Muitos síndicos ou gestores sofrem os impactos diretos da falta de planejamento das obras necessárias à manutenção do condomínio.
Executar um mapeamento dessas necessidades pode minimizar muito as dificuldades com obras emergenciais, sempre desagradáveis a toda coletividade! O mapeamento, e posterior planejamento, devem incluir intervenções nas áreas comuns (por exemplo, a impermeabilização dos jardins ou piscina); fragilidades da infraestrutura (tratamento de trincas e rachaduras, entre outros); e os limites da vida útil dos equipamentos (bombas de piscina ou motores dos portões de garagem). Isso possibilita ao gestor uma visão melhor das necessidades futuras de caixa e minimiza os dissabores de uma ‘‘surpresa’’.
Esta, quando acontece, em geral pega o caixa e as reservas abaixo do necessário para contratar a intervenção emergencial. Todavia, este tipo de obra ou serviço, por sua própria natureza, deve ser executado a toque de caixa e com a probabilidade de ter um custo bem maior do que o esperado.
Caso opte pelo rateio extra para viabilizar os trabalhos, caberá ao síndico elaborar e apresentar, com todas informações possíveis:
– Um histórico da origem da necessidade da intervenção;
– Um cronograma das etapas para a sua execução;
– Uma listagem dos benefícios que serão obtidos;
– E esclarecer a forma de rateio.
Isso tudo deverá ser apreciado e/ou aprovado em assembleia, medida de extrema relevância para um melhor entendimento de todos. Afinal, quando temos informações concisas, o processo de aprovação transcorre de forma mais tranquila.
As cotações devem ser executadas se possível com um número maior de fornecedores do que o mínimo exigido de três. Todas cotações devem conter informações padronizadas das necessidades para que os fornecedores apresentem orçamentos uniformes. Muitas variações de preços ocorrem devido a cotações diferentes para o mesmo produto ou serviço. Uma boa ferramenta para isto é desenvolver uma matriz de necessidades, seja para aquisição de produto ou serviços. Além da parte técnica, deve conter a forma e fases de execução e entrega. Preços, garantias, descontos e condições de pagamento devem ser analisadas também de forma uniforme.
No caso de obras emergenciais que necessitem de projetos técnicos e mão de obra especializada, é recomendável que estes estejam devidamente documentados, avaliados e discutidos por especialistas. Uma vez eleito o projeto que melhor atende às necessidades, deve-se preparar material explicativo para apresentação em assembleia, com a presença dos respectivos responsáveis técnicos. A transparência na apresentação da situação emergencial e das etapas de reparação fará toda a diferença no momento da aprovação desta e de qualquer outra obra.
REFORÇO DE CAIXA
Outra prática de gestão que o condomínio pode adotar é buscar sempre possíveis incrementos de caixa, não somente para situações de emergência. Alguns contratos permitem renegociar e reduzir os valores, o que pode elevar o caixa de forma imediata, assim como uma análise e corte de despesas, desde que não impacte diretamente sobre a qualidade dos serviços e seja adotada juntamente com o conselho.
Administrar os recursos financeiros de um condomínio significa gerenciar, planejar e administrar bem o dinheiro de todos. É como em uma grande empresa que possui acionistas, que depositam seu dinheiro com a expectativa de ver os frutos deste investimento. Com os condôminos não é diferente. Ao pagar a contribuição mensal, ele espera ter em troca a manutenção do seu patrimônio, a segurança e o conforto de sua família, independentemente de haver ou não obras emergenciais.
Matéria publicada na edição – 221 de mar/2017 da Revista Direcional Condomínios
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