Organização de fundos de reserva e obras no condomínio: como e por que fazer?

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Divisão de responsabilidades e tomada de decisões documentadas em assembleia são medidas que geram credibilidade e ajudam a administrar recursos com eficiência. Especialmente quando se trata de cobrir buracos deixados por inadimplentes ou abrir contas separadas para obras de manutenção.

Dentre tantos, certamente um dos maiores desafios do síndico é gerir as finanças do condomínio de forma transparente, objetiva e eficaz. É ele quem, com o apoio do corpo diretivo e da administradora, direcionará valores para garantir o perfeito funcionamento do edifício.

A criação de fundos é uma prática que, mensalmente, destina uma parte do dinheiro da conta comum do condomínio a um determinado fim. Em sua concepção original, o fundo de reserva é o mais tradicional dispositivo de arrecadação extra. “Por isso, é importante que o valor acumulado seja depositado em modalidades tradicionais de aplicações financeiras, com a devida correção monetária”, orienta Fabio Kurbhi, vice-presidente da Aabic (Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios).

É da convenção do condomínio que consta o percentual da taxa condominial destinada ao fundo de reserva. “Normalmente essa alíquota varia de 5% a 10% e é a única forma de arrecadação extra a figurar nas convenções”, observa Kurbhi.

As outras modalidades de arrecadação, como fundo de obras, de décimo terceiro etc., além dos rateios extras, também são deliberadas em assembleias. Além disso, estas devem ser contabilizadas em separado, pois o síndico, como acontece no fundo de obras, também responderá civil e criminalmente pelo que for definido naqueles pleitos. “E também por qualquer possível má gestão a respeito desses recursos”, enfatiza o dirigente da Aabic.

ORGANIZANDO CONTAS SEPARADAS

Os condomínios realizam anualmente uma assembleia geral ordinária para aprovar as contas do ano anterior e também do próximo período. Nessa seara estão os gastos com pagamento de salários, contratos de manutenção, contas de água, luz, compra de material de limpeza, realização de seguros e pagamento de taxas de manutenção, dentre outros. São as despesas ordinárias, do dia a dia, atendidas emergencialmente pelo fundo de reserva tradicional, listadas e demonstradas no boleto condominial e inclusive repassadas aos inquilinos.

Já as despesas extraordinárias, que geralmente referem-se a obras na parte estrutural do edifício, podem ser supridas por outros fundos. “Elas são de responsabilidade do proprietário, pois resultam em melhorias ao patrimônio”, observa a administradora de condomínios Rosely Schwartz. Para ambos os casos, a especialista recomenda fidelidade e transparência em todas as ações, principalmente quando da demonstração mensal dos valores arrecadados e seus devidos rendimentos e movimentações. “Não poderá haver diferença entre os valores levantados pelo condomínio, a partir dos extratos físicos do banco, e aqueles contabilizados pela administradora”, exemplifica. Em qualquer situação, Rosely sempre aconselha a divisão de responsabilidades entre síndico, administradora e condôminos. “As decisões devem ser compartilhadas e documentadas em assembleia”, diz.

“Os prédios estão ficando velhos e carecem de manutenção, de preferência programada e preventiva. É bom planejar com antecedência, inclusive para preservar a saúde financeira dos condôminos e do edifício, e também para conseguir melhores preços”, afirma, por sua vez, Sergio Meira, diretor de Condomínios do Sindicato da Habitação em São Paulo (Secovi – SP). Daí a importância da criação de um fundo para obras maiores, a exemplo de reparos na coluna d’água, lavagem de fachada ou mesmo uma “turbinada” no sistema de segurança do prédio. “Para cada fundo uma conta em separado, e, tanto para a criação quanto para qualquer movimentação ou destino de valores é preciso aprovação em assembleia”, reforça Meira.

PRECAUÇÃO DESDE SEMPRE

Integrante do Núcleo do Conselho de Síndicos do Secovi em São Paulo e há mais de 22 anos ocupando a função de síndica no mesmo edifício, na Vila Mariana, zona Sul de São Paulo, Lurdes Affonso é comprometida com a saúde financeira do condomínio. “A primeira coisa que fiz quando assumi o cargo foi lidar com o dinheiro da coletividade de forma transparente, objetiva”, diz.

