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É importante que o condomínio tenha os documentos arquivados e em segurança.
Tal e qual uma empresa, um condomínio legalmente instituído possui uma série de documentos. O síndico é o responsável pela guarda desses documentos durante sua gestão e deve passá-los, em perfeita ordem, a seu sucessor. Qualquer condômino tem o direito de verificar a documentação, desde que solicitado com antecedência. Entretanto, o condômino não deve levar os originais, pois, em caso de extravio, dependendo do documento, o síndico poderá vir a ser penalizado. Documentos de ex-funcionários, por exemplo, podem servir de prova contra possíveis reclamações trabalhistas infundadas.
A convenção e o regulamento interno são exemplos de documentos obrigatórios aos condomínios. Os moradores devem possuir cópias dos dois documentos – alguns condomínios entregam a novos moradores (proprietários ou inquilinos) um kit de boas vindas, incluindo a convenção e o regulamento.
Não é recomendável que os documentos fiquem guardados na residência do síndico. O ideal é que o condomínio tenha um pequeno espaço para guardá-los em segurança. Este local deve estar trancado, com acesso somente ao síndico. Outra dica é nunca colocar documentos originais nas pastas que serão vistoriadas pelos conselheiros do edifício. Há o risco da pasta extraviar e, com ela, os documentos.
O que guardar
Entre a documentação do condomínio, devem constar:
– Convenção do condomínio
– Regulamento interno
– Inscrição do edifício na Receita Federal – Cartão do CNPJ atualizado
– Livro de atas e livro de presença nas assembléias
– todas as plantas do edifício
– Cadastro atualizado dos moradores
– Apólice de seguro de incêndio ou outro sinistro que cause destruição (obrigatório) e outros opcionais
– Relatórios de receitas e despesas dos últimos cinco anos
– Apuração das contas da administração anterior
– Todos os contratos de serviços de terceirização ou manutenção (portaria e limpeza, administradora, elevadores, bombas, piscinas, etc…)
– RIA – Relatório de Inspeção Anual dos Elevadores expedido pela empresa conservadora dos equipamentos no condomínio.
– Auto de Vistoria de Corpo de Bombeiros (AVCB) (deve ser realizado a cada três anos para edifícios residenciais e a cada dois para locais de reunião pública).
– Certificado de limpeza dos reservatórios e de dedetização (os dois procedimentos devem ser feitos a cada seis meses).
– Há ainda documentos fornecidos pela construtora ou incorporadora do edifício, como manual do proprietário, auto de conclusão, alvará de aprovação e execução de edificação, alvará de instalação de elevadores e alvará de funcionamento de elevadores.
– A cada nova aquisição de equipamentos, o síndico deve guardar as notas fiscais, os manuais de uso e manutenção e os certificados de garantia.
Documentação trabalhista
Segundo a advogada Cíntia M. Leo Silva de Oliveira, um funcionário demitido tem até dois anos para entrar com um processo trabalhista contra o empregador. Entretanto, sua reclamação vale para os últimos cinco anos de trabalho. “Em tese, os documentos que devem ser arquivados são os dos últimos cinco anos. Porém, o FGTS tem prescrição de 30 anos. Assim, orientamos que os documentos pessoais sejam guardados por cinco anos e os fiscais por 30. Por exemplo, comprovantes do FGTS e INSS”, esclarece a advogada.
Matéria publicada na edição Nº 19 em agosto de 1999 da Revista Direcional Condomínios
