Certificação Digital para os condomínios: Registro será obrigatório para procedimentos trabalhistas.

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Para ser síndico, não bastam boa vontade e dedicação: é preciso estar atualizado. Prova recente é a exigência da certificação digital para os condomínios que possuem funcionários próprios. Até 31 de dezembro próximo, eles deverão obter a certificação digital (e-CNPJ) para acessar o canal eletrônico “Conectividade Social”, da Caixa Econômica Federal (CEF), criado para a troca de informações relativas ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) e à Previdência Social. A certificação digital é emitida no modelo ICP-Brasil por qualquer das Autoridades Certificadoras e suas respectivas Autoridades de Registro, regularmente credenciadas pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI). Essas instâncias foram criadas para regulamentar a assinatura eletrônica nas operações realizadas pela internet.

A certificação criptografada confere mais segurança às operações on-line relativas ao FGTS, entre outros.

“Procedimentos como consultas e liberação do FGTS e rescisões trabalhistas serão totalmente on-line. As mudanças estão sendo trabalhosas para as administradoras”, admite Omar Anauate, diretor da Aabic (Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios de São Paulo). Anauate explica que os síndicos devem comparecer pessoalmente para emitir os certificados digitais, além de fornecerem uma relação de documentos pessoais e do condomínio.

Há administradoras fechando parcerias com Autoridades de Registro (ARs), para atender os síndicos em suas sedes. A própria Aabic tem um posto de atendimento da AR Ypiranga, oferecendo um custo diferenciado para os associados. “O condomínio que não se atualizar estará sujeito às sanções legais, especialmente se precisar movimentar o FGTS dos funcionários”, aponta.

Mas, por que é tão importante providenciar a certificação digital? Regina Tupinambá, diretora comercial da Autoridade Ceritificadora Certisign, empresa brasileira especializada em certificação digital, acredita que o processo será um facilitador da vida dos síndicos. “Em 2004 tivemos a primeira grande obrigatoriedade da certificação digital para as 10 mil maiores empresas do País se relacionarem com a Receita Federal. Hoje, aplicações da certificação digital já existem em hospitais, na Justiça, nos Detrans. Vivemos em um mundo eletrônico. Um e-mail sem certificação digital é frágil, comparável a um cartão postal escrito a lápis. Qualquer um pode interceptá-lo. A certificação é um direito dos cidadãos e um dever dos governos. Não deve ser vista apenas como obrigação, mas como uma modernização necessária.”

Regina pondera que em breve não apenas o relacionamento com a Caixa será digital, mas outros usos exigirão essa modalidade, como solicitações junto às prefeituras e concessionárias de serviço de energia elétrica, por exemplo. “Nada garante o sigilo de uma transação digital como a certificação. O certificado criptográfico é uma combinação de segredos. Através de um chip, ele pode ser instalado em um cartão ou um token, equipamento semelhante a um pen drive que dispensa a leitora de dados. Cada vez que se faz uso desse certificado, a empresa certificadora o avalia e registra a movimentação realizada”, explica.

A diretora da Certisign complementa que o síndico não deve entregar a ninguém o certificado digital do condomínio. Se for o caso, pode passar uma procuração específica digital (realizada no site da Conectividade Social) delegando poderes para a administradora. “O certificado digital é um instrumento muito poderoso. Por isso temos que saber quem é o síndico, e pedimos o seu comparecimento presencial no momento de validação do certificado”, completa. Regina destaca ainda que haverá muito mais praticidade no relacionamento entre síndicos e administradoras de condomínios, assim como desburocratização dos processos. “Há um ganho significativo com a agilidade no recolhimento do FGTS, redução de tempo e gastos operacionais, além de garantia da segurança jurídica dos dados que transitarem virtualmente no sistema operacional da Caixa. A certificação é a reinvenção da roda e a redescoberta do fogo. Síndicos, bem-vindos ao universo da tecnologia digital”, convida Regina.

Matéria publicada na Edição 162 - out/11 da Revista Direcional Condomínios.