Tão importante quanto planejar e executar o orçamento financeiro do condomínio, também é fundamental planejar as atividades operacionais. Afinal, a falta de planejamento do dia a dia pode influenciar de forma positiva ou negativa a execução orçamentária.
Todo condomínio tem uma infinidade de atividades de manutenção, revisão e testes que devem ser executadas com rigor, para garantir que tudo funcione na hora e no momento certo. O que está em jogo é a segurança, o bem-estar dos funcionários, condôminos, moradores e visitantes, e, por último, a valorização do patrimônio de todos.
Sabemos da importância do planejamento e dos bons resultados que ele pode trazer, mas será que colocamos o planejamento em prática em nosso dia a dia?
Já estou em meu segundo mandato e desde o início aplico todas as ferramentas de planejamento não só na parte financeira, mas também na operacional.
Juntamente com o zelador Fernando Justino, estabelecemos:
Planejamento Operacional
1) Uma lista de atividades mensais, semestrais e anuais (separadas pela periodicidade de execução);
2) Sua melhor época de execução. Por exemplo, adubação dos jardins. Esta deve ser feita durante o inverno. Já a dedetização deve ocorrer sempre antes das estações mais quentes. E a manutenção e limpeza das piscinas durante o inverno;
3) Incluímos também a organização dos eventos e campanhas que promovemos durante o ano;
4) Introduzimos então a ferramenta de “Calendário Anual de Atividades”, especialmente para a manutenção e atualmente em sua 3ª edição.
Neste calendário encontram-se as principais manutenções (portões, elevadores, eletrobombas, jardins, academia, piscina, quadra, saunas); e revisões dos sistemas de segurança (travas dos portões, sistema de câmeras, recarga de extintores, revisão das mangueiras e hidrantes, testes de baterias e das luzes de emergência).
Com a experiência de utilização do calendário em nosso cotidiano, novas melhorias foram agregadas e a ferramenta incorporou o controle de pequenas obras e reformas.
Este calendário encontra-se afixado no escritório da zeladoria, o qual revisamos (eu e o zelador) mensalmente, identificando os desvios e endereçando soluções para execução. É uma ferramenta que serve ainda para avaliar o desempenho do zelador, uma vez que ele é responsável pela execução.
Outro ponto que avalio como importante é que, no início de cada ano, o calendário é revisado com todos os membros do Conselho (efetivos e suplentes), para aprovação e apoio. O calendário é compartilhado em Assembleia com os condôminos/moradores, para que todos sejam informados sobre as atividades e planos do condomínio.
Depois da aplicação da ferramenta, seu reflexo sobre a vida do condomínio foi bem positivo. Colocamos as manutenções em dia, diminuímos os imprevistos e os impactos sobre o orçamento.
São Paulo, 16 de março de 2014.
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