Com a colaboração da administradora e do conselho fiscal, ela criou uma ajustada previsão orçamentária anual, sempre aprovada em assembleia, na qual estão especificadas todas as arrecadações mensais dos fundos distintos do condomínio. “Assim ninguém é pego de surpresa, me orgulho por nunca ter feito rateio extra de emergência”, considera. Já o síndico Murillo Correa dirige três condomínios simultaneamente.

Dois deles residenciais, nos bairros dos Jardins e Vila Madalena, e um comercial, no Itaim Bibi, todos na Capital paulista. “Cada qual tem a sua dinâmica, mas o condomínio comercial, por exemplo, costuma fazer a provisão do décimo terceiro e férias entre os meses de novembro e dezembro. Se assim fosse num prédio residencial, pesaria para os condôminos, pois os mesmos teriam de dispor de valores em muito menor tempo”, pondera.

Correia é adepto da manutenção preventiva. “Assim dá para planejar o quanto será gasto, fazer um recolhimento prévio mensal e ainda barganhar com o prestador de serviços um valor melhor quando da execução da obra”, sugere. Sobre rateios, o síndico acredita que é difícil achar um condômino que veja essa prática com bons olhos. “Sempre dá a sensação de aumento constante do valor do boleto”, diz.

Por Marcos Fernando Queiroz

 

GESTÃO DOS RECURSOS PRÓPRIOS, Uma VISÃO JURÍDICA

De acordo com o advogado Cristiano De Souza Oliveira, embora o fato de a Lei dos condomínios de 1964 e do Código Civil de 2002 não preverem especificamente a obrigatoriedade da criação de um fundo de reserva, cuja origem é doutrinária e de prática econômico-financeira, sua existência se fundamenta na possibilidade de cada condomínio poder inserir, em convenção, sua própria forma de subsistência (conforme o Art. 1.334 do CC e Art. 9º da Lei 4.591/64). “Com isso, a prática se tornou regra, e, para o segmento de locação, por exemplo, se tornou lei”, completa, citando a legislação correlata ao tema (Lei 8.245/91).

De acordo com o advogado, à luz da doutrina, a principal função do fundo de reserva é garantir a continuidade do funcionamento dos equipamentos do condomínio quando surgem despesas imprevistas e de urgência, e também formar recursos para viabilizar as grandes reformas das partes comuns do edifício. “Ainda que atualmente, no tocante a obras, sempre é feita uma arrecadação paralela, preferindo-se manter o fundo de reserva intacto”, observa.

Para o advogado, é aconselhável que toda utilização do fundo de reserva seja ratificada por uma assembleia posterior, que por sua vez também definirá sobre a constituição de um rateio de recomposição ou não, caso a matéria já não esteja disciplinada em convenção.

Ainda de acordo com o especialista, a legislação não prevê a obrigatoriedade da criação de fundos extras, como aqueles concebidos para suprir férias ou 13º salário dos funcionários, por exemplo, uma vez que, ao ter um imóvel em condomínio, representa obrigação de o proprietário contribuir para o rateio de despesas, sejam elas quais forem (Código Civil, Art. 1.336, I).

A respeito da cobrança de percentual para cobrir lacunas deixadas por inadimplentes no boleto do condomínio, o advogado diz que, se feitas, tais cobranças devem constar da previsão orçamentária aprovada em assembleia.

Prioriza-se a pontualidade nos pagamentos, mas o administrador, a partir de uma avaliação da situação de determinada coletividade, poderá ou não adotar tal medida ou mesmo chamar, a qualquer tempo e independente de aprovação, um reforço de caixa (rateio especial). “Justamente para cobrir pagamentos a serem feitos em função da inadimplência. Trata-se de uma questão de avaliação gerencial”, finaliza.

Matéria publicada na Edição 171 - ago/12 da Revista Direcional Condomínios.