Estamos prestes a completar 30 dias do início das medidas de isolamento social, distanciamento das pessoas, além das campanhas de conscientização em vários meios de comunicação pedindo para a população ficar em casa com o único e principal objetivo de achatar a curva de crescimento da pandemia do novo Coronavírus.
Esse movimento trouxe para os condomínios fortes alterações de rotina onde, da noite para o dia, precisávamos estar preparados para atender aos moradores em rotina home office, aumento de delivery e sobrecarga na portaria, protocolo de higienização contra a Covid-19, fechamento de espaços comuns, entre outras ações.
Mas o ponto crucial de todas as alterações está na falta de oportunidade para ocorrências de reuniões e assembleias que possam discutir estes e outros temas de igual relevância. Diante deste cenário, foram se apresentando alternativas de encontros virtuais para decisões importantes no âmbito do condomínio, principalmente neste momento em que há necessidade de analisar o orçamento por ocasião das assembleias ordinárias previstas para o primeiro quadrimestre.
Muito embora já existem posicionamentos favoráveis à postergação destes encontros, inclusive daqueles onde há obrigatoriedade de eleição de síndico, alguns condomínios ainda preferem promover as reuniões e não deixar para depois decisões que podem se agravar com o passar do tempo. Alguns síndicos tentaram algumas plataformas autônomas sem qualquer controle ou verificação, mas que de alguma forma podem ter resolvido momentaneamente a questão. Mas, após alguns dias de testes destes formatos, foram percebidas lacunas e, o melhor caminho atualmente, é promover essas assembleias virtuais através da plataforma da administradora. Esta pode oferecer diferentes funcionalidades, cada uma com sua estratégia, mas todas com respaldo jurídico, o qual se inicia com o processo de convocação e finaliza com a expedição da ata.
Assim, nos deparamos com diferentes modelos de tecnologia para a realização desses encontros, mas todos convergem para o mesmo objetivo, com resultado satisfatório e respaldo jurídico. São eles:
– Assembleia Digital
É uma reunião realizada por site ou aplicativo da administradora, através de ferramentas de videoconferência. Os condôminos participam e deliberam em ambiente virtual pela internet. Todos os atos são rigorosamente seguidos conforme determina a legislação, o edital de convocação é expedido com a antecedência necessária, a lista de presenças é assinada através do login e senha de acesso do condômino no site da administradora, onde é possível, inclusive, controlar a inadimplência. No ato do encontro online é composta a mesa dos trabalhos com a eleição de presidente e secretário. A pauta é conduzida e os itens votados um-a-um e a ata é lavrada. Este modelo de assembleia pode ser gravado.
– Assembleia Digital Online (Live)
Este evento também é digital e, neste caso, o uso de ferramenta de transmissão e imagens possui uma interface para recepção de mensagens tipo chat, permitindo que os condôminos dirijam suas perguntas ao síndico ou representante da administradora no decorrer da assembleia. Os critérios jurídicos que norteiam o processo também ficam preservados.
– Assembleia Digital (Virtual Aberta)
São eventos realizados na plataforma de atendimento da administradora, onde são disponibilizadas todas as informações necessárias para a sua realização, desde a pauta com os devidos esclarecimentos, orçamentos de eventuais projetos, vídeos, arquivos e todos os recursos necessários ao convencimento dos condôminos no que tange aos itens em debate. Nesta modalidade, existe uma data para início e fim, já que, apesar de acontecer em ambiente web, não ocorre por videoconferência nem discussão simultânea. Cada condômino analisa o conteúdo, tece seus comentários e existe um mediador para esclarecer eventuais dúvidas, para que o processo de votação seja o mais claro e transparente possível.
Em todas as modalidades acima citadas é importante recorrer às ferramentas disponíveis na plataforma da sua administradora, que além de garantir uma boa condução, assegura que os critérios jurídicos estejam sendo respeitados.
Assembleia de entrega de chaves em novos empreendimentos representa outra grande preocupação do mercado, pois envolve prazos contratuais entre as construtoras e incorporadoras e o promitente comprador. Administradoras experientes têm realizado com sucesso assembleias digitais, já que fornecem todo o aparato tecnológico e respaldo jurídico necessários nessa hora.
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