A gestão de facilities nos condomínios comerciais

A atividade de prestação de serviços não é algo novo nas relações da sociedade. Apesar do termo “Facility Management” (Gerenciamento de Facilidades) ter surgido nos Estados Unidos, como pioneiro na década de 1960, somente ao final dos anos 70 o mercado começou a desenvolver um conceito formal sobre o tema, exigindo adaptações em suas estruturas.

No Brasil, o conceito e a prática também começaram a ser difundidos desde 1994, e a atividade começou a ganhar espaço em meados do ano 2000. De lá para cá, os serviços de “facilities” ganharam corpo e importância dentro do negócio, o conceito refere-se à combinação de esforços que visam a facilitar as atividades de todas as áreas de uma organização. E para enfrentar o crescimento das estruturas organizacionais, as empresas passaram a necessitar então, cada vez mais, de profissionais que cuidassem e garantissem essas atividades básicas, para que pudesse focar seus esforços em sua atividade principal.

A percepção e o comportamento do mercado passaram, então, a centralizar estas atividades “de bastidores” em um único colaborador, o “Profissional de Serviços Gerais”. Mas, a crescente centralização destas atividades sob a responsabilidade de uma só pessoa exigiu pensar diferente na composição das estruturas de atendimento, na execução dos serviços e no gerenciamento dos recursos utilizados, além da sinergia necessária, pois a área de gestão de serviços gerais era geralmente vista de forma negativa, como um setor que só trazia problemas e despesas.

Foi neste estágio que grandes corporações se viram obrigadas a modificarem suas estruturas gerenciais, administrativas e operacionais, pela própria dinâmica do mundo corporativo, que passou a se dar conta da necessidade de contar com profissionais dedicados. O conceito de gerenciamento de serviços ampliou sua plataforma migrando para o conceito de “Facility Management”, o profissional por ele representado passa a ganhar, de fato, importância dentro e fora das organizações. Hoje se vê, a cada dia, o crescimento contínuo de empresas engajadas neste conceito, possibilitando o reconhecimento, a certificação e homologação dos profissionais do segmento, que se dedicam a assegurar a funcionalidade do ambiente construido, por meio da integração de pessoas, processos e tecnologia, com foco na redução de custos sem perder a qualidade, garantindo a segurança e valorização dos empreendimentos.

Essas definições demonstram a abrangência dessa atividade, que envolve uma gama enorme de aspectos que influenciam diretamente no ambiente das organizações, e podem ajudar as pessoas a executarem com produtividade suas atividades dentro de qualquer tipo de organização, pois passam pela área de facilities contratos e serviços das mais diversas atividades e demandas para serem geridas, sejam elas voltadas para escritórios, condomínios comerciais e residênciais, condomínio clube, empresas, indústrias, montadoras, hospitais, faculdades, universidades, shopping centers, centros de convenções, e tantas outras.

As instalações e edifícios utilizados como sede por empresas representam um de seus principais ativos, além de serem também um dos principais custos para as organizações. Desta forma, devem ser gerenciados levando em consideração os objetivos da empresa para que a estratégia de provisão dos serviços de facilities esteja de acordo com o plano estratégico da organização ou do empreendimento.
Como exemplos de “facilidades” na operação diária das edificações que sediam essas empresas, podemos citar uma série de serviços e responsabilidades, pois os condomínios comerciais têm algumas particularidades que são distintas dos residenciais, a falta de um único documento pode impedir que um contrato de aluguel seja firmado, a exemplo do AVCB, pois sem este documento não se consegue o Alvará de Funcionamento de uma empresa. Dessa forma, temos:

• Documentação Básica para funcionamento de Edifícios (Legal, Contábil e dos Funcionários);

• Documentação Técnica (Projetos Legais e Executivos);

• Gerenciamento de Facilidades;

• Infraestrutura do Prédio;

• Gestão Imobiliária.

ATIVIDADES DO PROFISSIONAL DE FACILITIES

Fonte: Adaptado do Livro Comemorativo ABRAFAC 2004 – 2009. São Paulo: BB Editora, 2009

Obs.: Alguns documentos têm prazo de validade determinado, indicado muitas vezes na própria peça e sua renovação deverá ser providenciada. Outros documentos deverão ser devidamente organizados e arquivados. Vale lembrar que cada empresa estabelecida em um “edifício comercial” (proprietária ou locatária) é responsável pela obtenção junto à Regional da Prefeitura Municipal de seu respectivo “Alvará” ou “Licença” de funcionamento. Ao mesmo tempo, cabe à administração do condomínio ou edifício a responsabilidade de disponibilizar o acesso aos documentos para que as empresas estabelecidas possam regularizar sua situação junto aos diversos órgãos legais.

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