A contratação de serviços para os condomínios, e também a compra de materiais e equipamentos, sempre pode trazer ao gestor surpresas desagradáveis.
Ao contratar serviços ou adquirir materiais e equipamentos para os condomínios, independentemente da inescapável necessidade de verificação das fontes de referências, os síndicos sempre correrão riscos, que são, basicamente, de crédito, de má qualidade na prestação de serviços, atrasos na entrega e utilização de materiais de qualidade inferior.
Risco de crédito
No tocante ao risco de crédito, a postura recomendável é evitar pagar qualquer quantia a título de sinal — o que só não é possível no caso de produtos especialmente confeccionados para o condomínio. A fim de reduzir ao máximo esse risco, havendo, ou não, pagamento de sinal, uma simples consulta prévia pelo nome da empresa nos portais dos Tribunais de Justiça estaduais e federais permitirá saber se ela sofre algum tipo de ação judicial, inclusive de falência ou de recuperação judicial. Aliás, as administradoras de condomínios deveriam oferecer aos síndicos consultas aos serviços de proteção ao crédito, para a verificação da situação cadastral dos fornecedores. De maneira complementar, vale também pedir à contratada certidões negativas recentes de protestos, ações trabalhistas e cíveis.
Qualidade dos materiais
Quem garante que os materiais que o fornecedor escolhido irá utilizar são de boa qualidade? Para assegurar-se disso, o síndico deve pesquisar os materiais indicados para cada tipo de serviço. Existem fabricantes que ajudam o cliente a especificar o tipo de material mais adequado a determinado serviço. Um deles é uma renomada marca de tintas que envia um técnico ao condomínio para analisar as condições e características da edificação, fornecendo um laudo sobre o estado da pintura e indicando o tipo de tinta e base impermeabilizante que possibilitem um serviço de qualidade e duradouro. De posse desse laudo, o síndico poderá exigir da empresa a ser contratada que use a tinta especificada. Mas simplesmente exigir isso não basta. A melhor maneira de garantir o emprego dos produtos corretos é determinar em contrato que os materiais deverão ser faturados pelo fabricante com endereço de entrega no condomínio. Neste caso, o síndico terá a certeza de que os produtos corretos foram fornecidos.
O mesmo vale para elétrica, hidráulica, impermeabilizações e quaisquer outros serviços. É importante, portanto, informar-se sobre as melhores marcas de fios e cabos elétricos, disjuntores, tubos e conexões de cobre e PVC, mantas asfálticas etc., para garantir a durabilidade dos serviços contratados, pois de nada vale um serviço bem executado se forem utilizados materiais de má qualidade. O faturamento direto dos materiais em nome do condomínio é outra forma de garantir a efetiva entrega dos materiais escolhidos, com a vantagem adicional de permitir a negociação de um desconto, já que os produtos e insumos não terão de ser refaturados pelo prestador, que, neste caso, obterá uma economia de impostos.
Qualidade e prazo de entrega dos serviços e equipamentos
Somente durante a execução dos serviços, ou, melhor ainda, algum tempo tem após a sua conclusão, é que o síndico poderá avaliar se tudo foi bem feito. Por isso, convém, além de acompanhar de perto os trabalhos, pactuar com o fornecedor o sistema de pagamentos por medição e com cláusula de retenção contratual, no qual o contratante efetua os pagamentos mediante a conclusão e aprovação de cada trecho ou etapa e retém uma parcela final de 5% do valor total dos serviços, a ser paga 30 dias após a conclusão e aprovação dos trabalhos ou após a entrega técnica do equipamento (start-up). A fim de assegurar a entrega dentro do prazo estabelecido, excetuando-se as situações de força maior (como, por exemplo, chuvas em serviços de pintura e de impermeabilização), convém pactuar uma multa de, por exemplo, 0,2% do valor total do contrato por dia de atraso. Para poder se valer dessas medidas de proteção contra atrasos e má qualidade sem ter de discutir com terceiros, é importante que se estabeleça em contrato a proibição da cessão dos créditos.
Responsabilidade civil
Na contratação de serviços, é de suma importância exigir do fornecedor a apresentação de apólice de seguro de responsabilidade civil contra terceiros, e de vida dos funcionários que irão executar a obra.
Concluindo, por mais simples que o serviço ou a compra de algum equipamento possam parecer, trata-se, na verdade, de um trabalho complexo, que exige munir-se de informações a respeito dos produtos ou serviços e dos fornecedores, e resguardar-se contra atrasos, defeitos de fabricação ou execução e — algo que não é raro—, o simples desaparecimento ou fechamento da empresa ou do profissional contratado.
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