Folha de Pagamentos: Administrando as exigências trabalhistas e os custos

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A folha de pagamentos é um assunto que sempre causa preocupações nos síndicos. Controlar cartões de ponto, horas extras, exigências da convenção coletiva, obrigações legais e tributárias, treinamentos, enfim, há uma lista de atividades que não é tarefa para amadores. Mas, afinal, quais são os cuidados que o síndico deve ter quando o assunto é folha de pagamentos?

Se o condomínio opta pela autogestão, deve ter um profissional habilitado que internamente executará as tarefas de controles e lançamentos dos cartões, gerando a folha de pagamentos e encargos sociais, holerites. Ou então, terceirizar a realização deste serviço para uma administradora condominial ou escritório contábil.

A elaboração da folha de pagamentos é uma atividade técnica e complexa, que se inicia com o controle dos cartões de ponto eletrônicos ou manuais. Devem ser lançados os apontamentos que constam no cartão, ou seja, as horas trabalhadas, faltas, folgas, horas extras. Esses dados são convertidos para um sistema e transmitidos para a Caixa Econômica Federal (Sistema GFIP), através de um certificado digital que atestará a autenticidade das informações.

Os dados transmitidos acusam os valores que o condomínio deverá pagar ao Fisco, relativos ao Fundo de Garantia de cada empregado e aos valores do INSS (Previdência Social). A folha de pagamentos envolve ainda os valores de INSS a recolher dos prestadores de serviço autônomos e o PIS sobre a folha de salários. Ainda há o controle das férias, admissões e demissões, 13º salário e as declarações RAIS, CAGED e DIRF.

Portanto, é de extrema importância que o responsável por este trabalho seja um profissional habilitado de uma administradora condominial ou de um escritório contábil, pois são aspectos técnicos que envolvem conhecimento na área trabalhista. Além de declarar devidamente os valores ao Fisco, o síndico deve ter um olhar especial no tocante à necessidade da execução das horas extras, pois este é um item que onera sobremaneira a folha de pagamentos e os respectivos encargos sociais. Ou seja, saber o porquê das horas extras, quais são os funcionários que mais têm incidência destas horas e o custo das mesmas, visto que são calculadas sobre o salário do empregado. Portanto, as horas extras de um empregado mais antigo e com salário maior são mais onerosas para o prédio. É altamente recomendável que o síndico trabalhe em conjunto com o subsíndico e o conselho, avaliando mensalmente a folha de pagamentos e verificando quais são as atividades que requerem a execução após o horário de trabalho normal, isto é, aquelas para as quais o condomínio precisará realmente pagar horas extras.

O síndico deve atuar em parceria com a administradora, visto que este entrosamento é fundamental para ter bons controles trabalhistas e custos controlados. A administradora deve estar atenta às exigências da Convenção Coletiva, da CLT, às alterações na legislação, enfim, deve ser uma empresa atualizada e atuante para oferecer o respaldo necessário ao condomínio.

Por sua vez, o síndico também precisa se empenhar em conhecer os custos trabalhistas do seu condomínio e conversar com seus funcionários, visto que a boa comunicação interna é essencial para uma equipe motivada e eficiente. O descontentamento do funcionário com suas condições de trabalho e sua remuneração pode acarretar outros problemas como faltas e atrasos, justificados ou não, gerando uma situação que atrapalha a rotina do condomínio.

Há ainda outras questões trabalhistas que exigem atenção do síndico, como os benefícios previstos na Convenção Coletiva, uniformes, vestiário e refeitório apropriados etc. De forma geral, o síndico precisa estar atento às exigências trabalhistas do seu condomínio, ao pagamento dos impostos, à qualidade das informações processadas e transmitidas pela administradora, para não ser surpreendido com cobrança de impostos não recolhidos, causas trabalhistas, ausência da entrega de declarações ao Fisco e descontentamento dos funcionários, que acabam forçando determinadas situações para serem demitidos.

Matéria publicada na Edição 172 - set/12 da Revista Direcional Condomínios.