Por que manter registros contábeis se não há exigência legal?
Condomínios residenciais não são obrigados legalmente a manter escrituração contábil nos moldes de outras organizações como empresas e entidades sem fins lucrativos. Não encontramos esta obrigação no Código Civil Brasileiro (especificamente na Lei Federal 10.406) e nem na Lei dos Condomínios (Lei Federal 4.591), muito menos em nenhuma norma do Conselho Federal de Contabilidade (CFC) que possa vir a determinar a presença de um contador atuando em condomínios.
Mas por que isto acontece e por que então manter uma escrituração contábil?
O condomínio
De fato, a escrituração contábil tradicional que leva em consideração seus princípios fundamentais não é exigida por força de lei e isto ocorre por uma questão simples: Condomínios residenciais não são equiparados a empresas, são uma espécie de entidade muito particular com características únicas, pois não possuem personalidade jurídica apesar da obrigatoriedade de se terem um CNPJ. Eles não exercem atividade econômica mesmo sendo ela com ou sem fins lucrativos e isto ocorre porque suas obrigações, deveres fiscais e direitos não podem se confundir com os “donos” (condôminos) do CNPJ condominial.
Por este e outros motivos, a contabilidade ou os registros das transações que documentam a existência condominial não têm sobre si a exigibilidade de se manter uma contabilidade nos moldes tradicionais, ou seja, registros que respeitem o Princípio da Competência, que em outras palavras é o registro dos gastos e despesas de acordo com o período em que elas se tornam uma obrigação para o condomínio. Assim também ocorre com o fato de que condomínios não têm a necessidade de manter uma contabilidade que leve em consideração a depreciação de seus bens, outra obrigação imposta por lei a outras organizações e empreendimentos.
No entanto, se faz imperativo alguma forma de registro de modo a viabilizar minimamente uma prestação de contas e uma previsão orçamentária anual, estas sim exigidas por Lei (Art. 1.348 do Código Civil brasileiro). E, para que uma boa e transparente prestação de contas possa ser apresentada, uma escrituração contábil mais simples pode e deve ser feita. Esta escrituração segue os moldes de uma escrituração como em um livro caixa, ou seja, quando as entradas (receitas) e saídas (despesas e gastos) efetivamente ocorrem e não a que mês elas se referem. Esta é a chamada contabilidade por Regime de Caixa.
Exemplo
Vamos observar o seguinte exemplo: Uma conta de energia elétrica apresenta o consumo medido durante o período de um mês, mas o seu vencimento ocorrerá no mês seguinte. Pela contabilidade que respeita o princípio da competência, a despesa será registrada no mês do consumo, mas seu pagamento no mês em que os recursos saíram do caixa ou de uma conta bancária. Pelo regime de caixa, tanto o registro do gasto quanto o pagamento deste ocorrerá na contabilidade na mesma data em que o pagamento for efetuado.
Este tipo de contabilidade por Regime de Caixa deve ser realizada e mantida e pode ser por qualquer pessoa, incluindo o próprio síndico, sobre quem as obrigações provenientes do qual o Art. 1.348 recaem, mas convenhamos que nem todos os síndicos possuem expertise, conhecimento, ou ainda aptidão necessária para este tipo de atividade, por isto, a contratação de profissionais e empresas administradoras de condomínios é desejável.
Cursos para orientação e transmissão de conhecimentos contábeis para não contadores e especialmente a síndicos e conselheiros de condomínios existem e não são dispendiosos.
Outro motivo fundamental para a contratação de terceiros para o registro contábil das operações do condomínio está no caráter impessoal que registros feitos por terceiros trazem consigo, isto aumenta a possibilidade de maior transparência na prestação das contas e resulta também em melhor assertividade quanto ao planejamento anual.
Também de fundamental importância para acompanhamento dos registros de receitas e gastos condominiais, é a instituição de um Conselho Fiscal de moradores que seja de fato atuante, uma vez que é o conselho do condomínio que tem, dentre outras atribuições, a responsabilidade por apresentar Carta de Recomendação para que os demais proprietários aprovem ou não as contas do condomínio em assembleia específica.
A contratação de auditorias especializadas em condomínios para revisão, correção e aplicação das melhores práticas quanto a administração dos recursos do condomínio e para um prestação de contas definitivamente transparente é outra importante iniciativa que vem crescendo no atual cenário nacional, mas isto é tema para uma outra matéria.
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