O condomínio deve contar com procedimentos a serem seguidos para a entrada de visitantes, entregadores, prestadores de serviços e corretores de imóveis.
Entregadores de água mineral, de pizza, da farmácia, do supermercado, da lavanderia, assistência técnica de eletrodomésticos, marceneiros, pedreiros, manicure, professor particular, corretores de imóveis… A lista de entregadores e prestadores de serviços que chegam aos condomínios todos os dias parece não ter fim. A atenção dos funcionários da portaria deve ser muito grande na liberação do acesso da entrada ao condomínio. Porém, quem e como deixar entrar? Para evitar falhas na segurança, é fundamental que o condomínio conte com procedimentos, aprovados em assembléia, que nortearão as ações da portaria.
Segundo o consultor em segurança condominial Florival Ribeiro, também instrutor do Secovi-SP, a regra número um é identificar cada pessoa que entra no condomínio. “Na chegada de um visitante, o porteiro deve se perguntar se conhece aquela pessoa. O ideal é que o morador faça o reconhecimento visual através do CFTV. Se o morador não estiver visualizando pela TV, o porteiro deve informar inclusive quantos visitantes são”, adverte. Deve ser registrado num livro de visitas, ou no programa de computador apropriado, o nome e o RG da pessoa. Visitantes habituais, como familiares do morador, também devem ser cadastrados, eliminando-se apenas o registro do RG. “O namorado, ou namorada, visitante é um exemplo típico com o qual devemos ter atenção. O porteiro pode não saber que houve um rompimento do namoro e autoriza a entrada sem ao menos interfonar para o apartamento. A regra é pedir autorização e cadastrar sempre. Em síntese, apenas moradores têm livre acesso ao condomínio”, justifica Ribeiro.
Também entregadores não devem entrar no edifício. O indicado é que o morador desça para receber suas encomendas. Jamais o porteiro deve sair do seu posto de trabalho para receber o que quer que seja. “Portaria não é depósito. Se o condomínio decidir que deve oferecer esse serviço para seus condôminos, deve determinar um ambiente para guardar encomendas e um funcionário para recebê-las. Cada edifício tem suas particularidades e em função delas deve definir um manual de procedimentos operacionais”, atesta o especialista.
No condomínio onde Daniela Spina Paiva é síndica, entregue pela construtora há cerca de dois anos, o manual de procedimentos baliza as atitudes da portaria. O controle de acesso ao condomínio é rígido. Visitantes e prestadores de serviços são anunciados pelo interfone aos apartamentos. Se liberados, devem fazer seu cadastro na portaria. O porteiro coloca os dados no sistema do computador e fotografa o visitante. Daniela lembra que principalmente na implantação do sistema houve queixas sobre o controle. “Como a maioria dos apartamentos estava sendo montado ou reformado, pela manhã chegava a se formar uma fila de 20 a 25 prestadores de serviços aguardando liberação de entrada”, conta a síndica.
Daniela investiu na divulgação dos procedimentos para minimizar as reclamações. “Distribui diversas circulares para que os moradores ‘comprassem’ a idéia da segurança. Houve problemas pontuais, com moradores mais estressados, que administrei com muita conversa e em alguns casos com advertências. Muitos condôminos moravam em casas e quando se mudaram para um condomínio se recusavam a aceitar as regras existentes”, constata a síndica. É difícil para alguns moradores, por exemplo, aceitar que a compra do supermercado não pode entrar até o apartamento – e que ele deve descer para retirá-la. “No início, comprei muita briga. Mas, especialmente em um condomínio grande, se não houver normas bem definidas e esclarecidas, depois não há mais controle”, acredita. Daniela tomou o cuidado de discutir muito bem com o conselho todos os procedimentos adotados e aprová-los em assembléia. Hoje, ela acredita que a grande maioria dos moradores compreende a necessidade do rigor na triagem da entrada do condomínio.
Corretores: um caso muito especial
Edifícios novos ou antigos, de todos os padrões, pequenos ou com muitas torres. Não importa o tipo do condomínio, todos convivem com a presença constante de corretores de imóveis. Basta um apartamento à venda ou colocado para locação para que a portaria precise liberar a entrada de corretores e clientes. Porém, todo cuidado é pouco. O visual elegante de corretores de terno ou corretoras de tailleur, acompanhados de simpáticos e distintos clientes, não deve iludir o porteiro. Conforme José Augusto Viana Neto, presidente do Creci-SP (Conselho Regional de Corretores de Imóveis), a portaria deve exigir documentação do corretor, como a carteira profissional do Creci (um documento de identidade válido em todo o território nacional) ou o cartão anual de regularidade (documento com foto expedido pelo Creci). “O Creci orienta os síndicos a verificar a correta identificação do corretor de imóveis”, comenta Viana. O presidente da entidade completa que todos os acompanhantes do corretor também devem ser identificados e cadastrados na portaria. “Orientamos inclusive o corretor para que faça a identificação prévia do provável comprador antes de sair da empresa, inclusive com foto. Temos responsabilidade, pois estamos colocando um estranho dentro da casa de nossos clientes”, admite.
Há casos de corretores assaltados dentro do apartamento. O cliente na verdade era um assaltante, que roubou o corretor, deixando-o trancado dentro do apartamento. O ladrão saiu pela porta da frente do condomínio sem ser incomodado pelo porteiro. Em outro tipo de golpe, o bandido visita o apartamento com o corretor. Volta no dia seguinte dizendo que quer dar uma outra olhada no imóvel, que ainda está habitado pelo proprietário. Diz que poderão fazer negócio direto, sem o corretor. “O cliente fica entusiasmado e deixa o bandido entrar, para roubar ou seqüestrar. Infelizmente, hoje os marginais estão cada vez mais criativos. Os porteiros precisam ter noção de que são responsáveis pela segurança de todas as famílias do condomínio”, adverte.
Para Hubert Gebara, vice-presidente de Administração Imobiliária e Condomínios do Secovi-SP, uma maneira de garantir a segurança seria o condômino que está comercializando seu imóvel entregar a negociação a apenas uma imobiliária. “A exclusividade é o primeiro passo para a segurança. Essa atitude facilita também a identificação do corretor pelo porteiro”, acredita.
O consultor de segurança Florival Ribeiro complementa que o condomínio não pode direcionar a escolha da imobiliária. Porém, pode exigir, aprovando em assembléia, que o condômino informe à administração a imobiliária e os nomes dos corretores autorizados a visitar o apartamento. “O morador deve estar consciente que deve contratar apenas corretores credenciados pelo Creci, e entregar por escrito quem está cuidando da transação comercial. E importantíssimo: não se esquecer que todos os acompanhantes do corretor devem ser cadastrados como visitantes, estranhos ao prédio”, finaliza.
Matéria publicada na edição Nº 127 em agosto de 2008 da Revista Direcional Condomínios
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