condomínio não conseguirá emitir as guias de recolhimento do FGTS, INSS, DARF etc. Antecipar o fechamento da folha de pagamentos para o dia 25 será o ideal, afirma a gerente, de forma que “tudo esteja conferido e redondo até dia 30”. Christiany explica que encontra às vezes a plataforma mais lenta conforme se aproxima o final do mês, portanto, para o último dia útil deve ficar o mínimo de pendência.

Isso demonstra a importância de que administradoras, síndicos e zeladores (ou gerentes prediais) estejam afinados para comunicar de imediato qualquer intercorrência no ambiente do trabalho, para evitar atrasos ou falhas, observa o advogado José Roberto Graiche Junior, presidente da Aabic (Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios de São Paulo).

Segundo ele, as administradoras se preparam desde 2017 para a nova realidade. “Adaptamos os procedimentos dos condomínios às planilhas do eSocial. A Aabic editou cartilha com sugestões de rotinas de trabalho, prazos, modelos de formulários etc. Dá mais trabalho, mas temos conseguido passar as etapas com êxito”, avalia. E se não atender a esses cronogramas e/ou deixar de prestar qualquer informação, o condomínio ficará sujeito a multas, lembra o presidente.

Quase dois anos de preparação

Para o síndico profissional Nilton Savieto, a integração ao eSocial tem ocorrido sem percalços nos condomínios onde pôde trabalhar com antecedência. “Estamos nos preparando desde o final de 2017”, afirma. “Tudo foi alterado gradualmente em termos de prazos e procedimentos, para entrar nos requisitos do eSocial. Conseguimos ter hoje a folha pré-montada até o dia 25, no máximo dia 26, para depois fazermos somente os ajustes.”

Mas em um condomínio que assumiu em fevereiro deste ano, com todos os funcionários próprios, Nilton precisou começar do zero para que em abril já estivesse com os dados dos trabalhadores na plataforma. “Tivemos que reorganizar tudo, do número de horas extras à cobertura de férias. Tudo precisou ser revisto e planejado. Na verdade, o trabalho é grande e não estou vendo muita movimentação dos condomínios nesta área. Eles terão um problema sério, porque as multas serão pesadíssimas”, observa.

O síndico conta que entre 2017 e 2018 promoveu treinamentos para zeladores e gerentes prediais, dos quais participou. “Isso é fundamental, porque qualquer coisa que aconteça no condomínio com o trabalhador, o envio tem que ser imediato para a administradora e, desta, para o sistema.” Nilton destaca que vem procurando se antecipar ao cronograma do eSocial e acompanhando a integração das empresas de terceirização de mão de obra com as quais mantêm contratos.

Impactos

A síndica Kelly Remonti começou a preparação do Condomínio Top Village em princípios de 2018. Naquele ano foi feita a atualização do cadastro com todas as informações dos funcionários, de seus dependentes, do descritivo de suas funções e responsabilidades. “Como tínhamos isso feito com antecedência, foi tranquilo alimentar o eSocial.” De acordo com a síndica, o sistema traz dois principais reflexos sobre a gestão do condomínio: Na comunicação com o funcionário, “que precisa ser direta para atualizar desde uma mudança de endereço até o estado civil e o nascimento de filhos”; e na relação com fornecedores. “Se algum condomínio ainda trabalhava com ‘recibo’ não vai mais conseguir. Tem que ser nota para conseguir fazer a retenção do INSS sobre serviços”, ilustra. “Trabalhar com condomínio atualmente é como trabalhar com uma empresa. Há um grande banco de dados que o Estado vem estruturando para cruzar informações e promover uma fiscalização informatizada”, compara Kelly, ao dimensionar o impacto do eSocial sobre a administração condominial.

Dúvida: será possível contratar empresas sem e-social?

“Na parte trabalhista, o condomínio não conseguirá contratar o que não estiver integrado ao eSocial, pois ele precisará das informações deste prestador de serviços para alimentá-las na plataforma. Caso contrário, uma eventual multa por falha na documentação ou prazo virá para o condomínio. Na verdade, o eSocial vai ajudar a expurgar muita gente que trabalha errado. As empresas terão que se adaptar, o que se fazia na informalidade não será mais possível. Já o trabalhador autônomo não precisará se enquadrar ao eSocial, mas declarar os recebimentos no seu Imposto de Renda, pois o condomínio precisará informar todo o pagamento feito. E o eSocial possibilita o cruzamento de dados.” (Advogado José Roberto Graiche Jr.)

Cronograma do e-social para condomínios (grupo 3*)

No final do mês de junho, a plataforma do eSocial do Governo Federal anunciou prorrogação de prazos para entrada em vigor das novas fases do programa. Confira.

1º momento – Realizado a partir de 10/01/2019: Cadastros do empregador e tabelas;

2º momento – Realizado a partir de 10/04/2019: Lançamento dos dados dos trabalhadores e vínculos com as empresas;

3º momento – Início em Janeiro de 2020 (Estava programado para julho deste ano): Envio da folha de pagamento;

4º momento – Seria em Outubro de 2019 (Nova data não havia sido informada até o fechamento desta edição): Substituição da GFIP para o recolhimento de contribuições previdenciárias e para o recolhimento do FGTS;

5º momento – Ficou para 2021 (O início estava previsto para Julho de 2020): Envio dos dados de segurança e saúde do trabalhador.

*O cronograma do Grupo 3 recai sobre empresas do Simples nacional, empregadores Pessoa Física (PF), Produtores Rurais PF, MEI, sindicatos, condomínios, associações e entidades sem fins lucrativos. Fonte: http:// portal.esocial.gov.br.

Matéria publicada na edição - 247 - julho/2019 da Revista Direcional Condomínios

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