A administradora é uma empresa terceira que deve oferecer suporte para a gestão diária do condomínio no que tange à parte dos recursos humanos, incluindo as tarefas típicas de um departamento pessoal (como a emissão de holerites, controle da jornada do trabalho, de férias, de documentos oficiais etc.); ao pagamento de fornecedores; à prestação de contas por meio do balancete contábil; à confecção das pastas de prestação de contas com todas as notas fiscais anexadas; à cobrança das taxas condominiais; ao auxílio na gestão da inadimplência e das cobranças extrajudiciais; à assessoria nas assembleias de condôminos; e à emissão de advertências e multas a pedido do síndico.
Um dos seus papéis mais importantes está no apoio para as compras e a contratação de serviços e obras, com a indicação de fornecedores e sua participação nesses processos. No entanto, compete ao síndico, com ajuda do conselho, observar muito bem as empresas indicadas e fazer, ele próprio, um levantamento. Com isso, será possível comparar os serviços oferecidos pelos prestadores, tendo em vista que costumamos observar hoje variações significativas nos valores apresentados por diferentes concorrentes, mesmo que baseados em um mesmo escopo.
Na verdade, a administração de um condomínio deve ser feita em parceria entre o síndico e a administradora, onde ambos precisam analisar detalhadamente as contas, principalmente nos dias atuais, em que o orçamento está cada vez mais justo. É importante destacar que a administradora deve sempre emitir alertas ao síndico, representante legal do condomínio, sobre o andamento das entradas e saídas de recursos, comparando-as com a previsão orçamentária, para que a mesma seja aplicada conforme a sua aprovação na assembleia e viabilizando, de outro modo, uma prestação de contas correta, verdadeira e transparente.
Nesse sentido, espera-se que a administradora atue de forma ativa em vez de reativa. Isso porque, com o passar do tempo, a correria do dia a dia e/ou a ausência de sensibilidade, a empresa pode ter dificuldade em demonstrar a um síndico inexperiente a verdadeira realidade do que é administrar um condomínio. Isso não significa que a administradora “deva segurar a mão do síndico e ensiná-lo a trabalhar”, mas é fundamental haver parceria e o compartilhamento de informações.
Acredito que hoje as administradoras têm, inclusive, que ultrapassar o rol dos assuntos convencionais e apresentar uma nova experiência aos seus clientes – síndicos e moradores. Isso ajudaria a evitar falhas ou insatisfações. É o caso de contribuir com a criação de um plano de manutenção para cada condomínio, de acordo com suas particularidades e necessidades, para que o síndico planeje suas ações e as de sua equipe; de acompanhar curvas de consumo de água e energia a partir das contas recebidas das concessionárias, de forma a orientar o condomínio quando extrapolarem sua média histórica; ou, ainda, de propor uma listagem de obrigações legais que o síndico deve seguir.
Nesse quesito, a agilidade e atenção da administradora têm sido importantíssimas desde julho de 2018, quando se iniciou a inclusão dos condomínios junto ao eSocial, plataforma digital do Governo Federal que unifica a escrituração das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas.
Assim, para o melhor desempenho da atividade condominial, a sindicância (orgânica ou profissional) e a administradora devem andar juntas para a realização de um bom trabalho. Não só a administradora serve como um suplemento à gestão do síndico, como este também precisa ser seu parceiro e atender às orientações recebidas. Sempre vejo a relação entre ambos, independente se o síndico é orgânico ou profissional, como um trabalho em equipe, colocando o condomínio em primeiro lugar nas decisões ou ações, nunca os interesses particulares de cada um desses lados. A atuação de ambos deve ser baseada na transparência, na ética e responsabilidade.
Tatiane Rangel
Advogada e síndica profissional, atua como consultora condominial e preside a Comissão de Condomínios da Apamec (Associação Paulista de Mediadores e Conciliadores).
Mais informações: trsindicos@gmail.com
Matéria publicada na edição – 241 – janeiro/2019 da Revista Direcional Condomínios
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