Como evitar falhas de convocação e finalização nas assembleias condominiais?

Escrito por 

A síndica Maria Ilani Marques Viana, há dez anos cuidando do Bloco 8 do Conjunto Residencial do IV Centenário, na zona Sul de São Paulo, costuma adotar os procedimentos corretos no momento de convocar as assembleias ordinárias e extraordinárias junto aos condôminos. Com prazo mínimo de 20 dias, o edital de convocação é entregue pessoalmente a cada morador, no formato impresso e contendo as pautas da assembleia, registrando-se o protocolo de seu recebimento.

Maria Ilani toma os cuidados possíveis para evitar que um condômino não venha alegar, posteriormente, desconhecimento da realização da assembleia. Pois, conforme explica o advogado e consultor condominial Cristiano De Souza Oliveira, "a assembleia não poderá deliberar se todos os condôminos não forem convocados". Se deixar de convocar um único condômino, o síndico poderá colocar em risco a validade das decisões tomadas na reunião.

Mas o que Maria Ilani desconhecia é a necessidade de finalizar a assembleia comunicando suas deliberações também no formato de edital. Apenas a ata costuma ser enviada pela síndica, mas de acordo com o advogado Cristiano, a Lei de Condomínios (de nº 4.591/1964) determina que as decisões sejam comunicadas aos condôminos em até oito dias após a realização da assembleia. "Muitas pessoas confundem isso com as atas, mas são coisas distintas. As atas podem ser redigidas com mais tempo. E a assembleia somente se finaliza quando se divulgam as deliberações."

O Código Civil prevê a realização de assembleia ordinária anual para a prestação de contas, eleição do síndico e alteração do Regimento Interno (Artigo 1.350). Caso o síndico não a convoque, isso poderá ser feito por um quarto dos condôminos ou mesmo por decisão judicial. Já o encaminhamento de assuntos que exigem quórum específico, como a alteração de fachada, a realização de determinadas obras e mudanças na Convenção, entre outros, deve ocorrer no âmbito das assembleias extraordinárias, as quais também poderão ser convocadas pelo síndico ou um quarto dos condôminos.

Nesse processo, Cristiano De Souza reforça a necessidade de comprovação do recebimento da convocação por cada proprietário. Segundo ele, o mais indicado é que o condômino a retire e assine o protocolo. Mesmo as assembleias digitais precisam se certificar de que a convocação tenha sido recebida pelo destinatário, diz. Em parte dos 56 condomínios administrados pelo advogado Wilmar Alves Lima em Araraquara, interior de São Paulo, as convocações são duplicadas. Doze desses condomínios realizam a assembleia mista, que concilia o digital com o presencial. Lá os condôminos recebem o edital de duas maneiras: via email e impressa (entrega pessoal com protocolo para quem mora no condomínio ou mala direta para proprietários não residentes, com Aviso de Recebimento).

A participação do condômino, com sugestões e definição do voto, pode ocorrer tanto no ambiente virtual quanto no encontro presencial. "Com isso, conseguimos participação entre 80% e 90%", comemora Wilmar. Segundo o administrador, também o resumo das decisões tomadas é encaminhado posteriormente por email e via impressa.

Matéria publicada na Edição 173 - out/12 da Revista Direcional Condomínios.