Contratos com fornecedores: saiba como gerir prazos, garantias e rescisões

Escrito por 

Serviços pagos e deixados pela metade, atrasos, uso de material diferente do contratado, problemas com a mão de obra, falta de garantias e dificuldades na rescisão: aborrecimentos como esses podem ser evitados através de contratos que detalhem cronograma de execução, materiais e pagamentos.

Pioneira no Brasil em estudos na área e na formação de síndicos, a administradora e contabilista Rosely Benevides de Oliveira Schwartz tem experimentado em seu próprio condomínio a gestão diária dos contratos com os fornecedores.

Subsíndica do residencial Santana Top Life, localizado na região Norte de São Paulo, ela atua também como coordenadora da Comissão de Obras e cuida das reformas aprovadas no empreendimento nos últimos anos, como dos elevadores, da impermeabilização e das instalações elétrica e hidráulica.

“Uma medida muito importante que adotamos foi contratar antes um profissional independente para desenvolver o escopo técnico de cada intervenção”, relata a professora, autora do livro “Revolucionando o Condomínio” (Editora Saraiva, 14ª edição). Segundo Rosely, o detalhamento dos serviços e materiais permite ao síndico introduzir nos contratos um mecanismo que ela considera fundamental para a garantia dos trabalhos: a liberação gradual dos pagamentos, condicionada às etapas de execução da obra.

Além disso, o escopo técnico facilita na hora de comparar os orçamentos. “É um projeto executivo que relaciona os diferentes momentos da obra, os materiais que serão empregados, o tipo de tratamento a ser adotado nas áreas com ferrugem, a especificação técnica de produtos, como os elétricos, etc.” Assim, quando o síndico ou gestor predial tiver que cotar os serviços com os fornecedores, poderá contar com uma base única para confrontar e nivelar os valores.

Ou seja, o projeto executivo acaba servindo como principal balizador das cláusulas do contrato. Mas não só. Fazer constar a necessidade de o prestador atender às normas técnicas também ajuda o condomínio “a ter garantia do que foi oferecido”. E a contratação de um profissional independente para realizar a gestão das obras representa um apoio substantivo aos síndicos, comenta Rosely.

Finalmente, a professora diz que os dispositivos relativos às sanções e/ou rescisões devem estar claramente expressos no negócio. Em caso de contratos de manutenção permanente (como bombas e geradores), o ideal é que fique acordado um prazo de não mais que um mês para a rescisão, pagando-se ao fornecedor até o último dia dos trabalhos realizados, mas sem cobrança de multas. Quanto aos contratos pontuais, “as condições de rescisão devem incluir o pagamento do serviço realizado e estabelecer um prazo de aviso prévio”.

IMPOSTOS E MÃO DE OBRA

Rosely Schwartz lembra que os condomínios são solidários (corresponsáveis) durante a execução dos serviços, tanto sobre as normas de segurança do trabalho, quanto na contratação de seguro da mão de obra, no pagamento de salários e recolhimento de taxas e impostos. A NR 18 (Norma Regulamentadora do Ministério do Trabalho) estabelece, por exemplo, condições para serviços em telhados e coberturas, em instalações elétricas e estruturas de concreto, entre outros, e trata do uso de EPIs (Equipamentos de Proteção Individual). A NR 35, por sua vez, normatiza especificamente o trabalho em altura.

Quanto aos tributos, Rosely destaca que algumas modalidades de serviços, cujos valores superem R$ 5 mil, exigem que o condomínio recolha a Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL), o PIS e a Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS). É preciso pagar também 11% de INSS sobre o valor da mão de obra, além do ISS, “dependendo da atividade”. Todo esse montante é descontado da Nota Fiscal emitida pelo fornecedor.

Mas atenção: nos contratos com prestadores sediados fora da cidade de São Paulo ou com profissionais autônomos, “se a atividade exigir pagamento de ISS, o condomínio terá que emitir a Nota Fiscal do Tomador de Serviços e recolher o imposto”. E nos contratos com MEIs (nas áreas de hidráulica, elétrica, pintura, alvenaria e carpintaria), o condomínio deverá recolher 20% de INSS.

“GERENCIAMENTO PÓS-ASSINATURA”

Profissional da área financeira, a síndica Kelly Remonti, do Condomínio Top Village, tem introduzido muitas ferramentas da moderna gestão empresarial no empreendimento. Uma delas é o chamado “gerenciamento pós-assinatura”. “Principalmente nos contratos de manutenção, damos muita atenção ao momento da negociação para fechar preço, condição e prazo. Mas tão importante quanto isso é fazer o gerenciamento pós-assinatura, momento em que o contrato fica meio esquecido no tocante à qualidade da manutenção e à quantidade de horas, entre outros.”

Kelly Remonti diz que a falta de um monitoramento contínuo pode gerar muitos contratempos na relação com os fornecedores. “No contrato de manutenção existem cláusulas padrões em relação a preços, multas, rescisões, mas algumas necessidades somente são percebidas com a prática, porque cada condomínio tem sua particularidade. Então, cada um precisa fazer a gestão dos serviços para depois, numa renovação, adequar o contrato à sua realidade.”

Outra sugestão da síndica é dar bastante atenção ao cronograma. O Top Village está modernizando seus seis elevadores, através de contratos que estabeleceram 40 dias para a modernização de cada veículo, além do prazo final da obra. E para não correr riscos de atraso, a administração local reservou uma sala para guardar as peças que serão instaladas nos elevadores.

Para facilitar a vida do síndico, Kelly Remonti propõe adotar uma planilha de acompanhamento diário dos trabalhos. Recomenda ainda acionar os condôminos, para que deem feedback sobre o novo funcionamento dos sistemas (no caso, indicando se, depois de concluída a modernização, um dado elevador apresenta ruído ou desnível no andar); e que seja reunida documentação sobre toda intervenção feita (e se o serviço foi aceito ou não). “Tudo isso para ter uma relação mais tranquila com a obra ou serviço”, arremata Kelly.

NORMA TRAZ ORIENTAÇÕES VALIOSAS

A NBR 5674/2012, norma da ABNT de gestão da manutenção, oferece parâmetros para orçar e contratar serviço ou obra.

Por exemplo, na hora de levantar os ORÇAMENTOS, a norma orienta que as propostas dos fornecedores apresentem escopo dos serviços ou objeto; descrição de cada atividade, com os respectivos prazos; especificações técnicas de execução e de manutenção futura; condições comerciais, valor, forma de pagamento e validade da proposta; responsabilidades legais e obrigações de cada parte; a indicação do responsável técnico pela atividade e previsão de seguro, quando aplicáveis; além de garantias e condições de exclusões.

E na hora de estabelecer as BASES DO CONTRATO, o síndico deve exigir, entre outros, proposta técnica; experiência comprovada; referência de outros clientes; habilitação jurídica; regularidade fiscal; idoneidade e capacidade financeira (ponderadas em relação ao porte do serviço a ser contratado); prazo para execução; preço; condições de pagamento e cronograma físico-financeiro.

Importante: é fundamental também cuidar da segurança da obra, serviço e edificação, e da documentação de todo processo.

Matéria publicada na edição - 189 de abr/2014 da Revista Direcional Condomínios