Os benefícios do compliance para uma gestão transparente no condomínio

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Metodologia oriunda de organizações públicas e privadas, o compliance pode ajudar os síndicos a implantarem critérios éticos de contratação dos prestadores de serviços.

Síndico Sérgio Fernandes

Síndico Sérgio Fernandes: Homologação de fornecedores e conferência de produtos comprados pelo condomínio

O benefício prático do compliance no condomínio pode ser sentido através de um caixa robusto e da manutenção em dia de suas instalações, mas outro efeito significativo está na relação de confiança que o gestor conquista junto dos moradores e funcionários. Esta é a avaliação que o síndico Sérgio Fernandes, executivo aposentado da área de logística, faz de sua gestão como orgânico no Condomínio Parc Vivre, na Vila Prudente, em São Paulo. Com torre única e 136 unidades, o residencial é administrado há oito anos por Sérgio dentro das regras do compliance. Sérgio atua hoje como síndico profissional em outros cinco empreendimentos.

“O que sempre me preocupou é que surgem diariamente oportunidades para o síndico fazer coisa errada. Incomoda ver as pessoas oferecerem recursos para você fechar negócio. O compliance é uma ferramenta que pode, justamente, nos blindar contra esse tipo de contaminação, nos ajudar a mostrar que é possível fazer um trabalho honesto e transparente”, explica.

De acordo com o síndico, as diretrizes do compliance ajudam a:

1 – Reforçar no síndico as suas responsabilidades legais em cada ato, em cada escolha;

2 – Tomar decisões sempre compartilhadas com o conselho. Por exemplo, este precisa ser informado sobre o porquê de se fazer uma troca de motor de um portão em lugar do reparo;

3 – Exigir de cada conselheiro a verificação e assinatura mensal das pastas de prestação de contas;

4 – Acompanhar cada pagamento feito pela administradora, de preferência com a participação de duas pessoas (do síndico e/ou de um conselheiro);

5 – Implantar processos para concorrência e análise dos fornecedores.

“O síndico não tem o direito de errar aqui, portanto, precisa sempre conhecer outros condomínios atendidos pelo fornecedor e, dependendo da complexidade da obra, visitar o prédio, conversar com o seu colega etc.” O ideal, observa Sérgio, é que o acompanhamento do prestador de serviços seja compartilhado com o conselho e com alguns condôminos.

“Implantei esse procedimento desde o início. Assumi o condomínio em uma situação muito precária, tínhamos o AVCB vencido, problema de para-raios, de fluxo de caixa, conta d’água muito elevada, estávamos precisando de empréstimo bancário para pagar as despesas. O corpo diretivo começou a se reunir, revisou todos os contratos e contas, promoveu assembleias com os condôminos, reajustou a taxa de rateio, fechou parceria com empresas que achávamos justas no preço e honestas no serviço. Conseguimos salvar o condomínio. Temos hoje um caixa seis vezes superior às despesas ordinárias mensais”, resume o síndico. Entre as pendências resolvidas, está a regularização e posterior renovação do AVCB.

Nas compras, hoje sob responsabilidade do subsíndico, são feitas conferências pontuais. “Como venho de uma empresa que tinha muitos processos, é comum homologarmos fornecedores e fazermos a conferência por amostragem, como conferir a quantidade de sacos de lixo no pacote fechado. Pegamos várias não conformidades”, diz.

“Norte para a gestão do síndico”

A síndica profissional Tania Goldkorn também adota regras de compliance nos processos de compras, contratação de obras, homologação de fornecedores e gestão de funcionários. Consultora na área, Tania lembra que a metodologia possibilita ainda organizar a documentação e o fluxo de obras. “O compliance dá um norte à gestão dos síndicos e deixa para o futuro uma solução de continuidade. Ou seja, independentemente de quem venha a assumir como síndico, estará tudo lá, cada detalhe de uma obra realizada, como projetos, ART e/ou RRT, ata de aprovação em assembleia, orçamentos, prazos de garantia, fotos das diferentes fases da execução, termo de conclusão, notas fiscais etc. É um dossiê. O compliance é isso, ele traz transparência”, resume Tania.

