A falência de administradoras é uma situação incomum no mercado condominial, todavia, quando ocorre, causa grande preocupação aos moradores, principalmente ao síndico, que é pego de surpresa. Muitas vezes, a empresa desaparece do endereço, levando todos os documentos dos clientes. Além disso, quando a administradora utiliza “conta pool” (conta bancária em nome da administradora, usada para o recebimento e pagamento de todas as despesas de todos os clientes), o saldo pertencente a cada condomínio também desaparece.
Diante desses fatos, o síndico deverá manter a calma e convocar uma assembleia urgente para informar aos moradores sobre a situação do condomínio, principalmente a financeira, e então poderem deliberar sobre as medidas necessárias para contornar o percalço.
Certamente será necessário aprovar um rateio extra para possibilitar o pagamento das contas. Uma nova administradora deverá ser contratada para auxiliar o síndico a dar rápido andamento a todas as providências necessárias. Paralelo a isso, o síndico deverá ligar para as empresas que possuem contrato com o condomínio e solicitar maior tempo para realizar os pagamentos. Os colaboradores também deverão ser avisados, no caso de haver atraso nos pagamentos dos salários.
A escolha da nova administradora irá demandar alguns cuidados, tais como:
• Consultar pelo menos três empresas e verificar com outros síndicos o desempenho real de cada administradora;
• Visitar as empresas para avaliar as condições de operação e suas instalações;
• Analisar com atenção se o valor cobrado pelo serviço da empresa inclui os seguintes itens: cópias; impressão de boletos, envelopes, balancetes, recibos de pagamento de funcionários, folha de pagamento etc. Também é preciso que o valor inclua o acompanhamento de homologações de funcionários e participação em assembleias. Caso não inclua, deverão ser esclarecidos os valores que serão cobrados;
• Verificar como os recursos serão administrados, dando preferência às empresas que trabalhem com contas bancárias individuais, em nome do condomínio;
• Solicitar um modelo de balancete para verificar se o período demonstrado abrange o mesmo que o condomínio utiliza para o controle de suas contas, ou seja, desde o primeiro dia do mês até o dia 30 ou 31;
• Analisar os orçamentos, se enviados pela administradora, no momento da compra de produtos e contratação de serviços, visando garantir que os preços estejam adequados àqueles praticados no mercado;
• Observar o número de assembleias a que a administradora comparece, sem acréscimo sobre o valor do contrato;
• Informar-se sobre os procedimentos e custos adotados pela empresa diante dos condôminos inadimplentes. Deve-se considerar que o mais favorável para o condomínio é quando não há cobrança de taxa para o acompanhamento dos processos, mas um percentual cobrado sobre o valor da dívida, que será paga pelo devedor.
Além da atenção relacionada aos itens mencionados acima, recomenda- -se que os síndicos adotem as seguintes cautelas:
• Manter todas as contas bancárias em nome do condomínio, a serem movimentadas em conjunto com o síndico;
• Toda documentação deverá ficar arquivada no próprio condomínio;
• Levantar, a cada seis meses, a situação do condomínio junto ao INSS, Caixa Econômica e Receita Federal, visando certificar-se que todos os recolhimentos estão sendo feitos corretamente e dentro do prazo;
• Possuir no condomínio uma cópia do cadastro dos moradores.
Se houver entrosamento da equipe – a qual inclui síndico, subsíndico, conselheiros, colaboradores e a nova administradora -, os momentos de apreensão serão superados rapidamente e o condomínio voltará a ter tranquilidade.
Matéria publicada na edição – 190 de mai/2014 da Revista Direcional Condomínios
