A assembleia condominial é o principal instrumento de deliberação coletiva e de exercício da vontade comum dos condôminos. Nesse cenário, o síndico desempenha papel central, seja na etapa preparatória, seja na condução das discussões e execução dos debates e das decisões. Sua atuação deve ser planejada, técnica e juridicamente embasada, de modo a garantir transparência, legitimidade e eficiência nas deliberações. 

O primeiro passo para uma assembleia bem-sucedida é a elaboração criteriosa do edital de convocação. Esse documento constitui o marco jurídico de validade da assembleia e deve observar as disposições da Convenção Condominial e da legislação aplicável, em especial o Código Civil. O síndico deve atentar para prazos de convocação, forma de comunicação e clareza na redação das ordens do dia, evitando expressões genéricas ou ambíguas que possam gerar impugnações futuras.    

Do ponto de vista administrativo e técnico, é essencial que o síndico organize com antecedência todos os relatórios, orçamentos e documentos de apoio que haverão de subsidiar a discussão dos temas pautados. Para as assembleias ordinárias, isso inclui a apresentação das contas do exercício, previsão orçamentária e, eventualmente, planos de manutenção. Em assembleias extraordinárias, deve haver especial atenção à documentação que justifique cada proposta, sejam orçamentos de obras, pareceres técnicos ou orientações jurídicas.  

A assessoria jurídica do condomínio desempenha papel estratégico nessa fase. Cabe ao síndico, com seu apoio, revisar a redação do edital, conferir se as matérias obedecem aos quóruns legais e convencionais e antecipar eventuais questionamentos de condôminos. A falta de rigor jurídico pode comprometer a validade das deliberações e expor o condomínio a litígios desnecessários. Portanto, a preparação prévia é uma forma de gestão preventiva e de segurança jurídica.    

Postura Colaborativa 

Na realização efetiva da assembleia, o síndico deve adotar postura técnica e colaborativa. Embora a condução dos trabalhos seja prerrogativa do presidente da mesa, eleito entre os presentes, o síndico geralmente assume protagonismo na exposição de assuntos administrativos, financeiros e operacionais. Por isso, deve estar apto a apresentar informações de forma objetiva, embasada e transparente, facilitando a compreensão dos participantes e evitando ruídos comunicacionais.    

Um ponto frequentemente negligenciado é a importância das soft skills no desempenho do síndico durante as assembleias. Habilidades como empatia, escuta ativa, inteligência emocional, capacidade de negociação e comunicação assertiva são fundamentais para lidar com divergências, críticas e tensões típicas de ambientes coletivos. O síndico que domina essas competências consegue transformar um momento potencialmente conflituoso em uma oportunidade de construção de consenso.    

A gestão de conflitos é uma das principais competências comportamentais exigidas nesse contexto. O síndico deve manter postura imparcial, evitando personalizar discussões e sempre pautando suas intervenções em dados e fundamentos técnicos. Isso porque, ao demonstrar preparo e serenidade, o síndico transmite confiança aos condôminos e contribui para a manutenção da ordem e do respeito mútuo no decorrer da reunião.  

Precisão e Clareza 

Outro aspecto importante é o uso adequado da linguagem. Deve ser evitado o uso de jargões excessivamente técnicos, mas também não se deve limitar a explicações superficiais. O equilíbrio entre precisão e clareza é essencial para garantir que todos compreendam as implicações e consequências das decisões. A comunicação deve ser pautada por transparência, didatismo e respeito à diversidade de perfis dos moradores.    

Ao final da assembleia, é responsabilidade do síndico assegurar que as deliberações sejam fielmente registradas em ata, preferencialmente sob supervisão jurídica, para garantir sua conformidade formal e material. A execução posterior das decisões assembleares deve ser acompanhada de perto, com prestação de contas clara e documentação organizada, de modo a preservar a credibilidade da administração condominial.    

Em síntese, a preparação do síndico para a assembleia vai muito além da mera formalidade convocatória. Ela envolve planejamento técnico, observância jurídica e sensibilidade humana. O síndico preparado é aquele que domina os aspectos legais e administrativos, mas que também compreende o valor do diálogo e da empatia como instrumentos de gestão. Assim, ele não apenas cumpre a lei, mas consolida sua liderança e contribui para a harmonia e o bom funcionamento da vida condominial.           

Roteiro Assemblear

Para que o evento condominial seja bem-sucedido, o síndico deve:

• planejar previamente os documentos, relatórios e orçamentos;
• manter a imparcialidade nas discussões e evitar personalizar conflitos;
• comunicar-se com clareza e explicar assuntos técnicos de forma objetiva e compreensível;
• apresentar informações com transparência, baseadas em dados e fundamentos técnicos;
• demonstrar empatia e praticar a escuta ativa para promover o diálogo;
• conduzir os debates com serenidade e preservar o respeito entre os participantes;
• assegurar o registro fiel de todas as deliberações em ata.