Qual a diferença da assembleia ordinária, extraordinária, emergencial etc.? Há prazo e critérios de convocação? Como conduzir as reuniões, administrar os quóruns e registrá-las em ata? Cônjuge ou familiar do condômino tem direito a voto? A convocação e realização da assembleia virtual seguem os mesmos trâmites? Confira!
As assembleias de condomínios são ainda motivo de inúmeras dúvidas por parte de gestores e condôminos, assim preparamos um roteiro didático sobre o assunto, para melhor compreensão de todos.
Tipos de assembleias
Decorre da Lei 10.406/2002 (Código Civil), como também da praxe, a distinção entre assembleias gerais ordinárias (Art. 1.350 do Código Civil) e extraordinárias (Art. 1.355 do Código Civil).
Por força do Art. 1.334 – III, do Código Civil, a Convenção de Condomínio determinará “a competência das assembleias, forma de sua convocação e quórum exigido para as deliberações”. O tema, portanto, pode ter nuances casuístas, segundo a redação constante da Convenção de Condomínio, cautela que deve ser conferida por todos.
O usual é que a ordinária, como o próprio nome indica, seja a assembleia que todo condomínio deve realizar, ao menos uma vez por ano, com o propósito de deliberar sobre os assuntos mais importantes para a vida em condomínio. São eles: Aprovação orçamentária, aprovação de contas, eleições do corpo diretivo (síndico, subsíndico e conselheiros). Dada a importância e natureza dos temas tratados, costuma ser realizada no primeiro trimestre de cada ano, circunstância que chega a ser expressamente prevista em certas Convenções Condominiais em tom de recomendação, mas não como exigência.
Extraordinárias serão todas as demais assembleias que necessitem ser realizadas no decurso do ano. Há, ainda, convenções que estabelecem a possibilidade de realização de assembleias especiais ou emergenciais, o que deverá ser conferido caso a caso.
O Art. 1.357 do Código Civil prevê um tipo peculiar de assembleia, justificada quando a edificação for total ou consideravelmente destruída, ou ameace ruína. No caso a assembleia deliberará sobre a reconstrução, ou venda, por votos que representem metade mais uma das frações ideais.
A simples confusão dos nomes atribuídos às assembleias não será argumento suficiente para a anulação do ato, eis que simples erro material, sem o condão de causa prejuízo aos condôminos, condomínio ou terceiros.
Salvo previsão expressa da Convenção de Condomínio (o que na prática é raro), o mesmo procedimento de convocação deverá ser observado tanto para a assembleia real ordinária, como para as extraordinárias. Isto é, a sua forma, bem como o intervalo mínimo de dias entre a convocação e a realização da assembleia.
O mais usual é que a forma de convocação seja a entrega do edital mediante protocolo.
Exigências legais de convocação: Prazos, pautas e divulgação
A realização da assembleia condominial é o ápice do funcionamento democrático do condomínio. Todos os condôminos devem ser convocados. A prévia divulgação do edital de convocação dá a oportunidade de que todos os condôminos avaliem a necessidade ou conveniência da participação em si, ou mesmo a designação de procurador ou adoção de outras medidas administrativas ou jurídicas. O prazo para a prévia divulgação constará da Convenção. Igualmente constará a forma estipulada para convocação, razão pela qual convém verificar caso a caso qual procedimento deverá se desenvolvido. Supondo que a convenção seja completamente omissa sobre o assunto – circunstância rara na prática -, sugere-se que a convocação seja realizada no mínimo com uma semana de antecedência, sendo entregue o edital de convocação mediante protocolo do condômino.
Responsabilidade pela convocação
É atribuição do síndico. O Art. 1.348, I, do Código Civil, diz que compete ao síndico convocar as assembleias condominiais. Não raro tal ato é delegado ao administrador de condomínio, o qual é incumbido de redigir, assinar e distribuir o edital de convocação. Nos condomínios em que haja muita disputa pelo poder e/ou alto grau de belicosidade entre os condôminos, é recomendável que o síndico cumpra de modo estrito o mandamento legal, não delegando a assinatura do edital ao administrador, evitando, assim, que paire qualquer dúvida sobre a veracidade do ato praticado, além de eliminar provável impugnação que possa ser feita pela oposição.
Convocação feita pelo corpo diretivo ou condômino
Os Art. 1.350, § 1º, e 1.355, ambos do Código Civil, dizem que as assembleias ordinárias e extraordinárias poderão ser convocadas por ¼ (um quarto) dos condôminos. Dada a exigência da lei, será necessário comprovar o preenchimento da proporção de ¼ dos condôminos por meio de abaixo-assinado, ainda que o movimento seja encabeçado por um condômino em específico ou um grupo de condôminos. Dito de outra forma, a validade da convocação da assembleia geral pelos condôminos dependerá da comprovação que o ato decorre da vontade de ¼ dos condôminos. Por óbvio, em homenagem à boa-fé objetiva, recomenda-se que o abaixo-assinado tenha um cabeçalho que, de modo sucinto, revele o propósito da iniciativa, bem como indique os nomes completos, um documento pessoal, assinatura e referência da unidade autônoma de cada condômino subscritor. Tal cautela se faz necessária para a checagem se locatários, inadimplentes ou pessoas estranhas não subscreveram o mesmo, o que não deve ser aceito.
Pauta prévia na convocação
O edital de convocação deve ser elaborado de modo muito cuidadoso, pois sua pauta delimita os assuntos que serão alvo de análise, debates e deliberações. Dito de outro modo, os assuntos que não estiverem na ordem do dia não poderão ser deliberados. Ademais, a assembleia não poderá deliberar se todos os condôminos não forem convocados para a reunião, nos termos do Art. 1.354 do Código Civil. É mais uma indicação que a lei espera que o condomínio tenha um funcionamento democrático, leal e transparente.
