Infelizmente, no Brasil, ainda temos uma cultura de remediação e não de prevenção. Isso acontece de forma preponderante no setor de condomínios residenciais e comerciais, nos quais o auditor só é lembrado quando ocorre um desvio, quando as contas não são aprovadas ou, ainda, quando paira alguma dúvida sobre a conduta do síndico ou administradora.
De forma tímida, algumas convenções já obrigam a contratação do serviço preventivo de auditoria, funcionando como uma boa ferramenta de gestão operacional e administrativa nos condomínios. Mas a maioria dos trabalhos ainda é de caráter emergencial.
As diferenças entre um e outro são:
– Preventivo: Auditoria é feita depois da elaboração de cada pasta de prestação de contas (fechamento mensal). O auditor revisa a documentação e elabora o relatório de exceções, com todos os pontos divergentes identificados;
– Emergencial: O trabalho considera período pretérito de um, dois ou três anos para averiguação das contas, normalmente quando há desconfiança de má gestão, abusos, desvios financeiros e outras ações lesivas praticadas pelos síndicos, administradoras e/ou do próprio corpo diretivo do condomínio.
Em ambos os casos, o relatório do auditor deve conter a descrição detalhada do ponto identificado, melhores práticas do setor para remediação e comentários do síndico e representantes da administradora. Dependendo da conclusão, poderá resultar em processo judicial, especialmente sobre o Direito de regresso (ressarcimento de um prejuízo causado por terceiro).
A auditoria de condomínios é feita em três etapas:
- (i) Planejamento em conjunto com a atual equipe de gestão, inserção do programa de trabalho e discussão de assuntos que demonstram riscos;
- (ii) Inspeção da documentação nas pastas de prestação de contas, convenção, atas de assembleia, normas de segurança do trabalho, avaliação tributária, folha de pagamento, seguros, obrigações legais e acessórias, entre outras. Todas, alinhadas ao Novo Código Civil, à Lei 4.591/64 e a outras normas técnicas;
- (iii) Apresentação do relatório, inicialmente ao síndico e corpo diretivo e, quando necessário, em assembleia para os moradores.
Benefícios da auditoria
Mesmo com boa liderança, ética e seriedade que o cargo de síndico exige, em virtude do excesso de responsabilidades inerentes à função, o período de aprovação de contas é sempre tenso. Portanto, o trabalho de auditoria realizado de forma preventiva permite apresentar uma prestação de contas sem pontos de dúvidas, e ajuda a eliminar boa parte das “temidas discussões” que ocorrem nas assembleias de moradores, sendo as devidas contas aprovadas automaticamente.
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