Uma das atribuições fundamentais da atividade do síndico é planejar o orçamento do seu condomínio e acompanhar o fluxo de caixa para que o empreendimento se mantenha financeiramente saudável.
A previsão orçamentária constitui uma programação das despesas rotineiras do condomínio em função de suas receitas, como conservação, manutenção, limpeza, segurança, elevadores, reposições e consumos. Ela deve ser revisada anualmente e aprovada em assembleia, conforme a Convenção.
A seguir, enumeramos pontos essenciais para que a execução da previsão orçamentária transcorra sem sustos ao longo de um exercício anual:
– O síndico deve acompanhar mensalmente os índices de inadimplência e/ou atrasos no pagamento da taxa condominial, de forma que possa se preparar para evitar que haja qualquer tipo de déficit na arrecadação durante a execução orçamentária;
– É importante que o síndico e a administradora avaliem a necessidade do reajuste prévio da taxa condominial para a previsão do exercício seguinte. Defendo que haja correção anual conforme os índices acordados em contratos junto às empresas terceiras, bem como em função do dissídio dos funcionários orgânicos e reajustes de tarifas públicas;
– Analisar os contratos de manutenção em curso com base em pesquisa de mercado, verificando se os valores estão dentro do praticado e evitando, assim, custos extras ou elevados;
– Em caso de custos elevados, o condomínio deverá tratar diretamente com cada fornecedor/prestador para melhorar o valor contratado, buscando o melhor cenário, aplicando um índice menor ou, ainda, evitando repassar em determinado momento o reajuste ao contrato, para que o condomínio possa recuperar seu fluxo de caixa.
Essas medidas são necessárias pois é importante e ideal ao condomínio conseguir provisionar, para a sua segurança financeira, uma reserva correspondente a uma arrecadação extra, disponível em conta corrente do próprio empreendimento, afora o montante do Fundo de Reserva.
Despesas extras deverão ser avaliadas, levadas em assembleias e aprovadas, preservando o caixa do condomínio. A ideia é nunca trabalhar no vermelho, o que acabaria gerando problemas na operação do condomínio, nas suas rotinas diárias, na aquisição e reposição de itens básicos, além da desvalorização do empreendimento.
Alguns condomínios têm optado pela substituição da mão de obra da portaria pela tecnologia de controle de acesso ou, ainda, pelo corte parcial de colaboradores, de forma a conter seus custos e manter um valor de rateio mais acessível. Em alguns casos, eles acabam abrindo mão da qualidade, conforto e comodidade, em geral por causa da elevada inadimplência, pela falta de recursos próprios para manter o custo atual e/ou, talvez, pela falta de gerenciamento da previsão orçamentária em momentos anteriores. Por isso, torna-se obrigatório fazer a revisão anual da previsão, linha a linha, avaliando a sua equipe operacional, entendendo o momento do empreendimento e buscando a melhor solução. Deixar, simplesmente, de reajustar ou de rever a previsão orçamentária representa um grande risco para o condomínio e o síndico.
Acompanhar a prestação de contas do condomínio, bem como arcar com suas obrigações (pagamentos), é de suma importância, para que o patrimônio seja mantido em ordem, conservado e valorizado. Nesse sentido, destacamos ainda a importância de se planejar a gestão de curto a longo prazo para as melhorias e benfeitorias necessárias, aprovando-as em assembleia, em conta extraordinária. Os quóruns necessários para sua aprovação deverão ser respeitados, conforme a Convenção e o Código Civil, evitando utilizar o saldo da conta ordinária para as despesas extras.
Alguns empreendimentos, conforme Convenção, atingem o teto máximo de arrecadação, sendo deliberada em assembleia a inversão do percentual arrecadado mensalmente do Fundo de Reserva para um Fundo de Manutenção, planejando-se as principais manutenções para os condomínios após o término das principais garantias das construtoras, ou seja, depois de cinco anos.
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