Balanço da experiência com portaria virtual em condomínio de SP

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Em entrevista à revista Direcional Condomínios, o síndico orgânico Pedro Nagahama faz uma avaliação dos pouco mais de dois anos de implantação da portaria virtual (ou remota) em prédio residencial localizado na região do Tatuapé, na zona Leste de São Paulo.

Com torre única e construído no início dos anos 90, o edifício possui onze andares e 22 unidades. Seus moradores decidiram pela solução como forma de enxugar custos com funcionários, além de buscar um novo modelo de segurança. Nesse sistema, o atendimento na portaria é feito por uma equipe baseada em uma central externa ao condomínio, através da internet e da visualização do prédio por câmeras.

Por que a portaria virtual/remota?

"O sistema foi implantado em julho de 2017, logo no início de minha gestão como síndico. Foi o meu primeiro grande projeto aqui, porque chegou para as minhas mãos um problema financeiro, de 70% a 80% da arrecadação ia para o pagamento de funcionários e era complicado até investir na manutenção. Desde então, não tivemos mais nenhum aumento na taxa de rateio e começamos a investir em melhorias. Ficaram dois funcionários, um gerente predial, que não mora, ele faz serviços de zeladoria, recebe encomendas etc. Tem ainda a faxineira. Quatro porteiros foram dispensados."

Impacto imediato da mudança

"Nesse período de pouco mais de dois anos, tivemos experiências boas e ruins. Por isso é preciso ter uma empresa robusta e que traga uma solução eficaz. A parte boa é que houve redução de custos. Mas o principal benefício foi o aumento da segurança, não só em termos de percepção das pessoas, mas algo sentido efetivamente. Dúvidas e eventual insegurança foram eliminadas três meses depois da implantação. Nesse primeiro trimestre já foi unânime essa constatação entre os moradores. A parte ruim é que passamos por situação de entrega feita à noite, naquele momento isso gerou uma insegurança se realmente era uma entrega ou tentativa de invasão, mas o atendente da portaria virtual acompanhou tudo, deu segurança à moradora, que desceu para retirar a mercadoria, era algo que o filho havia comprado. E tivemos um problema inicial com o sinal da internet."

Adaptações & Resultados consolidados

"As pessoas mudam o comportamento quando não há porteiro físico. Quando tem porteiro, elas dizem que a responsabilidade é deste funcionário. Em nosso caso, as pessoas entenderam que não se pode deixar um 'carona' entrar junto com o morador. Elas possam a ser responsáveis pela própria segurança, elas não terceirizam para o porteiro."

"As pessoas se sentem invariavelmente mais seguras do que com o porteiro físico, que em geral apresentava falhas de procedimento. Criamos um guia de procedimentos para todos os moradores, definimos um padrão de conduta para as pessoas no momento de implantação da portaria remota, porque percebemos que a autonomia era nossa, que caberia a nós estabelecermos esse padrão. Cada condomínio tem o seu formato, o nosso foi esse e deu certo. É claro que fomos ajustando algumas situações. Por exemplo, a garagem possibilita entrar simultaneamente dois carros, o que às vezes impedia a visualização da placa do segundo veículo. Mudamos a regra: É permitido entrar um carro na sequência do outro, desde que o que estiver atrás acione o 2º portão da eclusa, de forma que a portaria remota consiga reconhecê-lo. Não queríamos deixar ninguém lá fora aguardando o abre e fecha de ambos os portões da eclusa.

Outra adaptação foi feita para o pedestre, passamos a permitir que o visitante aguarde na clausura até que a sua identificação seja completada. Isso evita riscos ao visitante por não o deixar exposto do lado de fora. São procedimentos que adotamos e que as pessoas entenderam que deveriam ser seguidos, que deve existir essa colaboração para que a portaria remota funcione corretamente. As pessoas mudam o comportamento quando não há porteiro físico. Quando tem porteiro, elas dizem que a responsabilidade é deste funcionário. Em nosso caso, as pessoas entenderam que não se pode deixar um 'carona' entrar junto com o morador. Elas possam a ser responsáveis pela própria segurança, elas não terceirizam para o porteiro."

O que falta aprimorar?

"Dependemos muito da internet, temos dois links, um deles dedicado. Inicialmente, este era via satélite, não deu certo, houve várias quedas. Agora o substituímos pela tecnologia de fibra, também dedicado, e temos um 'plano B', outro link contratado, mas compartilhado. Você contrata uma banda mais exclusiva e confiável, não há oscilações por conta de tráfego. É um preço mais elevado, mas quem paga é a empresa que contratei. E espero que ela continue entendendo às nossas demandas.

Essa é a parte que precisa ser melhorada das empresas de prestação de serviços - o link é extremamente necessário para o funcionamento da portaria. Se não tiver internet, para os moradores, é indiferente, com chaveiro e controle, eles conseguem entrar e sair. Pois, para uma boa portaria, os moradores não devem depender de terceiros para entrar nem sair. Mas para o visitante, se caírem os sinais de internet, não haverá comunicação.

É preciso ainda garantir que alguns equipamentos essenciais tenham redundância. Por exemplo, em nosso prédio queimou a fonte do interfone em um final de semana. Eu fiquei duas horas na portaria até que o problema físico fosse solucionado. A empresa mandou um porteiro até que se consertasse o equipamento. Pois temos essa previsão em contrato – desta forma, é preciso que se mantenha uma portaria física dotada de central de interfone.

De qualquer maneira, pensando em lições aprendidas, avalio que o nosso sistema está acima da média. Sei que parte da infraestrutura é do condomínio, existem redundâncias que precisam ser previstas, como a da fonte do interfone. Para implantar a portaria virtual, tivemos que atualizar infraestrutura instalada, substituir as câmeras analógicas pelas digitais, são 22 e queremos ampliar. Devemos também fazer um upgrade no sistema de alarme de incêndio, com detectores de fumaça nos halls.

Por fim, pretendemos trazer armário inteligente para encomendas e correspondências, a solução foi homologada pelos Correios, aguardamos somente uma solução para os casos que precisam de assinatura. O armário inteligente atende a 90% dos casos.

Com o prédio superavitário, implantamos aquecimento na piscina, uma academia e criamos uma horta comunitária; começarmos no mês de setembro de 2019 a pintura do prédio; e aplicaremos epóxi no piso da garagem, tudo sem fazer rateio extra."


Matéria complementar da edição - 250 - outubro/2019 da Revista Direcional Condomínios

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