Preparar todos os participantes da assembléia é a principal saída para conseguir realizar reuniões de condôminos agradáveis e produtivas.
Só de pensar em assembléia, muitos síndicos têm calafrios. Quorum baixo, discussões intermináveis, falta de objetividade, troca de insultos e, às vezes, até de sopapos entre condôminos que não levam desaforo para casa fazem parte da realidade de muitas reuniões de condomínio.
Mas, na verdade, não deve haver motivos para que a assembléia se transforme nesse momento desagradável. Para o administrador de condomínios Paulo Romani, a assembléia deve ser, antes de mais nada, uma oportunidade dos moradores se reunirem e conversarem sobre o prédio. Conflitos e opiniões divergentes sempre existem, mas devem prevalecer discussões construtivas e decisões sobre o andamento do condomínio.
Para atingir esse objetivo, Paulo recomenda que todo o corpo diretivo chegue à assembléia muito bem informado. “Antes de qualquer assembléia o síndico deve fazer uma reunião com o conselho e a administradora, esclarecendo cada item da pauta. É muito ruim para o síndico se o próprio conselho estiver por fora dos assuntos a serem tratados”, aponta. Paulo frisa, ainda, a necessidade de a administradora ir para a assembléia munida de todas as informações básicas do prédio, como listagem de inadimplentes e folha de pagamento. “Assim, o administrador está preparado para responder a qualquer questionamento que possa surgir”, afirma. Também os condôminos devem ser preparados para a assembléia. Se o tema for previsão orçamentária, ela deve ser anexada na convocação e enviada a todos. Assim, não há motivos para reclamações e justificativas de desconhecimento do assunto tratado.
Siga estas dicas e boa assembléia!
• O ideal é distribuir a convocação da assembléia com uma antecedência de cerca de 20 dias, com a ordem do dia descrita de maneira clara e precisa. Se necessário, os pontos a serem tratados na reunião podem constar mais detalhadamente de uma carta anexa à convocação, com fotos, croquis, resumo de orçamentos ou valor de rateio a ser cobrado por apartamento.
• É fundamental que o presidente da assembléia esteja preparado para o evento e tenha pulso firme para lidar com situações que possam fugir do controle. Salvo disposição contrária na convenção do condomínio, o presidente pode ser qualquer pessoa, como um inquilino ou até mesmo o síndico.
• Tente pautar os assuntos e controlar a reunião para que ela dure no máximo duas horas. É tempo suficiente para prestar esclarecimentos e tomar decisões. Muitas vezes, a reunião perde o rumo quando chega ao item assuntos gerais. Fatos antigos e pequenas ocorrências rotineiras acabam tomando vulto. Nesses casos, vale o pulso do presidente da mesa para direcionar as reclamações procedentes ou não.
• Para tornar o momento da assembléia mais agradável, pode-se providenciar garrafas térmicas com café e chá. E por que não balas, docinhos ou petiscos? Há síndicos que promovem sorteios de brindes aos condôminos adimplentes presentes à assembléia. Essa questão é um pouco delicada, principalmente se envolver a compra de brindes de valor considerável com o dinheiro do condomínio. Uma saída é buscar que os brindes sejam doados por fornecedores do prédio. Mas, o ideal é conseguir a presença dos condôminos sem o uso desses artifícios.
• As deliberações da assembléia são registradas em ata pelo secretário. Se possível, ao final da assembléia, o secretário lê a versão definitiva ou o rascunho da ata, e os condôminos a aprovarão totalmente ou farão as ressalvas necessárias. Após a redação final, ela é aprovada e assinada pelo presidente da mesa e então distribuída aos condôminos.
Matéria publicada na edição 128 set/08 da Revista Direcional Condomínios
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