A Aabic (Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios de São Paulo) preparou um guia útil aos síndicos e administradoras em relação aos períodos de guarda mínima para diferentes tipos de documentos, relacionados às áreas fiscal tributária, trabalhista e financeira, entre outras. A ideia é facilitar a criação de controles e sistemas de arquivamento”. “Além das vias originais, atualmente, muitos documentos podem ser guardados diretamente em meio eletrônico, sendo necessário extremo cuidado, tanto no manuseio dos documentos em papel, quanto na guarda e cópias de segurança dos documentos digitalizados”, orienta a administradora.
Prazo de arquivamento de documentos
A fim de orientar as administradoras associadas no que se refere à gestão de arquivos dos condomínios, bem como aos Síndicos, Subsíndicos e Conselheiros, a AABIC elaborou um resumo dos prazos para arquivo de ersos tipos de documentação relativos às áreas fiscal tributária, trabalhista, financeira e outras, para facilitar a criação de controles e sistemas de arquivamento.
Além das vias originais, atualmente, muitos documentos podem ser guardados diretamente em meio eletrônico, sendo necessário extremo cuidado, tanto no manuseio dos documentos em papel, quanto na guarda e cópias de segurança dos documentos digitalizados.
Período: 2 anos
Documentos
Comunicação do Aviso Prévio (art.7º, XXIX, da CF)
Pedido de demissão
Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho
Período: 3 anos
Documentos
CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados. (Portaria Mtb nº 2.115/99, art.1º, § 2º)
Período: 5 anos
Documentos
Acordo de compensação de horas
Apólices de seguro
Atestado Médico
Cartas, circulares, editais e demais documentos relativos a convocação de Assembléias.
Conta de água, luz, telefone.
Controle de cobrança e de pagamento das cotas condominiais
Cópia de processos de cobrança judicial de cotas condominiais
DIRF – Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte
Documentos emitidos relativos a cobrança (amigáveis ou judiciais) de devedores
Documentos relativos a manutenção das portas corta-fogo
Documentos relativos a manutenção de hidrantes, mangueiras e/ou outros equipamentos contra incêndio
Documentos relativos a manutenção do sistema de elevadores
Documentos relativos a manutenção do sistema de pára-raios
Documentos relativos a manutenção, recarga e vencimento das cargas dos extintores / dedetização / limpeza de caixas d´água
Documentos relativos aos serviços de manutenção ersos
Orçamentos / cotações ersas de compras e contratações efetuadas pelo Condomínio
Livro, cartão ou fichas de apontamento do ponto diário
Pasta de prestação de contas (documentos não relacionados a itens específicos citados em outros tópicos dessa relação).
Recibo de entrega da comunicação de dispensa – CD (Seguro –Desemprego)
Recibo de pagamento de salários
Recibo de pagamento de benefícios (férias, 13º, vale-transporte, cesta básica, etc), recibo de abono de férias, recibo do gozo de férias, recibo de adiantamento salarial, recibo de entrega do requerimento do seguro desemprego.
Período: 10 anos
Documentos
Comprovante de pagamento de benefícios reembolsados pelo INSS
Comprovante de Retenção do INSS – Contribuintes iniduais
Contratos de fornecimento ersos (produtos e serviços) firmados com terceiros
Cópia de processos relativos a ações trabalhistas, tributárias, cíveis e/ou criminais
CSLL e Cofins (Decreto nº 3.048/99, arts 348 e 349)
DARF´s do PIS (Programa de Integração Social)
Folha de pagamento
GPS e documentação previdenciária quando não tenha havido levantamento fiscal (folha de pagamento, recibos, ficha de salário-família, atestados médicos concernentes a afastamentos por incapacidade ou, salário-maternidade) (Dec. nº3.048/99, art.348e 349)
Guias de Recolhimento / Comprovante de Cadastramento PIS/PASEP
Imposto de renda na fonte
Imposto de renda pessoa jurídica (lei 8.212, art. 46)
Período: 20 anos
Documentos
Exames Médicos (admissional, demissional, periódico, mudança de função, retorno de trabalho, inclusive avaliação e exames complementares, as conclusões e as medidas aplicadas (Portaria nº 3.214/78, NR-7)
RPA – Recibo de Pagamento de Autônomo (Lei 8.212, art. 45, §1º)
Período: Indeterminado
Documentos
Cadastro de Condôminos (proprietários e inquilinos / histórico e atualizado
Certificado de manutenção emitido por órgão competente (CONTRU em SP), no caso de edifícios comerciais.
Contrato de trabalho
Convenção do condomínio (original, alterações e atual)
Documentos relativos ao AVCB – Atestado de Vistoria do Corpo de Bombeiros
Documentos relativos ao PCMSO e PPRA
Listas de qualificação e presença nas assembléias
Livro de inspeção do trabalho
Livro ou ficha de registro de empregados
Livros de atas de assembléias registradas no cartório de títulos e documentos
Plantas ersas do condomínio (hidráulica, elétrica, etc.)
RAIS – Relação Anual de Informações Sociais (art. 8º da Portaria MTE nº 699/2001): 1. obrigado a manter o arquivo por 05 anos. 2. cópia dos arquivos gerados em meios magnéticos, fita ou via Internet e respectivo recibo definitivo da entrega da RAIS, recomenda-se guardá-los por tempo indeterminado
Recolhimento Previdenciário do Contribuinte Inidual
Registro de empregados
Regulamento Interno do Condomínio (original, alterações e atual)
Relatórios de análises, perícias, auditorias, etc. realizados no condomínio
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