Encerramento
A assembleia pode ser encerrada mesmo sem ter cumprido todos os itens da pauta de convocação, caso não haja tempo suficiente para tanto. No caso, os assuntos remanescentes deverão ser deliberados na próxima assembleia que se realizar. Uma dica útil é não sobrecarregar uma mesma assembleia com assuntos diversos, tanto mais se forem complexos e polêmicos, pois o tempo é limitado, como também a paciência das pessoas.
É possível novos itens na pauta durante realização da assembleia?
Não é possível a inserção de novos itens na ordem do dia sem que o ritual da prévia convocação seja cumprido. Tal ocorrência ofende os dispositivos já evidenciados do Código Civil, bem como a desejada ordem democrática do condomínio. Quando muito, o que se concebe é a colocação de “assuntos gerais” como último item presente na pauta. Mas, dentro de tal chamada, não será possível adotar nenhuma deliberação de vulto. O item servirá, apenas, para apresentação de temas menores, relatos, sugestões, reclamações e ideias visando futuras assembleias. A assembleia que não cumprir os aspectos legais apontados se sujeitará ao pedido de anulação por parte dos condôminos que se coloquem na posição de prejudicados.
Ata: Preparação, divulgação e registro
A ata é a representação documental dos acontecimentos mais importantes havidos na assembleia. Como tal, deve ser um resumo direto, claro e sintético dos trabalhos desenvolvidos e deliberações tomadas. A redação da ata é de incumbência do secretário escolhido pelo presidente da assembleia para coadjuvá-lo na condução do ato. Feita a minuta da ata pelo secretário, a mesma será lida e conferida pelo presidente e deve ser aprovada pelos condôminos, seja como ato final da própria assembleia, ou como item inaugural da assembleia subsequente. Vale dizer que, salvo disposição presente na Convenção, não há na lei obrigação de registro da ata assemblear. Caso o condomínio deseje efetuar o registro para fins de assegurar a publicidade do ato perante terceiros, o mesmo deverá buscar um Cartório de Títulos e Documentos.
Como fazer a convocação quando um morador representa um grupo de outros condôminos? (Exemplo: de investidores, de construtoras, de herdeiros ou como portadores de procurações?)
A lei (Art. 1.354 do Código Civil) exige que todos os condôminos sejam convocados. No caso concreto a dica, para fins de obter maior segurança jurídica, é convocar individualmente cada condômino, como também a pessoa que os representa e atua no condomínio.
Como registrar os votos de grupo representado por procurações?
O representante, cuja procuração deve ser conferida e retida pelo presidente da assembleia, participa e vota como se o condômino mandatário estivesse presente. Assim sendo, a assinatura de presente e a declaração de voto se dará por intermédio do representante. No caso vale recordar o quanto diz o Código Civil sobre o cômputo de votos, a saber, “os votos serão proporcionais às frações ideais no solo e nas outras partes comuns pertencentes a cada condômino, salvo disposição diversa da convenção de constituição do condomínio” (Art. 1.353, parágrafo único).
Cônjuge pode ser considerado condômino com direito a voto mesmo que seu nome não conste do registro de imóveis e/ou ele não tenha uma certidão de casamento?
Filhos podem ser considerados condôminos?
O conceito de condômino decorre do Art. 1.334, § 2°, do Código Civil, isto é, são condôminos os proprietários ou todos aqueles que, apesar de tecnicamente não serem proprietários, forem titulares de direitos reais (Art. 1.225 do Código Civil – exemplos: cessionário, promitente cessionário, promitente comprador, usufrutuário, o beneficiário do direito real de moradia ou habitação). De acordo com tal conceito, o locatário e o comodatário não são condôminos. Filhos dos condôminos não são condôminos. Por sua vez, o cônjuge será tido por condômino toda vez que o regime de bens do patrimônio assim permitir pelo fenômeno da comunicação dos bens. Vale lembrar que o regime legal, desde 1977, é o da comunhão parcial de bens, que permite a comunicabilidade dos bens adquiridos durante a vigência do matrimônio. Na hipótese de evidente e comprovada união estável (não vale para concubinato), há de ser admitido o convivente como sendo condômino, desde que a unidade autônoma tenha sido adquirida na constância da união, com base no Art. 226, § 3°, da Constituição Federal, nas Leis 8.971/94 e 9.278/96 e nos Art. 1.658 a 1.666 e 1.723 a 1.727, todos do Código Civil.
Convocação de assembleia virtual
Observa-se que o Código Civil, ao falar sobre a realização das assembleias gerais de condôminos, não dá muitos detalhes e especificações, de modo que tais aspectos ficam a cargo da convenção de condomínio, fruto da vontade democrática da massa condominial.
Deste modo, a realização de assembleias virtuais só será vedada se assim dispuser expressamente a convenção condominial, já que a lei não proíbe a ocorrência. A princípio, portanto, a assembleia virtual é um ato coberto pela legalidade.
Contudo, o ponto de partida para sua realização será, justamente, seguir um trâmite que esteja previsto na convenção. Como a maioria da convenção nada diz sobre o assunto, a segurança jurídica para a sua realização dependeria da prévia alteração da convenção.
Um segundo aspecto delicado, ligado ao primeiro, é determinar qual será o meio seguro para aferição do voto eletrônico. O meio mais adequado está em um ambiente cujo acesso se dá por meio de certificado digital, requisito exigido para a prática de atos administrativos ou processuais. Contudo, tal exigência inviabilizaria por completo a assembleia virtual, pois são raros os condôminos que têm seu próprio certificado digital.
Em suma, de nada adiantará realizar uma assembleia virtual, com o mote de rapidez, economia e efetividade se o ato não nos der a esperada segurança jurídica.
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