Praticamente 2020 já chegou! Com ele, as preocupações com as contas do início do ano. E no seu condomínio? Já foi feito o planejamento orçamentário anual?
Pois bem, todos nós sabemos que no início do ano é necessária uma avaliação das despesas domésticas, prevendo gastos com a educação dos filhos, os impostos anuais (IPVA, IPTU), entre outras despesas que certamente virão com seus respectivos acréscimos. Neste momento é importante avaliar o que pode ser repensado em termos de despesa doméstica, como TV por assinatura, telefone celular, alternativas para redução de energia elétrica, água e gás, aluguéis, taxas bancárias etc.
Todas as despesas estão dentro da nossa esfera de responsabilidade, onde podemos ou não optar por mais ou menos serviços. O importante é termos a consciência de que estamos pagando efetivamente por aquilo que realmente usamos e nada mais. E no seu condomínio? Quem é o responsável por fazer este exercício, que é imprescindível nos dias de hoje? O síndico? A administradora? Vamos lá.
A responsabilidade por administrar os recursos financeiros do condomínio, determinando pagamentos e limites de gastos, é do síndico. A administradora tem o papel de fornecer dados e informações que nortearão o gestor para a renegociar contratos e avaliar oportunidades de redução de valores, com foco principal nas maiores despesas. Ou seja, naquelas que terão impacto significativo sobre o orçamento geral.
Foi o tempo em que chegávamos em uma assembleia propondo aumentos baseados no repasse dos índices da inflação. Atualmente, o boleto do condomínio já representa uma parcela importante do orçamento anual do usuário, que hoje não aceita mais reajustes sem justificativas, tampouco sem análises de cenários e, principalmente, sem que o condomínio, representado pelo síndico ou a administradora, tenham feito algum exercício prévio visando a redução de gastos. No consciente coletivo, se ele experimenta isso na sua casa, por que o condomínio não pode fazer o mesmo?
Aí entra a experiência da administradora no auxílio ao síndico, fornecendo:
a) Análise anual dos gastos do condomínio com comparativo orçado e gasto e os percentuais de variação por conta. Essa estratégia serve para analisar onde o condomínio gastou além do previsto;
b) Análise de padrão de consumo do condomínio, onde é possível identificar se ele se enquadra dentro da média de prédios por ela administrados e, eventualmente, replicar soluções ou propor alternativas de redução através de um diagnóstico de sustentabilidade, com projetos de queda de consumo de água, energia fotovoltaica, entre outras soluções;
c) Análise dos contratos de prestação de serviços, para saber se comparativamente em prédios com semelhantes características paga-se mais ou menos com a manutenção;
d) Análise do quadro de funcionários e volume de horas extras para entender se são realmente necessárias ou se existem alternativas.
Estão aí algumas oportunidades nas quais o síndico e a administradora podem trabalhar em conjunto, buscando preparar uma boa previsão orçamentária. Outra estratégia importante é considerar neste orçamento as provisões de férias, 13º salário e provisionamento para rescisões de funcionários orgânicos, para evitar surpresas.
Finalmente, há outro passo fundamental, mas que em muitos condomínios envolve mudança de “mindset”, que é a prevenção.
Planejamento da manutenção do condomínio
Fala-se pouquíssimo sobre o planejamento da manutenção do condomínio. Quando compramos um carro, fazemos as revisões periódicas para mantê-lo em funcionamento, correto? Por que nos condomínios pensamos de forma diferente, apoiando somente a manutenção corretiva? Não faço referência aos itens de manutenção periódica, como elevador, bombas, interfones, portões etc. Visualizo, isto sim, a necessidade de substituir os equipamentos com base no seu desempenho e vida útil. Pensando nisso, seguem duas dicas importantes para iniciar um bom planejamento:
a) Fazer um inventário de todas as instalações, com orientações sobre a manutenção, calendário e vida útil do equipamento;
b) Criar um banco de dados com o registro do histórico das ocorrências e desempenho das instalações.
Tão importante quanto elaborar uma previsão orçamentária, é prevenir ocorrências que podem ocasionar despesas com ações corretivas, as quais, além de gerarem desgaste, apresentam custos bem mais elevados.
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