Considerada uma das maiores despesas no orçamento dos condomínios, a folha de pagamentos dos colaboradores representa um dos principais desafios para os síndicos na hora de buscarem recursos para fazer as manutenções e os investimentos necessários na edificação.
É preciso, portanto, promover uma análise das despesas do condomínio e, nesta parte da folha, reavaliar, por exemplo, o pagamento das horas extras e até mesmo observar se o quadro de funcionários não está além daquilo que o prédio necessita, especialmente na área da limpeza.
Em relação às horas extras, é importante rever o pagamento feito sem controle a um ou a todos os funcionários, pois elas oneram muito as finanças, incluindo o momento da rescisão. Outro ponto a ser avaliado é o eventual desvio de funções, também oneroso.
Desta forma, o síndico encontra inúmeras possibilidades de repensar o montante destinado ao pagamento da folha. Mas essa análise deverá ser feita com a ajuda do departamento de pessoal da administradora, adotando-se os seguintes cuidados:
– Elaborar e controlar a escalas de revezamento e folgas e ter no condomínio a função do folguista, no intuito de reduzir as horas extras para a portaria;
– Identificar, através da análise da escala, se há quadros a mais de colaboradores, além de horas extras realizadas sem a devida autorização;
Obs.: As horas extras só devem ser feitas em caso de extrema necessidade e mediante a autorização do síndico! Esse gestor deve ainda controlar o ponto e questionar e buscar mais informações quando detectar possíveis irregularidades, de forma que possa providenciar as devidas correções. Hoje, o ponto realizado através da biometria é uma grande ferramenta de controle.
– Elaborar um relatório com o cálculo da supressão das horas extras habituais desnecessárias, observando se o condomínio tem condições financeiras de fazer esse corte, bem como suas devidas indenizações;
– Ficar atento a possíveis desvios de funções. Não se deve atribuir funções aos colaboradores que não lhes sejam de sua competência! Para saber quais as funções de cada colaborador, o gestor e/ou administradora devem consultar a relação da CBO (Classificação Brasileira de Ocupação), disponibilizada no site do Ministério do Trabalho, além da Convenção Coletiva de Trabalho.
Completada esta parte, o síndico deverá programar o condomínio para fazer frente às despesas da folha, como provisionar no orçamento o pagamento do décimo terceiro salário, das férias e da cobertura de férias. Muitos condomínios não fazem essas previsões e acabam tendo problemas no caixa e fazendo rateios extras para esses pagamentos.
É interessante também o síndico propor e aprovar em assembleia a criação de um fundo para as rescisões e possíveis ações trabalhistas. Isso evitará que ele seja surpreendido com essas despesas. Desta maneira, será possível enxugar a folha de pagamentos sem afetar o conforto e a segurança do condomínio e de seus condôminos.
Ou seja, a saúde financeira do condomínio está ligada a um bom planejamento e à gestão preventiva, começando com essas despesas. Os síndicos deveriam ter o hábito de participar ou revisar suas previsões orçamentárias para tentar encontrar possíveis falhas e fazer as devidas correções, assim, poderiam entender melhor os gastos com a folha de pagamentos, contratos e consumos, entre outros.
Vale lembrar que os condomínios que optam por ter colaboradores terceirizados devem fazer boas contratações com os devidos critérios ou negociar o contrato existente para uma possível redução de custo. Nesse caso, todas as questões relacionadas aos colaboradores são de reponsabilidade da empresa terceira, porém, o síndico, em parceria com a administradora, precisa fiscalizar se o prestador de serviços cumpre com todas as obrigações trabalhistas, pois o condomínio poderá responder solidariamente em futuras ações judiciais.
Trabalhando com mão de obra contratada diretamente pelo condomínio ou terceirizada, o síndico deve cuidar para que todas as obrigações trabalhistas sejam cumpridas. Infelizmente, alguns síndicos acham que estão fazendo economia ao descumprir a lei, o que gera enormes passivos aos condomínios e aos seus condôminos. Isso acontece, na maioria das vezes, por falta de experiência do síndico, desconhecimento, por pressão dos condôminos, induzindo-o a erros, ou pela ausência de boa assessoria da administradora.
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