As auditorias estão cada vez mais comuns no segmento condominial – não se trata de desconfiança da gestão, mas de uma ferramenta para a tranquilidade do síndico e do conselho    

A síndica profissional Bruna Souza veio para os condomínios do segmento da hotelaria. Iniciou como assistente na parte operacional de um grande condomínio-clube, onde se familiarizou com as pastas de prestação de contas. “Eu verificava todos os documentos que eram enviados para a administradora”, lembra.    

Bruna passou a gerente predial e daí a síndica profissional – hoje atua em três condomínios com mais de 300 unidades cada e em outros residenciais de menor porte. Em todos, porém, procura colocar em prática uma premissa do mercado hoteleiro: se antecipar aos problemas. Por exemplo, antes de um hóspede reclamar, consertar a goteira que pode causar transtornos. E, se não houver tempo e o problema aparecer, saná-lo de maneira rápida e efetiva.    

A síndica acredita que com a prestação de contas não deve ser diferente e vê a auditoria preventiva como uma forma de corrigir falhas rapidamente. “Nem sempre o conselho tem um olhar clínico para as pastas – por exemplo, se determinada nota fiscal teve os impostos recolhidos devidamente. Com a auditoria, ficamos confortáveis e conseguimos verificar se a administradora está atuando corretamente, otimizando, inclusive, o tempo do síndico”, acredita. “Nem sempre são falhas graves ou houve uma fraude. Mas, com a preventiva, conseguimos corrigir rápido e ficar mais atentos dali para frente.”    

Ela nota que, nas auditorias preventivas, aparecem muitos erros administrativos. Por exemplo, o prédio fez uma reforma na piscina. Na documentação surge uma nota de impermeabilização colocada na conta ordinária. “É preciso checar quais manutenções são de responsabilidade do inquilino e quais são do proprietário, relativas ao fundo de reserva.”    

Bruna recentemente assumiu um condomínio com três torres e 352 apartamentos. O síndico anterior renunciou, e o conselho solicitou a contratação de uma auditoria. “Vejo a auditoria como uma forma de transparência da gestão”, diz. Já em outro condomínio, onde está em seu terceiro mandato, Bruna se recorda que assumiu um verdadeiro caos financeiro e de manutenção, com dívidas e cerca de 30 processos judiciais. “Eram problemas trabalhistas e contratos encerrados de maneira indevida.” Nesse caso, Bruna não conseguiu a contratação de uma auditoria. “Muitas vezes, as pessoas acham desnecessário gastar com auditoria ou não há caixa disponível”, aponta. A síndica traça um paralelo com a contratação de inspeções prediais ou de serviços de arquitetura: “Muitos ainda veem como gastos desnecessários, infelizmente. O nome auditoria muitas vezes assusta. Mas ela nada mais é do que um controle e ajustes nas contas.”    

Saúde Financeira    

João Vieira Filho é auditor aposentado da Receita Federal. Contador, administrador de empresas e graduado em Direito, há mais de 10 anos fez sua primeira auditoria em condomínio. De lá para cá, ele já verificou as contas de mais de 130 condomínios e constata: “A auditoria dá segurança jurídica e fiscal ao trabalho do síndico e pode, inclusive, melhorar os processos da administradora. Não se trata de promover uma caça às bruxas. Ela é uma ferramenta estratégica para garantir a saúde financeira e, também, a paz social.”    

Vieira explica que as auditorias geralmente são solicitadas por uma comissão eleita em assembleia para tal, ou então pelo conselho – há casos até em que a própria convenção do condomínio determina que seja contratada uma auditoria pelo conselho. Além disso, é importante conhecer quais são os diversos tipos de auditoria. Vieira orienta: existem auditorias investigativas, a de gestão e preventivas.    

“A auditoria investigativa cabe quando a comunidade condominial, o conselho ou o novo síndico verificam que existem problemas no passado. É um olhar para o retrovisor, com o objetivo de identificar desvios ou falhas. Ou seja, qualquer prejuízo causado ao caixa”, define.    

Já a auditoria de gestão é aquela em que o próprio síndico, acompanhado pelo conselho e moradores, determina que seja contratada a auditoria ao final da sua gestão. “Essa atitude prova a transparência do síndico. Podem ser encontrados erros, mas não desvios de dinheiro, caso o síndico seja correto”, pondera.    

Na opinião do especialista, o melhor dos mundos para o síndico é a contratação da auditoria preventiva, mesmo que no início da sua gestão. A auditoria preventiva é feita mês a mês. Normalmente, segundo Vieira, alguma inconsistência é encontrada. “Erros podem acontecer. Mas existem erros e existem fraudes. Ambos causam prejuízo para o condomínio, com a diferença de que a fraude tem um viés criminal”, compara.    

Em qualquer das modalidades de auditoria contratada, é gerado um relatório e, a partir desse documento, os envolvidos responderão aos questionamentos – seja o síndico, o conselho ou a administradora. “A auditoria preventiva protege o síndico de acusações infundadas. Com o relatório, o conselho pode cobrar respostas do síndico, e o síndico, da administradora. Já vi casos, inclusive, em que, com base no resultado da auditoria, a administradora mudou a forma de fazer seus relatórios financeiros.”    

As falhas mais comuns encontradas nas auditorias preventivas são pagamentos realizados a fornecedores sem nota fiscal e ainda pagamentos realizados para pessoas físicas, quando o correto é que o pagamento seja feito para o mesmo CNPJ da nota fiscal (Vieira recomenda que não sejam realizados pagamentos enquanto a documentação não estiver nas mãos da administradora – por exemplo, pagamentos das terceirizadas devem ser feitos somente após entrega da documentação comprovando que os colaboradores são registrados na contratada, evitando, posteriormente, ações trabalhistas para o condomínio).    

Retenções de impostos em notas fiscais também são anotadas nas auditorias. A falta de retenção de PIS, COFINS e CSLL em notas de prestação de serviços e de 20% de INSS na prestação de serviços de MEI (Microempreendedor Individual) em hidráulica, elétrica, alvenaria e pintura representa um risco de passivo tributário para o condomínio.    

Devem ser ainda confrontados pela auditoria receitas previstas com as realizadas (em receitas devem entrar multas, aplicações bancárias e locações de espaço, como antenas de celular e garagens – Vieira aconselha consultar a Receita Federal em caso de dúvidas sobre pagamento de Imposto de Renda referente a essas locações).    

Um detalhe muitas vezes esquecido pela gestão dos condomínios são os créditos gerados pela Nota Fiscal Paulista, em compras de produtos, e pela Nota do Milhão, a nota paulistana para prestação de serviços. “Já vi acontecer fraude: quem tem o certificado digital do condomínio transfere esses créditos para quem ele quiser”, constata o auditor.    

Vieira detalha mais um ponto importante: o síndico deve sempre atualizar o inventário patrimonial e documental do condomínio. “Nunca ele será acusado de que sumiram bens em sua gestão”, arremata.