Passados cerca de 60 dias do susto gerado pela pandemia da Covid-19, e vivendo um modelo de vida totalmente diferente, imposto pela situação, os síndicos já se depararam, neste período, com a necessidade de abrir mão de algumas das ferramentas convencionais de gestão para assegurar a continuidade das ações nos condomínios. Entre elas, e talvez a mais importante, estão as assembleias presenciais de condôminos!
É interessante “assistir” no dia a dia que o “time” de síndicos, de um modo geral, tem dado um show de exemplo de como gerir um empreendimento (para não dizer, uma pequena empresa e, às vezes, não tão pequena assim), com recursos alheios e, adicionalmente, permitir que a “engrenagem” não seja desalinhada!
Nesse sentido, as assembleias fazem parte de uma das demandas do dia a dia e, desta, não é possível fugir! No final do mês de abril, nossa empresa de sindicatura profissional promoveu duas assembleias que eram de suma importância para um determinado condomínio. Uma delas trataria da aprovação das contas do último período e da aprovação da previsão orçamentária para os próximos 12 meses. Na sequência, realizaríamos assembleia de implantação de duas novas torres desse condomínio, um empreendimento entregue de maneira faseada, cuja previsão orçamentária se fazia imprescindível para esta instalação (ou seja, por esta razão, a primeira assembleia era tão necessária).
Todas as etapas para chamamento da AGO (Assembleia Geral Ordinária) foram tratadas com muita cautela e, antes de qualquer ação, realizamos reuniões com a administradora, com o departamento jurídico e, num segundo momento, com a construtora, esta última responsável pela implantação da última fase do empreendimento (um condomínio-clube).
Para tanto, alinhamos a criação e divulgação do edital de convocação da AGO, que obedeceu aos seguintes pré-requisitos:
Detalhamento da convocação da Assembleia, citando:
– No cabeçalho: “REF.: Assembleia Geral Ordinária ‘on line’, a ser realizada de forma faseada por conta da necessidade sistêmica, observando-se;
– Inscrição eletrônica de xx/abril/2020 a xx/abril/2020 (data de início e de fim da assembleia);
– Instalação da assembleia conforme convenção do condomínio, artigo xx, §1º, no dia xx/abril/2020, das xx hs às xx hs 00min. Nota: É fundamental definir período para a constituição da assembleia, como se fosse presencial, além da instituição de presidente e secretário de mesa;
– No grifo no corpo do edital: Ratificamos aqui a convocação para participação da assembleia geral ordinária em ambiente virtual, com citação do início, no dia xx de abril de 2020, e com definição de um cronograma/prazos (conforme exemplo no quadro abaixo);
– É importante ainda destacar no corpo do edital as etapas para a inscrição do participante, instalação da assembleia, debate, votação e encerramento, com os intervalos de datas e de horário de Brasília;
– No corpo do edital, tomamos o cuidar de fazer os seguintes registros, com o objetivo de obtermos segurança jurídica:
– Da excepcionalidade do momento experimentado pela população brasileira e mundial (pandemia da Covid-19), justificando o modelo da assembleia em formato eletrônico;
– Sobre a ratificação da validade do ato, bem como das deliberações dela registradas, por meio de instrumento virtual;
– Sobre o seu acompanhamento pela assessoria jurídica do condomínio e pela empresa administradora, para dar segurança e validade dos atos e decisões oriundas da assembleia;
– Informação quanto aos meios de comunicação utilizados para a convocação;
– Disponibilização de tutoriais sobre o ambiente virtual, orientando sobre como fazer a navegação (tipo manual de instruções), com o passo a passo de cadastramento no site e forma de participação na referida assembleia, além de canais para esclarecimentos de eventuais dúvidas.
Quadro resumo de ato de convocação e realização de assembleia (AGO) virtual
Fonte: Roseane M. Barros Fernandes
Comunicação/divulgação
Adicionalmente, é preciso destacar que promovemos a:
– Divulgação de convocação da assembleia de acordo com o prazo determinado pela convenção condominial;
– A divulgação ocorreu através das ferramentas e dos canais habituais, existentes no condomínio, entre eles: Mídia digital; e-mail aos condôminos; publicação no site da administradora; envio de mensagens por WhatsApp, no modo transmissão de informação do síndico para os grupos (por torre) de condôminos; distribuição de comunicados de convocação nos elevadores de serviço e murais das áreas comuns; envio físico do edital para cada condômino; uso da rede social da coletividade, entre outros.
Cuidados durante a realização da assembleia virtual
– Durante a assembleia:
– Chamada para compor a mesa com o presidente e o secretário;
– Exposição da apresentação com as principais informações e vídeo gravado, disponibilizado aos condôminos;
– Prazo para votação da aprovação dos itens da pauta.
No dia da AGO virtual, abrimos a reunião e permanecemos atentos aos moradores que entravam na “sala” da plataforma escolhida. De forma positiva, houve a participação daqueles que acessavam o material disponível no portal e, dessa maneira, interagimos com alguns deles, respondendo às perguntas registradas no chat. Para facilitar o entendimento dos participantes, um de nossos sócios na empresa de sindicatura, o síndico Carlos Fernandes, gravou um vídeo explicativo, de modo a fornecer o contexto a ser tratado, como:
– Evolução das contas (receitas e despesas);
– Principais despesas;
– Principais ações de melhorias realizadas no período;
– Evolução do plano de manutenção predial;
– Planejamento e prioridades a serem realizadas nos próximos meses e, ao final;
– Agradecimento pela participação do grupo de Conselheiros que, naquela ocasião, perfazia o total de doze membros, sem contar a subsíndica.
A assembleia foi um sucesso! O conteúdo do material expositivo, o vídeo e as explicações foram bem aceitas e, ao final, as contas e a previsão orçamentária foram aprovadas pela maioria dos “presentes”. Nesse caso, a previsão orçamentária foi aprovada com 9% de redução sobre o valor da cota condominial.
Após o encerramento da assembleia no ambiente virtual, ao computar os votos, foram excluídos os correspondentes aos inadimplentes.
Em relação à ata, esta foi redigida com o maior nível de detalhes possível para que, dessa maneira, as dúvidas fossem mitigadas.
Assembleia de instalação
Dois dias depois, realizamos a AGOI (Assembleia Geral Ordinária de Instalação) das duas últimas torres do empreendimento, através de uma plataforma contratada pela construtora, onde o síndico Carlos Fernandes se apresentou aos novos condôminos desejando-lhes as boas-vindas a todos os envolvidos. Esta assembleia, em especial, contou com um advogado da construtora, que presidiu e comandou o encontro virtual para dirimir qualquer questionamento que, porventura, pudesse ser realizado naquele momento.
Todos os trâmites foram seguidos e as duas torres foram implantadas, contando com a eleição de outros seis Conselheiros, perfazendo um total, agora, de 18 membros do Conselho e uma subsíndica para representar o condomínio perante o síndico.
A experiência foi tão positiva que em poucos dias, faremos outra assembleia. Dessa vez, trataremos do kit implantação para “vestir” as duas torres! O síndico? Permanece atuando presencialmente, com máscara, álcool gel e tudo o que for preciso para garantir a sua e a saúde do condomínio, pois este não pode esperar! Na sequência, realizamos a primeira reunião de Conselho com os novos membros contando com 19 participantes na “sala” virtual!
Nessas duas torres instaladas, contamos com 120 condôminos dispostos a iniciar as reformas das unidades privativas recém-entregues! Aos poucos, com um protocolo de cuidados para a prevenção da Covid-19 já implantado, a gente chega lá!
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