Temos observado falhas de gestão nos condomínios que poderiam ser evitadas se houvesse uma postura mais proativa de algumas administradoras, que, em lugar de alertar síndicos e conselheiros sobre o que devem ou não fazer, acabam cumprindo uma função meramente reativa, passiva e burocrática.
O papel principal de uma administradora de condomínios é auxiliar o síndico no exercício das atividades diárias, orientar sobre os aspectos legais e dar suporte às operações prediais. Isso envolve o suporte nas áreas jurídica, financeira, administrativa e dos recursos humanos dos condomínios. Algumas de suas atribuições legais são:
– Gerenciamentos dos arquivos de documentos;
– Elaboração da folha de pagamentos dos funcionários;
– Emissão de boletos das cotas condominiais;
– Apresentação de demonstrativos de despesas e receita do condomínio;
– Gerenciamento dos encargos previdenciários e outros;
– Cuidar das contas ordinárias do condomínio;
– Prestar assessoria antes, durante e depois das assembleias, entre inúmeras outras tarefas.
Entretanto, tenho recebido cada vez mais relatos de colegas síndicos indicando que as administradoras estão falhando em sua missão, em pelo menos 4 pontos destacados nas mensagens que reproduzo abaixo:
1 – “Minha administradora não conhece meu condomínio fisicamente”;
2 – “A administradora do meu condomínio não toma iniciativa, não age ativamente e tende a nos atender sem manifestar preocupação se estamos ou não certos”;
3 – “Sou síndico morador e, em uma assembleia, fui questionado sobre uma determinação que tomei e que julgava pertinente, pedi ajuda ao administrador presente para me ajudar a dar explicação de forma mais abrangente, e qual não foi minha surpresa quando este disse: ‘Por ordem do síndico nós executamos’!!”;
4 – “Nesta pandemia, tomei algumas decisões que achei corretas, porém, não recebi nenhuma ligação ou e-mail da minha administradora com orientações ou dicas sobre o que fazer no meu condomínio. A não ser dicas genéricas de Ctrl ‘C’, Ctrl ‘V’ que se vê em mídia falada ou escrita.”
Vamos a dois exemplos concretos:
– Muitos contratos com administradoras preveem que sejam feitas vistorias periódicas nas instalações dos condomínios, com emissão de relatórios de cada inspeção realizada, o que acaba sendo negligenciado com o passar do tempo;
– Sem experiência e/ou conhecimento necessário, síndicos deixam de cumprir com obrigações que deveriam ser informadas pelas administradoras. Essas deixam ainda de informá-los sobre restrições legais, normativas etc. É o caso recente de condomínio do centro de São Paulo que instituiu um rateio extra e informou-o aos condôminos sem que tivesse ocorrido sua aprovação por meio de assembleia e sem que a administradora alertasse a gestão que o objetivo do rateio atingia frontalmente direitos constitucionais. Pois o rateio visava a pagar “seguranças” para que tirassem moradores de rua da calçada do prédio.
Os exemplos são inúmeros e demonstram que há administradoras se esquivando de cumprir com o seu papel. Síndicos têm sentido uma carência do suporte dessas empresas, mas faço questão de registrar aqui que não são todas!! Existe uma hierarquia a seguir, tanto do síndico quanto da administradora, ambos têm que trabalhar lado a lado. Do lado do gestor, é preciso cumprir o Inciso IV do Art. 1.348, do Código Civil, segundo o qual: “Compete ao síndico cumprir e fazer cumprir a convenção e o regimento interno a as determinações das assembleias”.
Note que a Lei não prevê qualquer atuação ou penalização direcionada à administradora, nesse caso, é de responsabilidade do síndico fazer cumprir, por exemplo, o que está contido no contrato de prestação de serviço com a empresa. Ele precisa verificar, assim, as cláusulas contratuais e, doravante, passar a exigir item a item o seu cumprimento pela administradora, sob pena de uma ação cível por descumprimento do contrato. Essa prática, ou seja, a obrigação de fazer a gestão de todos os contratos de prestadores de serviço do condomínio, é do síndico. Pois é o síndico quem responde civil e criminalmente por esse CNPJ.
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