Bases do compliance

A norma ABNT NBR ISO 19.600/2016 traz orientações de implantação, manutenção e melhorias do processo de compliance nas organizações. Já a ABNT NBR ISO 37.001/2017 oferece diretrizes de certificação em práticas antissuborno. Ambos os dispositivos garantem a gestão transparente e ética, pontua a Profa. Rosely Schwartz. “No Brasil, a partir da Lei Anticorrupção 12.846/2013, cujos enfoques principais são a responsabilidade administrativa e o programa de integridade (compliance), as empresas começaram a entender a importância e a premência da adesão a esses princípios”. Também os condomínios devem criar programas específicos, pois “este mercado está cada vez mais exigente, dinâmico e complexo, demandando maior capacitação dos gestores, sobretudo do síndico profissional”, defende.

Para entender o compliance na prática condominial

advogado e administrador Claudio Caivano

O advogado e administrador Claudio Caivano (foto ao lado), pós- -graduado em Direito Tributário e Processual Tributário e especialista em Direito Condominial (todos pela EPD – Escola Paulista de Direito), apresenta nesta página uma síntese dos artigos que disponibiliza no site da Direcional Condomínios sobre “compliance condominial”. Claudio é certificado em Compliance Avançado pela Thomson Reuters.

- ORIGEM

O termo compliance tem origem no verbo inglês “to comply”, que significa, entre outros, estar em conformidade. É uma metodologia de gestão que fornece parâmetros para o planejamento das compras, habilitação dos fornecedores, guarda de documentos e formação da memória técnica do condomínio, entre outras aplicações. O compliance garante a transparência e a legalidade da gestão do condomínio e das empresas de forma geral.

- BENEFÍCIO DO COMPLIANCE

A metodologia evita a corrupção, o suborno, a má conduta. No condomínio, ela impacta nas relações com prestadores de serviços, os funcionários e, sobretudo, com o empenho da receita da taxa de rateio na operação, benfeitorias e manutenção das edificações. A expressão- -chave do compliance, portanto, é a de haver conformidade dos atos e decisões do condomínio com o interesse coletivo.

Além disso, o compliance possibilita ao síndico mapear potenciais riscos nos contratos com a administradora e os prestadores de serviços. Por exemplo, são regras de compliance adotar processos de concorrência para serviços, obras ou aquisição de produtos; fazer uma análise detalhada das empresas, considerando, no caso de obras, qualificações necessárias das equipes, contratação de seguro, certidões negativas com o Fisco etc.; além de comprovar a sua reputação junto a outros clientes, sua experiência e capacidade para assumir o contrato.

Em comparação, enquanto uma auditoria procura detectar eventuais irregularidades no pagamento de contas e tributos, o compliance indica não conformidades na cultura da gestão do condomínio e reposiciona essas posturas com um elenco de normas a serem seguidas.

- “COMPLIANCE CONDOMINIAL”

Portanto, no contexto do condomínio, com suas especificidades, o “compliance condominial” possibilitará a completa transparência e efetiva legalidade das ações do síndico. O ideal é que este contrate uma empresa com expertise na área para introduzir no condomínio as normas, regras, políticas e controles que irão proteger o patrimônio da coletividade. O sistema poderá, eventualmente, ser mantido e acompanhado pela administradora, mas nunca implantado por esta, pois ela faz parte da chamada yellow flag [bandeira amarela] da análise de risco do compliance.

Leia também:

- Compliance & Gestão de Contratos: Desconfiança ou proteção aos atos do síndico?
Por Claudio Caivano (Advogado e administrador, certificado em Compliance Avançado pela Thomson Reuters)  
- Qual a importância da implantação do compliance no condomínio?
Por Claudio Caivano (Advogado e administrador, certificado em Compliance Avançado pela Thomson Reuters)

Matéria publicada na edição - 256 - maio/2020 da Revista Direcional Condomínios

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