A tecnologia nos condomínios e a mudança do perfil das administradoras

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O mercado das administradoras viveu forte mudança nos últimos anos, face aos investimentos inevitáveis em softwares de gestão (para a prestação de contas, pagamentos, recebimentos, eSocial etc.) e na integração com o operacional de cada condomínio (cadastros, locação de espaços, comunicados e “livros” de ocorrência, entre outros).

Recentemente, surgiram administradoras que já operam predominantemente com o processamento de dados via internet. De qualquer maneira, todas elas possuem um roteiro mínimo de atividades a cumprir com os clientes, afirma o diretor de Condomínio Omar Anauate, da Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios de São Paulo (Aabic), em entrevista a seguir à revista Direcional Condomínios.

Omar Anauate

Omar Anauate, diretor de Condomínio da Aabic

- Funções básicas da administradora (“convencional” ou virtual)

“Essas atribuições podem ser divididas em três grandes núcleos: 1) Gestão de pessoal (do recrutamento, seleção e treinamento até avaliação, processamento de folha, escalas de folga, de férias, encargos, NRs, PPCMSO, PPRA etc.); 2) Gestão financeira (contas a pagar, recolhimento e retenção de tributos relacionados a esses pagamentos, emissão de boletos, cobrança da inadimplência, prestação de contas, entre outros); 3) Gestão de relacionamento com os condôminos (orientação e suporte diário ao síndico, campanhas e comunicados internos, pesquisas de prioridade, acompanhamento das ocorrências, envio de advertências e aplicação de multas). Afora isso, existe a gestão de cadastro, acompanhamento para atualização do Regulamento Interno, orientação jurídica, notificação de fornecedores, realização de orçamentos para serviços e obras, interlocução com órgãos e concessionárias de serviços públicos, gestão das obras nas unidades, cotação e compra de materiais etc. Destaco ainda o controle de vencimentos da manutenção periódica e obrigatória, como o da limpeza da caixa d’água, da recarga de extintores, da renovação de seguro e do AVCB. Por fim, damos suporte à realização das assembleias ordinárias e extraordinárias, inclusive no planejamento da pauta.”

- O que já ocorre de forma digital, via internet?

“A tecnologia ajudou muito no relacionamento com os condôminos, parte já foi automatizada. Eles têm acesso à informação via portal ou aplicativo, como o balancete do mês, circulares, convenção, regulamentos, emissão da 2ª via do boleto, certidão negativa de débitos, propostas de acordos de inadimplência. A maioria dos condomínios tem a pasta mensal de prestação de contas digitalizada, com as respectivas notas, de livre acesso ao conselho e ao condômino. Existe ainda a reserva de área comum (relevante nos condomínios maiores); o controle de acesso in loco digitalizado, com a biometria, leitura facial, sistema de câmeras com visualização das imagens pela internet. Estamos, por outro lado, avançando na automatização de outras funções, como na administração dos recursos humanos do prédio via comunicação digital, nos pagamentos e digitalização de outros papéis. Sem dúvida, um dos grandes avanços foi a digitalização das pastas mensais, que agiliza os processos, os torna transparentes, sem risco de perdas, demoras, extravios. Os conselheiros podem acompanhar e fazer sua análise no ambiente virtual. Antigamente, uma pasta mensal chegava a demorar seis meses para receber vistas de todo o conselho. Hoje, esse processo pode ocorrer em uma semana."

- O que falta avançar?

“Temos o desafio de que os condôminos usem mais a plataforma digital, quando isso ocorrer, as coisas se resolverão mais fácil e rapidamente. Eliminaremos inúmeras etapas. A pessoa poderá buscar a informação quando e na hora que quiser, a informação estará lá. E tem o IOT (Internet das Coisas), que poderá tornar as instalações do prédio mais inteligentes, com o acesso online à operação, desempenho e consumo desses equipamentos.”

Há limite para a “transparência” quando se trata dos inadimplentes?

saco de dívidas

A tecnologia da informação traz infinitas possibilidades de cruzamento de dados e produção de cenários analíticos. Em relação à prestação de contas do condomínio, um dos tópicos mais caros e delicados está na lista dos inadimplentes. Ao mesmo tempo em que serviços online permitem ao síndico acompanhar em tempo real os pagamentos quitados ou em aberto, alguns deles podem cair no erro e risco de tornar essa informação pública para o conjunto dos condôminos, avalia o advogado Cristiano De Souza Oliveira. “Isso geraria uma total insegurança ao condomínio. Ao se expor o dia a dia da quitação do rateio condominial, a transparência cede lugar ao constrangimento.” Além disso, segundo o advogado, “forçar o condômino ou expor a sua pessoa atinge o seu direito de quitar, nos termos da lei e das normas internas, pois quitar à vista, fora do prazo, com os acréscimos previstos, também pode ser visto como um direito do devedor. Já o parcelamento trata-se de uma concessão do condomínio”. Portanto, é preciso que o síndico, juntamente com a administradora e o corpo diretivo, saibam reter a identificação dos devedores nos âmbitos adequados.


Matéria publicada na edição - 250 - outubro/2019 da Revista Direcional Condomínios

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