Contratos com fornecedores: engenheiro orienta síndicos sobre mão de obra e gestão dos serviços

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Com ampla experiência em construção e reforma das edificações, o engenheiro civil Roberto Boscarriol Jr., colaborador da Direcional Condomínios, desenvolveu uma espécie de guia aos síndicos sobre como empregar mão de obra e realizar a gestão dos contratos. Confira:

I Mão de obra: equipe própria ou terceirizada?

O engenheiro Roberto Boscarriol Jr. observa que, “hoje, mais do que nunca, é necessário economizar, mas devemos evitar as aquisições ‘mais baratas’”. Ou seja, evitar a armadilha de contratar “pseudo-profissionais” e aquele tipo de conserto que ele define como “provisório-definitivo”.
“Após um levantamento preciso do problema de reparo ou manutenção, e de um bom detalhamento das intervenções, chega-se a uma estimativa de gasto. Mas aí vem uma pergunta muito recorrente entre os síndicos”, observa o especialista: “Devo fazer com pessoal próprio ou terceirizar a manutenção?”.

Parâmetros para definição da mão de obra

Roberto lembra que “dificilmente uma empresa dispõe de pessoal para todos os serviços, especialmente um edifício”. Nesse sentido, para que os síndicos tomem algumas decisões sobre quem e como contratar profissionais para os serviços e obras necessários, é preciso repassar antes (e responder) às seguintes perguntas:

  1. Foram levantados todos os problemas?
  2. Quais os custos dos mesmos?
  3. Vamos investir em almoxarifado e oficina?
  4. A pessoa que avaliará e fiscalizará os serviços tem condições profissionais para tanto?
  5. No caso de terceiros, foi feito um processo de avaliação das empresas?
  6. O fornecedor tem condições de propor uma concorrência do produto ou serviço, com croqui, memorial e as condições necessárias para uma proposta que atenda aos requisitos da manutenção?
  7. Quais suas responsabilidades?
  8. O que está englobado e de quem serão as tarefas de: liberar os serviços (pagamentos)? Acompanhar os prazos? Observar as implicações legais e fiscais, além da segurança física dos funcionários e terceiros?

 

Isso dá uma amostra, segundo o engenheiro, de como “o trabalho, se levado a sério, é bastante complexo e necessita, no mínimo, de atenção na sua implantação”. O síndico não pode, ressalta Roberto Boscarriol, contratar “um quebra-galho, o que geraria mais custos, desperdícios, retrabalho e lixo desnecessário, além do custo indireto (de quem olha sob a ótica da manutenção)”.  

Parâmetros para contratação de uma terceirizada
Caso opte pela terceirização, esta “deve ser encarada com profissionalismo, pois, se não bem resolvida, ela poderá contribuir para o aumento dos custos e problemas”.
Desta maneira, Roberto Boscarriol Jr. recomenda aos síndicos observarem os seguintes aspectos na hora de contratar o prestador:

  1. Ficha cadastral dos proponentes com seu perfil e capacidade técnica comprovada para os serviços propostos (nem empresas muito maiores nem muito menores que a necessidade);
  2. O critério de aprovação do vencedor nunca deverá ser o de menor preço somente;
  3. Assinar o contrato formalizado; evitar iniciar os trabalhos somente com a proposta feita pela empresa;
  4. Acompanhar os serviços para verificar se as cláusulas do contrato estão sendo observadas, dirimir dúvidas, resolver interferências humanas e físicas e receber os serviços ao seu término. Realizar pagamento por medições e na conclusão dos trabalhos;
  5. Se a aquisição de material ficar em nome do condomínio, só aceitar por compra feita diretamente pelo condomínio.

II Modelo de contrato

A execução de um contrato deve ser sempre acompanhada por profissionais especializados em três áreas, defende o engenheiro Roberto Boscarriol Jr.: a técnica, jurídica e financeira.
“Um advogado faz um contrato muito bem feito em termos de cláusulas, mas ele precisa de parâmetros para as especificações técnicas. Existem ainda problemas de segurança relacionados aos serviços, tanto para o trabalhador quanto o condômino e o transeunte. Devem ser cumpridas normas do Ministério do Trabalho, da Prefeitura etc.  O síndico não tem condições de absorver tudo isso, ele precisa que os três perfis de profissionais estejam envolvidos”, resume o engenheiro.

Modelo de contrato: itens propostos


Itens do contrato

Profissionais
envolvidos

 

Qualificação da empresa: nome, endereço, CNPJ

 

 

Jurídico

 

Objetivos do contrato: definição das finalidades e
Relação dos trabalhos.

 

Técnico

 

Identificação dos responsáveis: nomes e cargos dos
responsáveis pelos serviços que assinam o contrato

 

Jurídico

 

Serviços (descrição):

- Divisão dos trabalhos (etapas) e prazos (por etapa e finalização)

- Planilha de trabalhos/conclusão e listagem das
providências correlatas

- Procedimentos em caso de correções: quem
chamar (pessoa, setor, departamento), meio de
comunicação (telefone, e-Mail etc.), prazo de
atendimento (mínimo e máximo), penalidades pelo
não atendimento (descrever)

 

 

Técnico / Financeiro

Técnico

 

Técnico / Jurídico

 

Obrigações da contratada:

- Responsabilidades: técnica, civil/criminal (NBR-18),
financeira

- Documentação: contábeis e legais

- Fornecimento: materiais, ferramentas/equipamentos

- Fornecimento de resultados e dados técnicos, equipes
de serviço

 

 

Técnico / Jurídico / Financeiro

Jurídico

Técnico / Financeiro

Técnico

 

Obrigações da contratante:

- Fornecimento (se for o caso) de serventes, ferramentas, equipamentos, transporte interno externo, canteiro de obras, depósito, vestiários, vigia, força e água etc.

- Responsabilidades financeiras

- Responsabilidades civis

 

 

Técnico / Financeiro

 

 

Financeiro

Jurídico

 

Custos do contrato:

- Valor do contrato, etapas do contrato (sistema), serviços extras (quais, cobranças e aprovação)

- Caução (retenção e liberação), reajustes (índice e prazo)

- Medições: critérios e prazos.

- Multas: cobranças e causas

 

 

Técnico / Jurídico /
Financeiro

Técnico

Técnico / / Financeiro

Jurídico

 

Fiscalização:

- Responsáveis, documentação, critérios e normas

- Paralisação dos serviços: caracterização, prazo e motivo

 

 

Técnico

Técnico / Jurídico

 

Foro-Indicação do mesmo em caso de demanda judicial

 

Jurídico

 

Disposições Gerais: assuntos específicos do contrato, datas (multas, prazos e reajustes)

 

Técnico / Jurídico / Financeiro

Fonte: Eng. Roberto Boscarriol Jr.

São Paulo, 4 de abril de 2014.